Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?

Odbiór faktury przez upoważnionego do tej czynności pracownika jest zjawiskiem powszechnym w praktyce wielu przedsiębiorstw. Niewątpliwie jednak równie powszechnym jest zapominanie przez pracownika o tym, że dokumenty należy przekazać do firmy.

Często więc faktury docierają do księgowości z dużym opóźnieniem, co może rodzić wątpliwości w kwestii ujęcia wydatku w księgach rachunkowych.

Zgodnie z zasadą memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (ustawy), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przez nią przychody i związane z tymi przychodami koszty dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty.

Ponadto w myśl art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które w tym okresie sprawozdawczym wystąpiło.

Dodatkowo należy podkreślić, że zapisów w księgach jednostki dokonuje się na podstawie dowodów źródłowych, którymi mogą być zarówno dokumenty o charakterze zewnętrznym jak i wewnętrznym.

Jeżeli zatem przyjmiemy, że typowym dla przedsiębiorstw okresem sprawozdawczym jest miesiąc, to zgodnie z powyższymi zasadami wszystkie zdarzenia powinny być ewidencjonowane w miesiącu, którego dotyczą i na podstawie, bądź dokumentu zewnętrznego jakim jest np. faktura, bądź dowodu wewnętrznego, którym w przypadku zakupu towarów i materiałów jest dokument Pz - przyjęcie zewnętrzne.

Dostarczenie przez pracownika z dużym opóźnieniem faktury za dostawę materiałów czy towarów nie powinno mieć wpływu na ujęcie zdarzenia w księgach w okresie, którego dotyczyło. Należy w takich przypadkach sporządzić dowód wewnętrzny i wykazać dostawę towarów czy materiałów jako niefakturowaną.

Często jednak okazuje się, że przechowywana przez pracownika faktura dotyczy drobnych wydatków np. na zakup paliwa. Wówczas należy kierować się przede wszystkim istotnością poniesionego wydatku i tym czy brak ewidencji tego wydatku w miesiącu, którego dotyczył będzie miał znaczący wpływ na prawidłowe przedstawienie sytuacji majątkowo-finansowej jednostki.

Pracownik działu księgowości w BSO Outsourcing Sp. z o.o. we Wrocławiu