Lista obecności – podstawowy element ewidencjonowania czasu pracy

Zacznijmy od wskazania przykładów sytuacji, w której właściciel firmy nie ma obowiązku tworzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników. Jest to przede wszystkim tworzenie zadaniowego systemu czasu pracy. Inna, dość popularna sytuacja, to praca osób zatrudnionych na nocnej zmianie, a także wypłacanie ryczałtu za nadgodziny. W innych sytuacjach lista obecności jest obowiązkiem.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z Artykułu 149 Kodeksu pracy. Dotyczy ona każdego, obojętnie od liczby pracowników. Lista obecności pozwala bowiem w sposób prawidłowy ustalić wysokość wynagrodzenia oraz inne świadczenia, które otrzymuje pracownik z tytułu stosunku pracy. W razie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy ewidencja czasu pracy jest przekazywana inspektorowi i szczegółowo sprawdzana. Na tej podstawie mogą być oddalane lub potwierdzane żądania pracownika.

Lista obecności jest to bardzo prosty dokument i nie powinny się jej obawiać także osoby, które prowadzą małą działalność i same zajmują się wszelkimi formalnościami.

Na górze arkusza należy umieścić imię i nazwisko pracownika (lista obecności jest prowadzona dla każdego osobno). Następnie najwygodniej jest zawrzeć przedział czasu, którego dotyczy lista obecności. Zazwyczaj jest to podział na miesiące, ponieważ jest to najbardziej przejrzysta sytuacja. Dodatkowo nie wolno zapomnieć o danych kierownika, który jest odpowiedzialny za daną jednostkę. Kierownik musi móc potwierdzić zgodność zadeklarowanego czasu pracy ze stanem faktycznym. Ostatnim elementem są podpisy zarówno pracownika, jak i kierownika jednostki.

Podsumowaniem czasu pracy powinien być sumaryczny zapis danych. Pomaga to w przejrzystym stwierdzeniu, ile godzin faktycznie przepracowała dana osoba i czy wynikają z tego na przykład jakieś nadgodziny. Widać również, kiedy pracownik nie stawił się w pracy i można wyciągnąć z tego konsekwencje. Ewidencja czasu pracy to obowiązek pracodawcy nie tylko ze względu na przepisy prawa, ale także ze względu na własną wygodę. On albo osoba, która w danej firmie zajmuje się wyliczaniem wynagrodzenia, sięgając do ewidencji czasu pracy, ma w uproszczony sposób pokazane wszelkie najważniejsze informacje.

Lista obecności to obecnie jeden z podstawowych dokumentów kadrowych. Należy jednak pamiętać, że nie zastępuje ona ewidencji czasu pracy. Sama lista obecności jest zbyt ograniczona. Ewidencja czasu pracy jest dodatkowo rozbudowana, o na przykład informacje związane ze zwolnieniami lekarskimi oraz urlopami. Dzięki temu łatwiej jest ogarnąć akta osobowe pracownika. Wyliczyć można na przykład, ile urlopu wykorzystał dany pracownik, jak długo przebywał na zwolnieniu i inne bardzo potrzebne elementy. Ewidencja czasu pracy pozwala na wyliczenie nadgodzin, za które na przykład należy się wyższa stawka wynagrodzenia. To samo dotyczy pracy w dni od niej wolne, niedziele i święta. Pokazuje ona jednoznacznie, ile godzin przepracowała dana osoba.

Lista obecności to dokument raczej kadrowy, potwierdzający jedynie rozpoczęcie i zakończenie pracy, bez podawania jakiś dodatkowych informacji z tym związanych. Jej cel wykorzystania to przede wszystkim ułatwienie komunikacji kadrowej wewnątrz firmy.