Jednolity Plik Kontrolny (JPK) w 2017 roku. Nowy obowiązek dla małych i średnich przedsiębiorstw

Od nowego roku mali i średni przedsiębiorcy przekażą fiskusowi niektóre informacje drogą elektroniczną. Na początek zmiany obejmą dane o ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Dokument przybierze formę Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Taki sam obowiązek mają już duże firmy. Z rozwiązania korzystają od sześciu miesięcy.

Nowoczesny sposób komunikacji ze skarbówką nie ominie mniejszych podmiotów. Chodzi o firmy, które nie zatrudniają więcej niż 250 pracowników, ich roczne obroty nie sięgają 50 mln euro lub suma posiadanych aktywów nie przekracza 43 mln euro. Od 1 stycznia 2017 roku mali i średni przedsiębiorcy będą musieli przesyłać co miesiąc pliki JPK_VAT. Pierwsze sprawozdania złożą do 25 lutego.

Elektroniczny rejestr da urzędom łatwy i szybki dostęp do transakcji podlegających opodatkowaniu VAT. Przesyłanie bieżących informacji pozwoli na natychmiastowe ustalenie nieprawidłowości. Dzięki temu, prędzej uda się zidentyfikować wyłudzenia, próby oszustwa gospodarczego czy unikania płacenia podatków. Rozwiązanie przyśpieszy też potwierdzanie poprawnych rozliczeń. Przedsiębiorcy sami dostarczą dane, na podstawie których urzędnicy wytypują podmioty do kontroli. W wielu przypadkach wizyta inspektorów może okazać się nawet niepotrzebna.

Każdy z przesyłanych dokumentów musi zostać skompresowany, zaszyfrowany i przetworzony na osobny plik XML. Wielkość archiwów nie może przekraczać 60MB. Dane zostaną przesłane drogą elektroniczną do baz Ministerstwa Finansów w tzw. "chmurze". Stamtąd pobiorą je i odszyfrują wyłącznie urzędnicy. Rozwiązanie ma stawiać nie tylko na szybkość, ale przede wszystkim na bezpieczeństwo przekazywanych informacji. Więcej na temat samego procesu można przeczytaćtutaj.

Małe i średnie przedsiębiorstwa będą miały do dyspozycji specjalnie przygotowaną aplikację. Bezpłatny program posiada wszystkie funkcjonalności, które przydadzą się do złożenia JPK_VAT. Umożliwia potwierdzenie danych wejściowych z arkusza kalkulacyjnego, generowanie pliku w oparciu o zgromadzone informacje, a także import dokumentu bezpośrednio do Ministerstwa Finansów. Oprogramowanie jest już gotowe dla systemu Windows, a w kolejnym kroku zostanie udostępnione również dla Linuxa. Za jego stworzenie była odpowiedzialna spółka Aplikacje Krytyczne.

O czym jeszcze muszą pamiętać właściciele firm? JPK_VAT musi być opatrzony bezpiecznym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, czyli tzw. e-podpisem. A za certyfikat trzeba zapłacić. W tym zakresie resort finansów planuje jednak zmiany, przynajmniej wobec mniejszych podmiotów. - Będziemy starali się zapewnić alternatywną dla podpisu kwalifikowanego ścieżkę uwierzytelniania się dla małych i mikroprzedsiębiorców - zapowiedział Robert Kietliński, zastępca dyrektora departamentu informatyzacji w MF.

JPK to zbiór danych, który powstaje poprzez wysyłkę informacji z systemów informatycznych przedsiębiorstwa. Składa się z siedmiu szczegółowo opisanych struktur, czyli zbiorów księgowych i podatkowych. Należą do nich: księgi rachunkowe, wyciąg bankowy, informacje o obrocie magazynowym, faktury VAT, ewidencja zakupów i sprzedaży VAT ujęte w deklaracji, podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja przychodów.

Organy podatkowe mogą żądać od firm przesłania całości lub niektórych informacji drogą elektroniczną. Wszystkie elementy, które do tej pory występowały w różnych formatach, muszą zostać ujęte w jednym dokumencie. Elektroniczna forma komunikacji ze skarbówką ma obniżyć koszty i uciążliwość kontroli, a także ułatwić pracę urzędników. Przedsiębiorcy muszą przygotować się do wdrożenia rozwiązania pod względem technologicznym. Warto w tym celu zapoznać sięz wymaganiami ze strony Ministerstwa Finansów.

Od 1 lipca 2018 roku w formie elektronicznej będą przeprowadzane pełne kontrole. Obowiązkiem zostaną objęte mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa. Będą przesyłać dane na specjalne żądanie organów podatkowych. Takie rozwiązanie funkcjonuje już w systemach prawnych wielu państw Unii Europejskiej. JPK, czyli z ang. Standard Audit File-Tax (SAF-T) działa m.in. w Austrii, Belgii, Danii, Holandii, Luxemburgu, Niemczech, Słowenii, Szwecji, Portugalii, Wielkiej Brytanii i na Litwie.

Najważniejsze księgi podatkowe i dowody księgowe są publikowane w formie siedmiu struktur logicznych (wynika z art. 193a. § 2 ordynacji podatkowej):

1. Księgi rachunkowe (JPK_KR) - m.in. zestawienia obrotów i sald, dane dotyczące dowodów księgowych, zapisy na kontach księgi głównej i w księgach pomocniczych;

2. Wyciąg bankowy (JPK_WB) - m.in. saldo początkowe i końcowe wyciągu, numer IBAN rachunku, dane o poszczególnych transakcjach;

3. Magazyn (JPK_MAG) - m.in. informacje o ruchu towarów w magazynie (przyjęciu, wydaniu i rozchodzie);

4. Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT) - jedna z najważniejszych struktur, zawiera m.in. wszystkie informacje o zakupie i sprzedaży VAT (np. datę sprzedaży, numery dokumentów, informacje o wystawcach faktur);

*5. Faktury VAT *(JPK_FA) - m.in. dane z faktur sprzedaży (faktury zakupu nie podlegają strukturze JPK);

6. Podatkowa księga przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR) - strukturę sporządzają wyłącznie przedsiębiorcy z KPiR w formie elektronicznej;

7. Ewidencja przychodów (JPK_EWP) - struktura przeznaczona wyłącznie dla firm prowadzących ewidencję przychodów (podatników ryczałtowych), zawiera m.in. kwoty poszczególnych przychodów czy daty wpisów;

Każdy z elementów określa zakres i format informacji, które będą dostarczane do organów podatkowych. Oprócz tego, zawiera dane identyfikujące podatnika, system księgowy, a także wzmiankę o producencie oprogramowania używanego do stworzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego przez firmę.