Zgodnie z art. 16 ust. 4 ustawy o działalności ubezpieczeniowej zakład ubezpieczeń ma obowiązek udostępniać ubezpieczającemu, ubezpieczonemu, poszkodowanemu lub uprawnionemu informacje i dokumenty gromadzone w celu ustalenia odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń lub wysokość odszkodowania. Osoby te mogą żądać pisemnego potwierdzenia przez zakład ubezpieczeń przekazanych informacji, a także sporządzenia na swój koszt kserokopii dokumentów i potwierdzenia ich zgodności z oryginałem przez zakład ubezpieczeń. Informacje i dokumenty te zakład ubezpieczeń ma obowiązek udostępniać na żądanie wskazanych podmiotów w postaci elektronicznej. Sposób udostępniania informacji i dokumentów, zapewniania możliwości pisemnego potwierdzania udostępnianych informacji, a także zapewniania możliwości sporządzania kserokopii dokumentów i potwierdzania ich zgodności z oryginałem nie może wiązać się z wykraczającymi ponad uzasadnioną potrzebę utrudnieniami dla tych osób, zaś koszty sporządzenia kserokopii oraz udostępniania informacji i dokumentów w postaci elektronicznej ponoszone przez te osoby nie mogą odbiegać od przyjętych w obrocie zwykłych kosztów wykonywania tego rodzaju usług.

Zakład ubezpieczeń ma więc obowiązek udostępnić poszkodowanym te dokumenty, które były gromadzone w celu ustalenia odpowiedzialności ubezpieczyciela oraz wysokości odszkodowania. Konieczne jest w szczególności, aby poszkodowani mieli możność zapoznania z kalkulacją kosztów naprawy pojazdu, wyceną wartości rynkowej pojazdu czy ekspertyzą o przyczynach wypadku, a także uzyskali informacje o kolejnych stadiach postępowania likwidacyjnego, tak by w pełni był im znany stan faktyczny i prawny stanowiska zakładu ubezpieczeń. Brak takich informacji uniemożliwia osobom występującym z roszczeniem sprawdzenie czy wyliczona kwota jest prawidłowa, ustosunkowanie się do poszczególnych ustaleń zakładu ubezpieczeń, a przez to często pozbawia szansy odwołania się od stanowiska zakładu.

W ocenie Rzecznika Ubezpieczonych, osobie uprawnionej z umowy ubezpieczenia przysługuje swobodny wgląd w pełną dokumentację szkodową na każdym etapie postępowania. Za tym twierdzeniem przemawia wykładnia literalna przepisu - poprzez użycie zwrotu ,,gromadzone" w celu ustalenia odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń lub wysokości świadczenia". Innymi argumentami przemawiającymi za możliwością wglądu w akta szkodowe na każdym etapie postępowania likwidacyjnego i sporządzania kserokopii są:

• zasada jawności w postępowaniu likwidacyjnym, umożliwiającym zapoznanie się uprawnionych osób z materiałami dotyczącymi zdarzenia szkodowego,
• zapewnienie równości stron poprzez realną możliwość zapoznania się z dokumentacją szkodową,
• ochrona praw konsumenta w stosunkach z przedsiębiorcą.

Zagadnieniem ściśle powiązanym z prawem wglądu w akta szkodowego jest kwestia swobodnego dostępu do akt oraz kosztów sporządzenia odpisów, kserokopii bądź potwierdzenia ich autentyczności.

Prawo sporządzania odpisów lub kserokopii dokumentów akt szkodowych zostało wyraźnie wskazane w przytoczonym przepisie. Powyższe wskazuje, że na omawiany obowiązek ubezpieczyciela składają się dwa aspekty: sposób udostępniania akt szkodowych (wgląd w akta w wybranej przez uprawnionego jednostce organizacyjnej, przesłanie kserokopii dokumentów lub przekazanie dokumentów w formie elektronicznej), jak również odpowiednia kalkulacja kosztów sporządzenia odpisów lub kserokopii dokumentów.

Pamiętać należy, że wskazane powyżej przepisy mają charakter prokonsumencki, zaś celem ich uchwalenia było wprowadzenie jawności postępowania w zakresie likwidacji szkody oraz zapewnienie faktycznej równości stron umowy ubezpieczenia.

