Przechowywanie akt osobowych będzie krótsze i tańsze

Elektroniczne akta pracownicze tak samo ważne, jak papierowe. Taką zmianę zakłada projekt regulacji, która skraca okres przechowywania akt osobowych i umożliwia utrzymywanie ich w formie cyfrowej. Nowe przepisy trafiły w poniedziałek do konsultacji społecznych.

Aktualizacja 16:28

Ministerstwo Rozwoju szacuje, że roczne oszczędności około miliona pracodawców z tego tytułu mogą sięgać nawet 130 milionów złotych. Skrócenie okresu przechowania dokumentów będzie możliwe dzięki przekazaniu ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Umożliwi to skrócenie okresu przechowywania z 50 do 10 lat od dnia zakończenia pracy przez daną osobę. Dokumenty będzie można przechowywać w formie cyfrowej systemie teleinformatycznym. Według szacunków, zmiany mogą dotyczyć nawet ponad 12 milionów 700 tysięcy pracowników.

Jak podobne przepisy wyglądają w innych krajach? W Finlandii dokumentacja pracownicza przechowywana jest przez 10 lat, w Danii o połowę krócej. W Polsce przedsiębiorcy muszą przetrzymywać dokumentację płacową i kadrową przez 50 lat. Wprowadzenie przepisów ma kosztować w pierwszym roku około 46 milionów złotych. Chodzi o stworzenie bazy danych i zakup niezbędnego sprzętu. Łącznie w ciągu 10 lat koszty mogą sięgnąć 66 milionów złotych.

Konsultacje projektu potrwają 30 dni.

Ekspert konfederacji pracodawców Lewiatan, Jeremi Mordasewicz powiedział, że przedsiębiorcy czekali na te przepisy od sześciu lat. Wyjaśnia on, że obecnie obowiązujące przepisy powodują, że firma musi przechowywać dokumentację swoich byłych pracowników, nawet po ich śmierci. Mordasewicz dodaje, że dokumenty pracownicze muszą przetrzymywać krewni właściciela firmy, jeżeli ten wcześniej umarł. Jego zdaniem takie rozwiązanie jest absurdalne.

Według niego na zmianie mogą skorzystać najmniejsi przedsiębiorcy oraz firmy zatrudniające wielu pracowników. Tych pierwszych nie stać bowiem na prowadzenie specjalnych działów zajmujących się aktami lub zlecanie takich prac zewnętrznym firmom. W przypadku wielkich firm najbardziej zyskają te, w których jest duża rotacja pracowników. Chodzi o przedsiębiorstwa z sektora budowlanego, telekomunikacyjnego, finansowego czy handlowego.