Bezpieczny podpis elektroniczny. Zobacz, co musisz o nim wiedzieć

Każdy przedsiębiorca musi co miesiąc rozliczać się z urzędem skarbowym, wysyłać deklaracje ubezpieczeniowe do ZUS i kontaktować się z wieloma innymi publicznymi instytucjami. Nie zawsze jednak można to zrobić bez wychodzenia z domu. Jednym ze sposobów jest tak zwany podpis kwalifikowany, czyli _ bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem _. Zobacz, ile trzeba za niego zapłacić.

Żeby podpis elektroniczny został uznany za bezpieczny musi spełnić łącznie wszystkie poniższe warunki:

• być przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
• być sporządzany za pomocą urządzeń służących i danych do składania podpisu elektronicznego,
• być powiązany z danymi posiadacza tak, że jakakolwiek późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Opatrzenie jakiegokolwiek dokumentu takim podpisem jest równoważne z parafowaniem go własnoręcznie.

W praktyce zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego polega na zaszyfrowaniu dokumentu (na przykład deklaracji, zeznania podatkowego, umowy lub faktury) przy pomocy indywidualnej karty podłączanej do komputera i specjalnego oprogramowania. Można je kupić tylko w kilku firmach, wpisanych do rejestru Ministerstwa Gospodarki. Według informacji resortu obecnie sprzedaż urządzeń i oprogramowania prowadzą: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartosciowych, Unizeto Technologies, EuroCert i Enigma Systemy Ochrony Informacji.

Cena całego zestawu do podpisu elektronicznego (karta z certyfikatem ważnym przez rok lub dwa, czytnik i oprogramowanie) zależy od sprzedawcy, jednak trzeba się liczyć z wydatkiem rzędu 250 złotych na start, a z czasem również przyjdzie zapłacić za ewentualne odnawianie certyfikatu bezpieczeństwa. Poniesione na ten cel wydatki można jednak wpisać w koszty uzyskania przychodu i dzięki temu zapłacić mniejszy podatek.

Bezpieczny podpis elektroniczny może być obecnie stosowany na przykład:

• do elektronicznego podpisywania umów,
• w korespondencji z urzędami (ZUS, urząd skarbowy) oraz do podpisywania pism i decyzji administracyjnych przez same urzędy,
• do podpisywania faktur elektronicznych,
• do zarejestrowania działalności gospodarczej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
• przy składaniu deklaracji celnych i podatkowych,
• przy dokonywaniu zgłoszeń ubezpieczenia społecznego (również w systemie Platformy Usług Elektronicznych ZUS),
• do podpisywania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego,
• do podpisywania raportów dla Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
• do korespondencji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych,
• w celu podpisywania dokumentacji medycznej.

Według danych Ministerstwa Gospodarki od początku istnienia podpisu elektronicznego (czyli od 2002 roku) firmy wydały w sumie ponad milion certyfikatów kwalifikowanych. Większość jest już jednak nieaktywna. W grudniu ubiegłego roku w użyciu pozostawało bowiem zaledwie niespełna 300 tysięcy podpisów elektronicznych.

Znaczniki czasu to narzędzia, które przy szyfrowaniu dokumentu dodatkowo pozwalają stwierdzić, kiedy dokument został wypełniony i podpisany. Stosowanie znaczników (indywidualnych dla każdego dokumentu) zapobiega na przykład antydatowaniu dokumentów.

Niska popularność bezpiecznego podpisu elektronicznego może wynikać nie tylko z jego odpłatności, ale również z funkcjonowania elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Za jej pośrednictwem również można kontaktować się z instytucjami online i nie trzeba z tego tytułu nic płacić. Wystarczy tylko założyć tak zwany profil zaufany, co od kilku miesięcy można zrobić choćby na poczcie (tutajczytaj więcej na ten temat). Zeznania podatkowe z kolei można wysyłać przy pomocy systemu e-Deklaracje.

Profil zaufany wciąż jednak jest _ okrojony _ w porównaniu z bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tylko ten drugi sposób pozwala przez internet na przykład podpisywać umowy, brać udział w zamówieniach publicznych czy składać wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego.