Auto służbowe. Jakie masz obowiązki?

Koszty ponoszone przez firmy na utrzymanie floty pojazdów mogą stanowić znaczną część wydatków, dlatego warto już na początku ustalić reguły korzystania z samochodu służbowego zarówno podczas wykonywania obowiązków służbowych jak i w celach prywatnych.

Jednym z rozwiązań jest wprowadzenie tzw. car policy, zobowiązującego kierowców do przestrzegania regulaminu oraz dbałości o powierzony samochód. Ustalenie jasnych reguł użytkowania auta – w tym sposobu rozliczania kosztów, systemów nagród i kar związanych z używaniem służbowych aut – z pewnością pozwoli uniknąć wielu nieporozumień. Obiektywne i przejrzyste zasady korzystania z samochodu służbowego, znane wszystkim pracownikom, pomogą rozwiać ewentualne wątpliwości dotyczące rozliczania kosztów związanych z eksploatacją aut.

W wielu przypadkach podstawowym obowiązkiem pracownika posiadającego samochód służbowy jest utrzymanie go w czystości. Niestety często bywa i tak, że pracownicy nie wywiązują się z tego obowiązku. Zwykle tłumaczą się tym, że akurat nie mieli przy sobie gotówki, dlatego dobrym rozwiązaniem tego problemu może być zakupienie karnetów na myjnie – ogólnie dostępnych na większych stacjach paliw. Tak jak postrzegane jest auto tak samo postrzegana jest firma.

Auto służbowe cały czas pracuje na wizerunek przedsiębiorstwa. Należy pamiętać o tym, że obrendowany samochód jest ruchomą reklamą dla firmy. Mówiąc o obowiązkach kierowcy warto także zwrócić uwagę na kwestie techniczne. Chodzi tutaj przede wszystkim o sposób eksploatacji auta. Niewątpliwie znaczenie ma kultura jazdy czy stosowanie się do zasad eco drivingu, który znacznie wpływa na redukcję kosztów związanych ze zużyciem paliwa.

Do obowiązków pracowników często należy też kontrola stanu płynów czy też ich uzupełniania np. płyn do spryskiwaczy. Czego jeszcze oczekują pracodawcy powierzając samochód służbowy swoim pracownikom? Z pewnością jazdy zgodnej z przepisami. W znacznym stopniu zmniejsza ona ryzyko spowodowania kolizji, a co za tym idzie nie generuje późniejszych kosztów naprawy.

Warto zaznaczyć, że w przypadku postępowania sprzecznego z umową czy regulaminem użytkowania samochodu służbowego pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za powstałe zaniedbania. Efektywnemu funkcjonowaniu floty może pomóc wdrożenie systemu kar i nagród oraz środków dyscyplinujących, co może znacznie wpłynąć na zmniejszenie strat powstających w wyniku codziennego użytkowania aut służbowych. W przypadku wyrządzenia szkody pracownik może zostać zobowiązany do jej naprawienia, utracić prawo do użytkowania samochodu służbowego czy też otrzymać zakaz korzystania z auta w celach prywatnych.

– _ Wprowadzając system nagród pracodawca zyskuje możliwość motywacji pracowników do odpowiedniego wypełniania obowiązków i dbania o powierzone im auto w należyty sposób – _mówi Małgorzata Słodownik manager działu handlowego monitoringu pojazdów Flotis.pl.

– _ Idąc tym tropem, do naszego systemu monitoringu pojazdów wprowadziliśmy funkcjonalność asystenta kierowcy, który informuje m. in. o sytuacji na trasie, fotoradarach, kontrolach drogowych czy też aktualnych czasach przejazdu _ – dodaje M. Słodownik. Warto dodać, że pracodawca może także w ramach nagrody np. zmienić auto na lepszy model, dać prawo wyboru samochodu służbowego czy też dać prawo pierwokupu przy odsprzedaży auta.