Pieniądze od pracodawcy za używanie prywatnego sprzętu wolne od podatku

Epidemia koronawirusa zaskoczyła wszystkich. Pracownicy, którzy na co dzień pracują w biurach, niemal automatycznie zostali wysłani do pracy w domu. Już niemal dwa tygodnie wykonują swoje obowiązki zdalnie. Nie wszystkim jednak firmom udało się zapewnić na czas całej swojej załodze niezbędny sprzęt jak: telefony komórkowe czy służbowe komputery przenośne.

Z informacji zebranych przez serwis Prawo.pl. wynika, że za zgodą swoich pracodawców, pracownicy zaczęli w domach pracować na prywatnym sprzęcie. Firmy zobligowały się natomiast do wypłaty pracownikom dodatkowych pieniędzy. Ma to być forma rekompensaty za używanie domowych urządzeń. Przyjęcie takiego rozwiązania dopuszczają przepisy prawa.

Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiące ich własność. Mówi o tym art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

– Jednym słowem, przychód po stronie pracownika nie powstanie – potwierdza Monika Brzostowska, doradca podatkowy w kancelarii KiB. Ekspertka podkreśla jednak, że do skorzystania ze zwolnienia z podatku, firma musi spełnić kilka warunków. Muszą być one spełnione łącznie. Chodzi przede wszystkim o to, że ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu. Świadczenie na rzecz pracowników nie może mieć np. charakteru rzeczowego.

Dodatkowym warunkiem jest to, że kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom. Oznacza to, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania. Istotne jest również, że narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika. Dodatkowo, narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu będzie korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie powołanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT. Potwierdza to również interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi nr IPTPB1/4511-153/15-4/MD.

- Jeżeli chodzi o koszt pracodawcy, to oczywiście wydatki poniesione przez niego na wypłatę ekwiwalentu stanowią koszt uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że warunkiem jest możliwość uzasadnienia celowości wydatku oraz jego ekonomicznej racjonalności – zaznacza Monika Brzostowska.

Na tę kwestię zwracają również często uwagę organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. Tytułem przykładu można wskazać pismo dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 stycznia 2020 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.564.2019.2.ISL. Wynika z niego, że przy kwalifikowaniu do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

Skarbówka podkreśliła również, że podatnik musi uzasadnić także racjonalność wydatków, czyli ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.

- Sytuacja, w której znalazła się znacząca część firm jest bez precedensu. Wiele z nich w zasadzie z dnia na dzień musiało się przestawić na pracę zdalną, przede wszystkim dbając o zdrowie pracowników, ich rodzin. W sytuacji, gdy wcześniej pracownicy, co do zasady, pracowali stacjonarnie i posiadali komputery stacjonarne, w wielu przypadkach zakup sprzętu do pracy zdalnej mógł kosztować bardzo dużo – tłumaczy Grzegorz Symotiuk, doradca podatkowy w kancelarii TAX PFK. Jego zdaniem, nie można się dziwić, że w sytuacji zbliżającego się kryzysu firmy raczej nie chciały ponosić takich wydatków.

Ekspert podkreśla, że po spełnieniu ustawowych warunków, zwrot wydatków dla pracowników będzie wolny od podatku. Natomiast dla pracodawcy wypłacone kwoty, jako wydatki pracownicze, powinny być zaliczone do kosztów podatkowych.

- Problemem może być jednak wyliczenie wartości takiego ekwiwalentu. Jak bowiem policzyć zużycie komputera przez okres pracy zdalnej, czy np. zużycie prądu przez taki sprzęt (chociaż tutaj teoretycznie jest to możliwe)? Mam głęboką nadzieję, że w związku z zaistniałą sytuacją organy podatkowe nie będą wymagały szczegółowych uzasadnień i kalkulacji wyliczonego ekwiwalentu, o ile będzie on na racjonalnym poziomie – podsumowuje Grzegorz Symotiuk.

Autor: Krzysztof Koślicki, Prawo.pl

Czytaj też:
https://www.prawo.pl/podatki/pakiet-pomocowy-w-zakresie-rozliczen-podatkowych-i-rachunkowosci,499024.html
https://www.prawo.pl/podatki/opoznienie-rozliczenia-wplaty-podatku-i-wyslania-deklaracji-z,498956.html
https://www.prawo.pl/kadry/wymog-robienia-okresowych-badan-lekarskich-i-psychologicznych,499029.html
https://www.prawo.pl/biznes/zdalne-zarzadzanie-spolkami-w-pakiecie-antykryzysowym,498710.html
https://www.prawo.pl/samorzad/wydluzenie-terminow-zmiany-dla-samorzadow-to-propozycje-w,499032.html

Zapisz się na nasz specjalny newsletter o koronawirusie

Masz newsa, zdjęcie lub filmik? Prześlij nam przez dziejesie.wp.pl