Przedsiębiorca bez papierów. Cyfrowa rewolucja zmienia prowadzenie firm

Cyfrowa transformacja firm wielu może kojarzyć się z dużymi inwestycjami, sztuczną inteligencją czy automatyzacją produkcji. Tymczasem dla właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej lub niewielkiego przedsiębiorstwa oznacza coś dużo bardziej przyziemnego – mniej czasu poświęcanego na administrację, a co za tym idzie więcej czasu na rozwój biznesu.

To ważne, bo choć polscy przedsiębiorcy coraz śmielej korzystają z cyfrowych narzędzi, wciąż pozostają w europejskim tyle. Jak wynika z najnowszego raportu Komisji Europejskiej, w 2025 r. podstawowy poziom intensywności cyfrowej osiągnęło 59 proc. małych i średnich przedsiębiorstw znad Wisły. Dla porównania średnia w Unii Europejskiej wyniosła 71,4 proc.

Równocześnie eksperci wskazują, że to właśnie cyfryzacja procesów administracyjnych i księgowych jest jednym z obszarów, który może najszybciej poprawić efektywność funkcjonowania firm.

Właściciele firm rzadko narzekają na brak pomysłów. Znacznie częściej mówią o braku czasu. Wystawianie faktur, kompletowanie dokumentów, przekazywanie ich księgowości, pilnowanie terminów podatkowych czy kontakt z urzędami to czynności, które nie przynoszą firmie nowych klientów ani większych przychodów, ale są nieodzownym elementem prowadzenia działalności.

Dlatego też codzienne procesy coraz częściej wspiera cyfryzacja. Dziś przedsiębiorcy oczekują, że będą mogli wystawić fakturę w smartfonie, skontrolować swoje rozliczenia z ZUS-em czy fiskusem czy szybko udostępnić dokumenty księgowej bez potrzeby ich drukowania i skanowania.

– Celem cyfryzacji jest uwolnienie właściciela firmy od powtarzalnych czynności administracyjnych. Gdy fakturowanie, księgowość, rozliczenia, a nawet konto firmowe funkcjonują w jednym miejscu, przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na obsłudze formalności – zaznacza Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFaktu.

Zmieniają się również oczekiwania wobec narzędzi wspierających prowadzenie firmy. Jeszcze kilka lat temu osobny program służył do wystawiania faktur, osobny do księgowości, a kontakt z biurem rachunkowym odbywał się głównie mailowo lub telefonicznie. Obecnie przedsiębiorcy coraz częściej wybierają rozwiązania, które integrują wiele funkcji w jednym miejscu. Nowoczesne narzędzia w jednym systemie oferują m.in. fakturowanie oraz rozliczenia podatkowe, kontakt z księgowym czy obsługę obowiązków wobec administracji publicznej.

Jednym z największych impulsów przyspieszających cyfryzację przedsiębiorstw jest Krajowy System e-Faktur. Choć dla wielu jego wdrożenie oznaczało konieczność dostosowania procesów, w szerszej perspektywie KSeF może stać się katalizatorem zmian, które i tak są nieuniknione.

Elektroniczny obieg dokumentów, automatyczna wymiana danych czy integracja systemów księgowych z fakturowaniem, a więc rozwiązania, które jeszcze niedawno były domeną raczej większych organizacji, dziś są codziennością także w sektorze mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw.

Obowiązkowy KSeF sprawił, że przedsiębiorcy potrzebują rozwiązań, które nie tylko umożliwiają wystawianie e-faktur, ale też integrują ten proces z codziennym prowadzeniem firmy. Takie możliwości oferują m.in. narzędzia rozwijane przez inFakt, jednego z krajowych liderów branży FinTech. Z inFaktem obsługa KSeF staje się elementem jednego systemu obejmującego fakturowanie, księgowość i rozliczenia podatkowe. Z perspektywy przedsiębiorcy oznacza to mniej ręcznej pracy, minimalizowanie ewentualnych błędów oraz większą kontrolę nad dokumentami.

– Przedsiębiorcy szukają rozwiązań, które upraszczają prowadzenie firmy, zamiast dokładać kolejne obowiązki. Widać wyraźny trend odchodzenia od wielu rozproszonych narzędzi na rzecz jednego środowiska pracy, które łączy fakturowanie, księgowość, rozliczenia i kontakt z księgowym. To nie tylko wygoda, ale także większa kontrola nad finansami firmy – zapewnia Piotr Juszczyk, ekspert inFaktu.

Nie bez znaczenia jest również bezpieczeństwo. Elektroniczny obieg dokumentów ogranicza ryzyko zgubienia faktur czy błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych. Z kolei dostęp do dokumentów w chmurze pozwala zarządzać firmą z dowolnego miejsca. Bez względu na to, czy przedsiębiorca pracuje w biurze, u klienta, czy w podróży służbowej.

Ostatnie lata pokazują, że przedsiębiorcy muszą szybko reagować na nowe obowiązki i zmieniające się przepisy. Wprowadzenie elektronicznych usług administracji publicznej, rozwój e-Urzędu Skarbowego, obowiązek korzystania z KSeF czy kolejne zmiany podatkowe sprawiają, że cyfrowe narzędzia stają się nie tylko ułatwieniem, ale coraz częściej warunkiem sprawnego prowadzenia działalności.

Eksperci podkreślają, że najlepiej przygotowane do takich zmian są firmy, które traktują cyfryzację jako element długofalowej strategii, a nie odpowiedź na pojedynczy obowiązek wynikający z nowych przepisów. – Zintegrowane rozwiązania gwarantują dostosowywanie się do zmian, ograniczają konieczności wdrażania kolejnych systemów, a także eliminują potrzebę przebudowy procesów za każdym razem, gdy pojawiają się nowe wymagania, takie jak KSeF czy obligatoryjne zakładanie firmy online, które zacznie obowiązywać już od 1 listopada tego roku – przyznaje ekspert inFaktu.

I choć cyfryzacja nie sprawi, że prowadzenie firmy stanie się bezobsługowe, to korzystanie z takich rozwiązań jak narzędzia księgowe rozwijane przez inFakt, pozwala znacząco ograniczyć liczbę czynności administracyjnych, które każdego dnia odciągają przedsiębiorców od tego, co najważniejsze, czyli rozwijania własnego biznesu. Sprawdź też, jak założyć firmę w 15 minut – z pełnym wsparciem księgowych inFaktu.

Więcej informacji o narzędziach inFaktu ułatwiających prowadzenie firmy można znaleźć tutaj.