Faktura pro forma. Kiedy i po co wystawiać?

Przepisy podatkowe przewidują wystawianie przez przedsiębiorców faktur różnego rodzaju, m.in. faktur VAT, VAT-marża, zaliczkowych, korygujących i wiele innych. Próżno jednak w przepisach szukać uregulowań dotyczących faktur pro forma. W związku z tym, że faktury pro forma nie są wspomniane w przepisach, nie mogą być dowodami księgowymi. Nie wolno zatem wystawionej faktury pro forma ująć w rejestrze sprzedaży, księdze rachunkowej ani posłużyć się w jakimkolwiek innym celu podatkowym.

Mimo to faktury pro forma są chętnie wykorzystywane przez przedsiębiorców. Faktura pro forma zawiera wszystkie elementy, które ma zwykła faktura VAT (z wyjątkiem tytułu, w którym jest napisane _ faktura pro forma _) i może być wykorzystywana jako zapowiedź lub wizualizacja przyszłej faktury, którą otrzyma kontrahent.

Może stanowić ostateczną ofertę

Choć przepisy podatkowe milczą na temat faktur pro forma, tego rodzaju fakturę można potraktować jako ofertę w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Kodeks cywilny określa, że oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Faktura pro forma zawiera zaś wszystkie dane, jakie znajdują się w typowej umowie, tj. oznaczenie stron, przedmiot sprzedaży oraz termin płatności. Tym samym, dokonanie zapłaty przez kontrahenta na podstawie danych zawartych w fakturze pro forma skutkuje zawarciem umowy sprzedaży przez przyjęcie złożonej oferty. Faktura pro forma nie stanowi formalnego wezwania do zapłaty, może natomiast być ofertą sprzedaży i przyrzeczeniem dostarczenia usługi lub towaru po wskazanej cenie dopiero po uregulowaniu należności.

Zabezpieczy przed nieuczciwymi kontrahentami

Czytaj więcej [ ( http://static1.money.pl/i/h/204/m78540.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/podatki/artykul/alkohol;w;prezencie;dla;kontrahenta;jakie;skutki;podatkowe,96,0,1221216.html) *Alkohol dla kontrahenta. Nie w koszty jeśli... * Przekazanie kontrahentom upominków w postaci prezentów alkoholowych stanowi wydatek o charakterze reprezentacyjnym, który nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Załóżmy, że przedsiębiorca otrzyma e-mail od nieznanego wcześniej klienta z zamówieniem wydrukowania wizytówek. Przedsiębiorca realizuje usługę, a następnie w ciągu 7 dni musi wystawić fakturę VAT, gdyż taki obowiązek wynika z przepisów. Jeśli klient okaże się nieuczciwy, przedsiębiorca może być stratny _ podwójnie _ - nie dość, że nie otrzyma wynagrodzenia, to jeszcze musi zapłacić podatek VAT wynikający z faktury. Przed takim obrotem sprawy, przedsiębiorcę może
uchronić wystawienie faktury pro forma zanim dojdzie do zrealizowania zamówienia. Wówczas faktura pro forma stanowi przyrzeczenie zrealizowania zamówienia pod warunkiem otrzymania wcześniej zapłaty. Faktura pro forma może w takim wypadku opiewać zarówno na zaliczkę, jak i na całą kwotę zamówienia.

Wystawianie faktur pro forma to częsta praktyka wśród m.in. firm poligraficznych, stosowana zwłaszcza wobec nowych klientów. Gdy kontakty handlowe z klientem okazują się bezproblemowe, wtedy dalsza współpraca odbywa się już zazwyczaj w oparciu o zwykłe faktury VAT z określonym terminem płatności, z pominięciem faktur pro forma.

Otrzymanie zapłaty wymaga wystawienia faktury VAT

Otrzymanie zapłaty wynikającej z faktury pro forma rodzi u przedsiębiorcy konsekwencje podatkowe i należy wówczas wystawić fakturę VAT, która umożliwia zaksięgowanie kwoty. Jeśli faktura pro forma opiewa tylko na część kwoty zamówienia, po otrzymaniu zapłaty przedsiębiorca powinien wystawić fakturę zaliczkową, a następnie w ciągu 7 dni od dostarczenia towaru lub usługi wystawić ostateczną fakturę VAT pomniejszoną o wartość wynikającą z faktury zaliczkowej.