E-faktury: Korzyści i problemy

E- usługi przez długi czas nie cieszyły się zaufaniem firm, ze względu na niewystarczająco ścisłe uregulowania prawne, związane z ich funkcjonowaniem. W rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 roku regulującego zasady e-faktur nie zostało precyzyjnie określone, jak powinny one wyglądać.

Doprowadziło to do sytuacji, w której źródłem nieporozumień z fiskusem stała się w szczególności kwestia braku oznaczenia faktury elektronicznej jako oryginał i kopia, dając tym samym możliwość kwestionowania e-faktur przez urzędników skarbowych

W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 pojawiły się nowe regulacje dotyczące faktur elektronicznych. Według nich obowiązek wystawiania faktur w co najmniej dwóch egzemplarzach i oznaczania ich wyrazami _ Oryginał i Kopia _nie dotyczy faktur i faktur korygujących wystawionych w formie elektronicznej.

- _ W przypadku tych dokumentów sprzedawca przesyła fakturę nabywcy i jednocześnie zachowuje ją w swojej dokumentacji. Rozporządzenie z dnia 18 grudnia 2009 zmieniające powyższe rozporządzenie nie zmieniło powyższego paragrafu, więc w obecnej chwili nadal nie ma takiego wymogu i brak takich oznaczeń nie może być podstawą do podważenia prawidłowości faktury _ - tłumaczy Małgorzata Spólna, Główna Księgowa LeasePlan Fleet Management.

Zmiany w przepisach zapewniają obecnie przedsiębiorcom, korzystającym z elektronicznego systemu fakturowania, możliwość bezproblemowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Treść oraz skutki prawne wystawienia oraz otrzymania faktury w formie elektronicznej są identyczne, jak w przypadku faktury papierowej.

To cecha korzystna dla sprzedawcy. Często jednak, jak się okazuje, zniechęca odbiorców. Jak wynika z przeprowadzonego przez firmę Lease Plan Fleet Management badania, największą popularnością e-faktury cieszą się w średniej wielkości przedsiębiorstwach.

_ - E-faktury często nie budzą entuzjazmu, ponieważ na swój sposób są bezlitosne. Dokument w formie elektronicznej jest zawsze dostarczony na czas, nigdy nie ginie, wiadomo kto go odczytał i kiedy. Nie ma więc wymówek, że zaginął, że nie dotarł, a w efekcie trzeba go uregulować na czas. A ekologia? A tak, ekologia tak, ale nie u nas. Tak zapewne myśli niejeden z miłośników papierowych dokumentów - mówi _Jarosław Oworuszko, Dyrektor Finansowy LeasePlan Fleet Management.

Wadą elektronicznych dokumentów pozostaje konieczność zainstalowania w firmie kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wykupienia co rok lub co dwa lata certyfikatu.

Za podpis zapłacimy od 300 do 600 złotych. To koszt zakupu oprogramowania, czytnika i karty koniecznych do tego, by podpisać się elektronicznie. Odnowienie certyfikatu to koszt 130 złotych rocznie.

• Jak korzystać z e-podpisu w dokumentach ZUS
  • Jak korzystać z e-podpisu przy rozliczeniu podatków
  • Zastosowania e-podpisu: KRS, przetargi, e-faktury
  • Okres ważności certyfikatów ZUS