Ustawodawca co prawda obciążył kosztami dokonywania odpisów i kserokopii akt szkodowych ubezpieczonych i uprawnionych z umów ubezpieczenia, lecz założył jednocześnie ich minimalizację. Wyraża się to w założeniu, iż koszty sporządzenia kserokopii oraz udostępniania informacji i dokumentów w postaci elektronicznej ponoszone przez te osoby nie mogą odbiegać od przyjętych w obrocie zwykłych kosztów wykonywania tego rodzaju usług. Za twierdzeniem tym przemawia również przepis art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o działalności ubezpieczeniowej, zgodnie z którym zakład ubezpieczeń nie może wykonywać innej działalności poza działalnością ubezpieczeniową. Przyjęcie zatem zbyt wysokich opłat za odpisy i kserokopie akt szkodowych może wskazywać na prowadzenie przez zakład ubezpieczeń innej zarobkowej działalności gospodarczej, wykraczającej poza katalog czynności ubezpieczeniowych określonych w art. 3 ust. 3 ustawy. Żądanie od uprawnionych wysokich opłat za dokonanie odpisu lub kserokopii akt szkody jest nieuzasadnione i naraża uprawnionych na nadmierne trudności w realizowaniu swych ustawowo określonych uprawnień.

Na marginesie wskazać należy, że efektem pobierania zbyt wysokich opłaty były wystąpienia przez Rzecznika Ubezpieczonych do Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów o uznanie omawianego działania zakładu ubezpieczeń za niedozwolone, gdyż narusza obowiązek udzielania konsumentom rzetelnej, prawdziwej i pełnej informacji w rozumieniu art. 23a ust. 2 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. Nr 122, poz. 1319 z późn. zm.), jednocześnie stanowiąc praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów. Zasadność zgłoszonych zarzutów potwierdziło prowadzone przez Prezesa UOKiK postępowanie wobec niektórych zakładów ubezpieczeń.

Warto również przypomnieć, że art. 14 ust. 3 przytoczonej powyżej ustawy obliguje zakład ubezpieczeń do pisemnego informowania poszkodowanego o przyczynach odmowy wypłaty odszkodowania w całości lub części. W sytuacji, gdy podstawą odmowy wypłaty odszkodowania jest opinia rzeczoznawcy - powinna być ona przedstawiona poszkodowanemu jako uzasadnienie odmowy.

Reasumując należy stwierdzić, że ubezpieczającemu, ubezpieczonemu lub innej osobie uprawnionej z umowy ubezpieczenia przysługuje prawo wglądu do akt szkodowych. Uprawnienie wyraża się nie tylko w możliwości zapoznania się ze zgromadzoną dokumentacją szkodową na każdym etapie postępowania likwidacyjnego, lecz ma szerszy charakter: nie może się łączyć z nadmiernymi utrudnieniami (np. osobie poszkodowanej z Krakowa umożliwia się wgląd w akta wyłącznie w Szczecinie), jak również istnieje możliwość żądania sporządzenia odpisów i kserokopii za cenę nie odbiegającą od typowych cen za tego typu usługi, przyjętych na danym rynku lokalnym. Wnioskodawca ma też prawo zażądać, by kopie dokumentów z akt sprawy zostały mu przesłane pocztą zwykłą bądź pocztą elektroniczną.

Nowelizacja przepisów ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, UFG i PBUK, która weszła w życie w dniu 11 lutego 2011 r., stanowi wprost, że również Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny i Polskie Biuro Ubezpieczycieli Komunikacyjnych mają obowiązek udostępniać poszkodowanemu lub uprawnionemu informacje i dokumenty gromadzone w celu ustalenia odpowiedzialności za szkodę lub wysokości świadczenia. Osoby te mogą żądać pisemnego potwierdzenia przez UFG lub PBUK udostępnionych informacji, a także sporządzenia na swój koszt kserokopii dokumentów i potwierdzenia ich zgodności z oryginałem, jak również przesłania ich w postaci elektronicznej. Sposób udostępniania informacji i dokumentów, zapewniania możliwości pisemnego potwierdzania udostępnianych informacji, a także zapewniania możliwości sporządzania kserokopii dokumentów i potwierdzania ich zgodności z oryginałem nie może wiązać się z wykraczającymi ponad uzasadnioną potrzebę utrudnieniami dla tych osób, zaś koszty sporządzenia kserokopii oraz udostępniania informacji i dokumentów w postaci elektronicznej ponoszone przez te osoby nie mogą odbiegać od przyjętych w obrocie zwykłych kosztów wykonywania tego rodzaju usług.

Odpowiedź na pytanie przygotowała Małgorzata Więcko-Tułowiecka, główny specjalista w BRU, uzupełnień dokonał Tomasz Młynarski, główny specjalista w BRU