Poczta służbowa pod kontrolą pracodawcy. Tak, ale są warunki

Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, że nie ma wakacji od ochrony danych osobowych. W środę w obszernym komunikacie przypomniał, że pracodawca ma prawo założyć monitoring wizyjny w biurze, ale o jego istnieniu musi poinformować pracowników.

Dodajmy: w czytelny sposób, bo ludzie mają prawo wiedzieć, że są "podglądani". Kwestie stosowania monitoringu w miejscu pracy regulują przepisy o RODO i Kodeks pracy.

Z kolei w czwartek prezes UODO zwraca uwagę, że pracodawca może kontrolować pocztę służbową pracownika wyłącznie pod warunkiem, że wcześniej go o tym poinformuje.

"Pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika w sytuacji, gdy jest to niezbędne w jego ocenie do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Ponadto, kontrola ta nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika" – przypomina prezes tym pracownikom, którzy za bardzo interesują się tym, jakie maile trafiają – i wychodzą – z poczty służbowej zatrudnionego.

Jak wspomnieliśmy, pracownik musi zostać poinformowany, w jakim celu pracodawca zamierza stosować monitoring, poznać zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Informacje te ustala się, w zależności od sytuacji w danej firmie, w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.

I żeby nie było wątpliwości: pracownik musi zostać poinformowany o tym, że pracodawca ma wgląd do jego poczty nie "po fakcie", ale nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.