Jak napisać upoważnienie? Porady i przykładowe pismo

Upoważnienie jest oddelegowaniem konkretnej osoby, by wykonała określone czynności w naszym imieniu. To proste pismo, które pozwala upoważnić inne osoby, by np. występowały w naszym imieniu przed organami czy różnymi urzędami.

Upoważnienie koniecznie musi wyrażać określoną wolę. Jeśli więc chodzi o zakres, to nie różni się znacząco od pełnomocnictwa. Zarówno upoważnienie, jak i pełnomocnictwo pozwala określonej osobie dokonać w naszym imieniu wybranej czynności. Czynność tak powinna być wykonana na rzecz określonego podmiotu i dobrze jest określić ten podmiot w upoważnieniu lub pełnomocnictwie. Zasadnicza różnica między pełnomocnictwem a upoważnieniem jest związana z tym, że upoważnienie pozwala wykonać określoną przez upoważniającego czynność. W przypadku pełnomocnictwa mamy do czynienia ze zgodą na wyrażenie woli przez osobę, której zostało udzielone pełnomocnictwo. Innymi słowy, żeby ktoś inny podpisał umowę, musi mieć nasze pełnomocnictwo, ale żeby np. odebrać dokumenty, wystarczy, że przekaże upoważnienie.

Każde dobrze przygotowane upoważnienie ma następujące elementy:

• datę i miejscowość, które umieszczamy w prawym górnym rogu;
• adres do korespondencji, wpisywany w lewym górnym rogu;
• tytuł pisma – upoważnienie;
• dane osoby, która upoważnienia udziela – niezbędne będzie imię, nazwisko, a także PESEL albo numer dowodu osobistego;
• dane osoby, która jest upoważniona – oprócz imienia i nazwiska, warto wpisać też PESEL i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu, który potwierdza tożsamość. Trzeba pamiętać, że osoba ta będzie musiała pewnie wylegitymować się takim dokumentem podczas dokonywania czynności;
• oświadczenie woli upoważnienia;
• podpis osoby, która upoważnienia udziela.

Poniżej przykładowa treść, jaką powinno zawierać upoważnienie:

Upoważnienie

Ja, niżej podpisany Jan NOWAK, legitymujący się dowodem tożsamości o numerze AXA 2221111, wydanym przez prezydenta Miasta Warszawy, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą FIRMA Jan Nowak, NIP 11111111, upoważniam pracownika Andrzeja Kowalskiego, legitymującego się dowodem tożsamości o numerze CAT 1111221, wydanym przez prezydenta miasta Wrocławia, do odbioru korespondencji w siedzibie firmy.

...................

Podpis

Udzielając upoważnienia, warto od razu zdecydować, czy będzie ono obejmować czynność jednorazową, czy jest przygotowane dla stałych czynności. Będzie to istotne podczas konstruowania takiego upoważnienia. Jeśli upoważnionemu damy zbyt duże uprawnienia, istnieje ryzyko przekroczenia zakresu czynności, do których upoważniono osobę. Jeśli upoważnienie ma zbyt wąski zakres, może się okazać, że spowoduje to niemożność działania. Zanim udzielimy upoważnienia, dobrze jest więc dokładnie zastanowić się jakie czynności chcemy scedować na inną osobę. Przy okazji dobrze jest zdać sobie sprawę, że prawo nie ogranicza kręgu osób, który można udzielić upoważnienia. Może to być kolega, członek rodziny albo pracownik. Ważne, by mieć świadomość, że za konsekwencje związane z upoważnieniem odpowiada wyłącznie osoba, która upoważnienia udzieliła.