Zatrudnienie pracownika – formalności i obowiązujące zasady

Na początku warto zdać sobie sprawę z tego, że jeśli przedsiębiorca rozlicza się poprzez kartę podatkową, nie może zatrudnić nikogo na umowę o dzieło albo umowę zlecenie. Jeśli chce kogoś zatrudnić to wyłącznie na umowę o pracę. Dodatkowo musi on wiedzieć, żeby nie przekroczyć limitu zatrudnienia. W tym przypadku to 5 osób, a w przypadku niektórych działalności 3 osoby. To zatrudniający musi więc wypełnić więcej formalności. Dobrze, jeśli pozna wszystkie te obowiązki, które będą na nim ciążyć, jeśli zdecyduje się na to.

Przepisy związane z zatrudnieniem wynikają przede wszystkim z Kodeksu Pracy i kodeksu cywilnego. Ważne jest też w tym względzie ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, a także ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. W kodeksie pracy znajdziemy sprawy związane z czasem pracy, z wynagrodzeniem i urlopami. Mamy tu też zapisy dotyczące ochrony zdrowia, a także bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jeśli w jednoosobowej działalności gospodarczej pomagają najbliżsi (małżonek, dzieci, rodzeństwo), to nie trzeba przeprowadzać szkoleń BHP. Tego obowiązku nie ma też, jeśli zatrudnia się na podstawie umów cywilnoprawnych.

W przypadku zatrudniania na umowę o pracę obowiązkiem pracodawcy jest zorganizowanie, jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy, wstępnego szkolenia z zakresu BHP. Nie trzeba go przeprowadzać, gdy pracownik przyjmowany jest na to samo stanowisko, które już wcześniej zajmował albo gdy przerwa między umowami nie była większa niż 30 dni.

Zatrudniając pracownika, trzeba go też zgłosić do ZUS. Pracodawca ma na to 7 dni od chwili, gdy nawiązany jest stosunek pracy. Pracownik powinien być zgłoszony do:

• ubezpieczenia społecznego (emerytalnego, rentowego, chorobowego i wypadkowego),
• ubezpieczenia zdrowotnego,
• Funduszu Pracy,
• Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Zgłoszenia pracownika trzeba dokonać, wypełniając formularz ZUS ZUA. Co do zasady każda osoba, która jest zatrudniona na umowie zlecenie i jest to jej jedyne zatrudnienie, podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu w ZUS. Wyjątek stanowią zleceniobiorcy, którzy są uczniami lub studentami, do ukończenia 26 lat. Wtedy nie są objęci obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym ani ubezpieczeniem zdrowotnym.

Pracodawca musi rozliczać i ewidencjonować wynagrodzenia. Jest też zobowiązany do tego, żeby odprowadzić podatek od dochodów pracowników. Dotyczy to nie tylko tych, którzy pracują w oparciu o umowę o pracę, ale i umowę cywilnoprawną.

Zanim pracownik będzie dopuszczony do pracy, musi uzyskać aktualne orzeczenie lekarskie, które stwierdza brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Badania lekarskie przeprowadzane są podstawie skierowania, które wydaje pracodawcę. Pracodawca musi też za te badania zapłacić.