ZUS szykuje się na prawdziwą rewolucję. Gotowy jest nawet na "egzotyczne scenariusze"

Za plecami milionów Polaków trwa ogromna wymiana w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Zmienia się operator systemu. To on odpowiada za poprawne naliczanie i wypłacanie emerytur. I ZUS jest gotowy na każdy scenariusz, w tym nawet najbardziej krytyczny - podkreśla w rozmowie z money.pl Krzysztof Dyki, wiceprezes ZUS ds. IT.

Kompleksowy System Informatyczny, czyli w skrócie KSI ZUS to najważniejszy system w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. To on odpowiada za poprawną obsługę 25 mln klientów i rozlicza 30 proc. środkówfinansowych państwa. Umowa na zaprojektowanie została podpisana w... 1997. Od tego czasu za obsługę odpowiadał Prokom, później Asseco Poland. Na początku roku umowa trafiła do Comarchu - rynkowego konkurenta dotychczasowego obsługującego. Dla ZUS to zmiana rewolucyjna. Comarch będzie odpowiedzialny za utrzymanie systemu przez kolejne cztery lata, ale dopiero po okresie przejściowym. Ten właśnie trwa.

Krzysztof Dyki, wiceprezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ds. IT: Mam zaufanie do zespołu, w którym pracuję, więc śpię całkiem nieźle. Oczywiście, biorąc pod uwagę liczbę zadań, nie jest to sen długi. Skąd pytanie?

Dbamy nie tylko o emerytów, ale również o bezpieczeństwo świadczeń emerytalnych, rentowych, chorobowych czy wypadkowych wszystkich Polaków. Zmiana wykonawcy umowy utrzymaniowej KSI jest poważna. Biorąc pod uwagę skalę systemu oraz jego rolę, jest to zmiana bezprecedensowa w skali kraju.

Nasza perspektywa jest klarowna - Comarch obecnie jest w trakcie przejmowania wiedzy od twórcy systemu, czyli Asseco Poland. Oczywiście nie sposób doszukiwać się w tym procesie zbieżności interesów obu podmiotów, dlatego ze zrozumieniem i spokojem obserwujemy pojawiające się okresowo oryginalne punkty widzenia obu naszych partnerów. Świadomość konfliktu interesów, naturalnego w przypadku dwóch spółek z tego samego segmentu, pozwala nam odpowiedzialnie zarządzać bieżącymi i przyszłymi ryzykami.

Działamy w interesie naszych klientów, szczegółowo monitorujemy działania obu podmiotów oraz koordynujemy proces transferu wiedzy. Należy pamiętać, że Comarch jest tym na etapie, nie świadczy obecnie usługi utrzymaniowej. Przygotowuje się do tego procesu.

Powiedzmy, że jest obiektywna i realna.

Na tym etapie możemy jedynie ocenić jakość współpracy z Comarch. I jest dobra. O jakości usług utrzymania będziemy mówić wtedy, gdy przejmie pierwsze obszary utrzymania. Na razie skupiamy się na zarządzaniu emocjami, komunikacją i koordynacją zadań pomiędzy dwoma profesjonalnymi podmiotami, które posiadają odrębne cele gospodarcze. Można powiedzieć, że jesteśmy ambasadorem dobrej woli.

"Skupiamy się na zarządzaniu emocjami, komunikacją i koordynacją zadań pomiędzy dwoma profesjonalnymi podmiotami, które posiadają odrębne cele gospodarcze"

To raczej dialog, który dotyczy głównie transferu wiedzy, zakresu i charakteru tego procesu. Spodziewaliśmy się takiej sytuacji. Pamiętajmy, że rozmawiamy o największym procesie przejęcia systemu informatycznego w historii informatyzacji naszego kraju. Proces ten obarczony jest szeregiem spodziewanych ryzyk, wśród których transfer wiedzy pomiędzy naszymi partnerami jest co najwyżej wstępem do realnej problematyki procesu przejęcia usługi utrzymania. Przejęcie pierwszych usług utrzymaniowych przez Comarch powinno nastąpić we wrześniu. Wydarzenie to poprzedzi praktyczna weryfikacja przez ZUS gotowości do samodzielnego świadczenia usług.

Biorąc pod uwagę rolę i wagę systemu KSI, nie ma miejsca na kompromisy. Szczególnie uwzględniając niewielki margines czasowy na przygotowania do krytycznych momentów, między innymi waloryzacji emerytur. Czasy usuwania błędów pojawiających się w systemie KSI liczymy w minutach, przy wystąpieniu awarii trwającej godzinę powołujemy stały zespół monitorujący i koordynujący usuwanie problemu na poziomie centrali oraz terenowych struktur IT. KSI jest systemem krytycznym, więc wykluczone są awarie liczone w dniach.

Obaw nie ma, natomiast mamy świadomość odpowiedzialności. Na obecnym etapie sukcesywnie i zgodnie z założeniami realizujemy harmonogram. Ocena usługi utrzymaniowej świadczonej przez Comarch zostanie dokonana po jej rozpoczęciu. Stwarzamy obiektywne środowisko i warunki pracy, czekając na sygnał od naszego partnera o gotowości.

Comarch jest profesjonalnym i doświadczonym uczestnikiem rynku IT. To nie jest kategoria partnera, którego trzeba inspirować. Przy tak bezprecedensowym procesie najważniejsza jest spokojna, racjonalna i odpowiedzialna współpraca, oparta na dialogu i wzajemnym zaufaniu. Na tym obecnie się skupiamy.

Jesteśmy gotowi na każdy z wariantów możliwych obecnie do zdefiniowania. Posiadamy stały zespół inżyniera kontraktu złożony z wewnętrznych i zewnętrznych specjalistów IT, w tym również prawników ze specjalizacją prawa cywilnego i prawa zamówień publicznych.

