Jak rozliczyć prywatne auto pracownika używane do celów firmy?

Najistotniejsze przepisy w tej materii reguluje tak zwane rozporządzenie o stawkach. Zgodnie z nim, pracodawca może rozwiązać kwestię zwrotu kosztów użytkowania prywatnego auta do celów służbowych dwojako – za pomocą miesięcznego ryczałtu, bądź według faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów, czyli tak zwanej kilometrówki.

Ryczałt nie pokryje kosztów eksploatacyjnych

Aby pracownik otrzymał zwrot kosztów w postaci ryczałtu, a pracodawca był zobowiązany do jego wypłacenia, strony musi łączyć umowa cywilnoprawna. Najlepiej by była ona pisemna i zawierała następujące elementy:

- zgodę pracodawcy na użytkowanie przez pracownika prywatnego samochodu w celach służbowych,
- zgodę pracodawcy na refundację wydatków poniesionych w związku z eksploatacją samochodu,
- określenie zasad tejże refundacji (obszar wyjazdów, przyznany przez pracodawcę limit kilometrów, stawka zwrotu za 1 kilometr przebiegu),
- dane identyfikacyjne pojazdu, w tym dane o pojemności skokowej silnika,
- termin obowiązywania umowy i sposoby jej rozwiązania.

Na podstawie tak skonstruowanej umowy, pracownikowi zostaje wypłacony comiesięczny ryczałt. Oblicza się go, jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne.

Ten drugi - ustala pracodawca, przy czym nie może być wyższy niż maksymalny przebieg określony w rozporządzaniu:
- 300 kilometrów – gminy/miasta do 100 tysięcy mieszkańców,
- 500 kilometrów – gminy/ miasta powyżej 100 tysięcy mieszkańców,
- 700 kilometrów – gminy/miasta powyżej 500 tysięcy mieszkańców.

Miesięczne limity mogą zostać podwyższone w przypadku pojazdów używanych w służbie leśnej (1500 km) oraz służbach ratowniczych (3000 km).

Rozporządzanie określa również maksymalne stawki za kilometr przebiegu, w zależności od pojemności skokowej silnika, które po ostatniej waloryzacji w 2007 roku, wynoszą:
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 złotego,
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 złotego.

Pracodawca wypłaca ryczałt w ostatnim dniu roboczym miesiąca lub na początku kolejnego.

Po stronie pracownika leży złożenie pisemnego oświadczenia o użytkowaniu w danym miesiącu prywatnego pojazdu do celów służbowych, które powinno zawierać:
- dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny)
- liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w przeciągu danego miesiąca z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej, itd.
- liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się bowiem o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy, w tym podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Należy zwrócić uwagę, że na wysokość ryczałtu nie wpływają faktycznie poniesione przez pracownika wydatki z tytułu korzystania w pracy z prywatnego samochodu. Właściciel auta nie musi zatem prowadzić stosownej ewidencji. Z drugiej strony, ryczałt zgodnie z rozporządzeniem nie pokrywa innych kosztów związanych z eksploatacją pojazdu, jak na przykład wymiana opon. Co do zasady więc ponosi je sam pracownik, chyba że inaczej stanowi zawarta umowa cywilnoprawna. Zatem zwrot pracownikowi kosztów, takich jak: wymiana opon i przeglądy okresowe zależy tylko od dobrej woli pracodawcy. Warto pamiętać również, że o ile przepisy regulują maksymalne stawki za kilometr przebiegu, o tyle ustawodawca nie ingeruje w ich dolną granicę.
Przy kilometrówce wymagana szczegółowa ewidencja

Pracownik może również ustalić z pracodawcą, że będą się rozliczać na podstawie faktycznie wykazanego przez pracownika przebiegu. Stawki za każdy przejechany kilometr, te same, jak w przypadku ryczałtu, określane są rozporządzeniem o stawkach.

W tym przypadku, do ustalenia przebiegu samochodu służy szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracownika. Powinna ona szczegółowo uwzględniać wykonywane jazdy, zawierając elementy takie jak:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd - dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za jeden kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
- sygnaturę pracodawcy wraz z jego danymi

Uwaga na dojazdy do pracy i delegacje

Należy pamiętać tu, że stawienie się w miejscu pracy jest obowiązkiem pracownika. Zatem dojazd do pracy nie stanowi użytkowania auta w celach służbowych i nie powinien znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu, chyba że przepisy wewnątrzzakładowe stanowią inaczej.

Do podróży służbowych z kolei, zastosowanie znajdują odrębne przepisy. Zgodnie z nimi, pracodawca może wyrazić zgodę na podróż służbową pojazdem prywatnym na wniosek pracownika. Zwrot kosztów nastąpi tu w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, która jest nie wyższa niż określona rozporządzeniem o stawkach.

Co z podatkami?

Pracodawca ma ustawowy obowiązek potrącać zaliczki na podatek dochodowy od wydatków zwracanych pracownikowi w związku z korzystaniem z prywatnego auta w celach służbowych na jazdy lokalne. Co prawda, ustawodawca przewidział kilka wyjątków, dla których zwrot wydatków jest wolny od podatku, jakkolwiek są nimi objęte jedynie nieliczne grupy zawodowe, jak leśnicy lub listonosze. Z drugiej strony, wydatki te mogą być potraktowane przez pracodawcę, jako koszt podatkowy, jednak w wysokości nie wyższej niż limity przewidziane rozporządzeniem.

Zwolnienie podatkowe przysługuje w przypadku zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym w delegacji. Należy się ono stosownie do wysokości określonych rozporządzeniem stawkowym.