"Jesteśmy gotowi na każdy z wariantów"

W skład zespołu wchodzą zewnętrzni specjaliści z doświadczeniem w negocjacjach i efektywnym rozwiązywaniu skomplikowanych sporów. Skuteczność oraz dynamika naszych działań była weryfikowana i doskonalona w ostatnich miesiącach na szeregu innych projektów. To obiektywni specjaliści z rynku, niezależni od obu partnerów umowy utrzymaniowej. Zespół ten jest gotowy do rozwiązywania problemów projektu.

Przyjrzeliśmy się także przeszłym udanym i nieudanym procesom przejęć innych systemów, rozmawiając z ich organizatorami na temat przyczyn powodzeń oraz niepowodzeń, ale także wyciągniętych wniosków. Kompilacja tych doświadczeń stanowi bezcenne kompendium wiedzy. Co ciekawe, niektóre z tych procesów dotyczyły tych samych partnerów, którzy obecnie świadczą umowy utrzymaniowe KSI.

To egzotyczny scenariusz, ale oczywiście znajdujący się w rejestrze ryzyk. Zespół projektowy bada i raportuje to ryzyko w trybie ciągłym. Gdy tylko coś się wydarzy, nastąpi natychmiastowa ocena sytuacji oraz określenie maksymalnego i nieprzekraczalnego czasu dla naszego partnera na usunięcie problemu. Równolegle będzie ustalany związek przyczynowo-skutkowy z danym zdarzeniem oraz stopień zawinienia podmiotowego. To nowa, ale standardowa procedura.

Problemy w systemie skali KSI oczywiście sporadycznie się zdarzają. Są one niezwłocznie usuwane, aby nie zdążyły dotknąć naszych klientów i pracowników.

To jest ryzyko biznesowe, więc będziemy reagować stosownie do zaistniałej sytuacji w sposób przewidziany w sporządzonych scenariuszach i strategiach. Nie ma możliwości, aby system KSI dotknęła długotrwała awaria. Poprzez awarię rozumiem dysfunkcjonalność systemu na poziomie przetwarzania danych, a nie tylko ciągłości jego działania. Taką dysfunkcjonalność również wykluczamy.

Obecnie nie ma podstaw do rozważań tej kategorii, ale posiadamy gotowe scenariusze biznesowe, finansowe, operacyjne i techniczne na okoliczność zdarzeń o charakterze krytycznym. Niektóre z nich z sukcesem praktykowaliśmy w ostatnim czasie na innych projektach, w tym również wykonawstwo zastępcze.

"Posiadamy gotowe scenariusze biznesowe, finansowe, operacyjne i techniczne na okoliczność zdarzeń o charakterze krytycznym"

Zarządzanie ryzykiem dotyczy każdego z naszych partnerów, a nie tylko Comarch. W sytuacji zagrożenia ciągłości działania krytycznych systemów nie ma możliwości preferencji podmiotowych lub opóźniania niezbędnych decyzji. Działamy w imieniu 24 milionów naszych klientów. Oczekiwania odnośnie jakości usług są jednakowe wobec wszystkich naszych partnerów, także wieloletnich o ugruntowanej wiarygodności.

Rozmawiamy o instytucji publicznej działającej w ramach prawa zamówień publicznych. Jego istotą jest konkurencyjność rynkowa. Nie jesteśmy w siedzibie prywatnej firmy, która ma dowolność i łatwość kształtowania polityki usługowej oraz zakupowej z przestrzenią na zaufanie. Naszym obowiązkiem prawnym jest obiektywna realizacja zamówień publicznych, bez dyskryminacji i preferencji podmiotowych. Skoro wpłynęła oferta konkurencyjna wobec dotychczasowego usługobiorcy, to zgodnie z obowiązującym prawem należało ją wybrać. Jest to pierwsze postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na umowę utrzymaniową KSI, którego realizacja nie jest przedmiotem spekulacji medialnych, ani negatywnych ocen organów kontrolnych.

Zrealizowaliśmy zamówienie publiczne, do którego przystąpiła doświadczona firma przekonana o zdolności do świadczenia usługi utrzymania KSI. Na tę okoliczność przedstawiła stosowne dokumenty i oświadczenia potwierdzające wymagane doświadczenie oraz potencjał kadrowy. Czy przejęcie tej usługi zakończy się sukcesem? Odpowiedź jest w rękach naszego partnera, którego wspieramy i będziemy wspierać w realizacji umowy.

"Czy przejęcie tej usługi zakończy się sukcesem? Odpowiedź jest w rękach naszego partnera, którego wspieramy i będziemy wspierać w realizacji umowy"

Konkurencyjnym przetargiem spełniliśmy nie tylko wymogi prawne, ale także odpowiedzieliśmy na oczekiwania uniezależnienia od dotychczasowego partnera. Gdy ZUS zawierał umowy z wolnej ręki, pojawiały się publikacje, kontrole, zarzuty o preferowanie jednego podmiotu. Po zrealizowaniu prokonkurencyjnego przetargu pojawiają się pytania, czy to było potrzebne. Otóż było, ponieważ jedynie w ten sposób możemy zweryfikować realną a nie teoretyczną konkurencyjność w obszarze usługi utrzymania systemu KSI. Po raz pierwszy rynek odpowie na pytanie o rzeczywistą konkurencyjność omawianej usługi.

Obaj oferenci przedstawili racjonalne oferty, znacznie niższe od dotychczasowych kosztów. Uśredniając wartości obu ofert względem kosztów ostatniej umowy mamy do czynienia z 50 proc. obniżeniem kosztów, czyli o ponad 300 milionów złotych.