Przesyłanie e-faktur bez e-podpisu już od 2011 roku!

Zapowiadany już od kilku miesięcy projekt rozporządzenia dopuszczającego legalne przesyłanie e-faktur w dowolnej formie elektronicznej, został opublikowany przez Ministerstwo Finansów. Od stycznia 2011 mają się zatem pojawić przepisy, które prawnie usankcjonują praktykę dopuszczoną już przez Naczelny Sąd Administracyjny i przepisy unijne.

7 października bieżącego roku Minister Finansów ogłosił projekt rozporządzenia dotyczącego liberalizacji przepisów dot. faktur elektronicznych. Oprócz czysto technicznych zmian w rozporządzeniu, ministerstwo proponuje również zmiany, które otwierają inne drogi formom zabezpieczenia integralności faktur elektronicznych, bez konieczności opatrywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

20 maja 2010 roku Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, że faktura wysłana e-mailem jest dokumentem uprawniającym do odliczenia podatku VAT, jednak Ministerstwo Finansów nie chciało stosować wyroku w wydawanych przez siebie interpretacjach. Wyrok zapoczątkował falę dyskusji w mediach, jak i spontaniczne akcje przedsiębiorców na portalach społecznościowych. Między innymi na stronie facebook.pl założono grupę "Chcę legalnie wysyłać faktury e-mailem". Jej działalność poparło ponad 3200 użytkowników, a grupa wsparcia stale rośnie.

Długo wyczekiwane przez podatników rozporządzenie powinno wejść w życie z dniem 1.01.2011 roku. Zmiany głównie mają na celu doprowadzenie do sytuacji, w której faktury elektroniczne i faktury tradycyjne, papierowe, będą traktowane w ten sam sposób.

W nowym rozporządzeniu Ministerstwo idąc za dyrektywą Rady 2010/45/UE – zrezygnowało z obligatoryjnego stosowania szczególnych technologii przesyłu i zabezpieczania elektronicznego faktur. Rozporządzenie wprowadza dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesłana faktura elektroniczna.

Nadal wymagane jest natomiast uzyskanie wcześniejszej akceptacji od odbiorcy albo jej cofnięcia w formie papierowej lub elektronicznej. W sytuacji, gdy firma jest na dużym poziomie zautomatyzowania czynności dotyczących przygotowywania i sprawdzania danych, co może całkowicie uniemożliwiać lub jedynie utrudniać uwzględnienie takiego cofnięcia akceptacji proponuje się, aby obie strony mogły same ustalić termin utraty prawa do przesyłania e-faktur. Warunkiem jest jednak długość terminu, nie może on być dłuższy niż 30 dni.

Ministerstwo zaproponowało również, dla uproszczenia obrotu fakturami przesyłanymi elektronicznie, że dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Istotną zmianą jest propozycja by rozszerzyć miejsce przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną na terytorium całej Unii Europejskiej w dowolny w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Należy przy tym zapewnić łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur będących przedmiotem kontroli. Ponadto podatnik został zobligowany do udostępnienia takich faktur w trybie umożliwiającym bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w formacie tekstowym. Jest to obowiązek wprowadzony ze względu na fakt, że podatnikom zostawia się dowolność wyboru co do formatu przesyłanej przez niego faktury.

Zmiana również dotyczy propozycji odejścia od wymogu obecnie obowiązującego, aby korekty do faktur wystawionych w formie elektronicznej były również wystawiane w tej samej formie.

Proponowane przez ministerstwo zmiany są dla podatników bardzo korzystne na płaszczyźnie przede wszystkim ekonomicznej. Stosując faktury elektroniczne zaoszczędzamy na wysyłce pocztowej. Jeśli firma wystawia miesięcznie np. 200-300 faktur, to przesyłając faktury e-mailem zaoszczędziła by w miesiącu około tysiąca złotych. W skali roku oszczędności firmy wzrastają o grubo ponad 10 tysięcy. Dodatkowo, zwiększa się efektywność pracy. Fakturzystka, która musi ręcznie wystawiać faktury, zamiast wystawić 20 faktur ręcznie, może wystawić ich elektronicznie wielokrotnie więcej i szybciej. Już też samo przechowywanie takich faktur wymagać będzie od podatnika jedynie miejsca na dysku a nie w biurze. Znając życie konsekwencje wprowadzonych zmian będzie można ocenić dopiero po paru miesięcy obowiązywania rozporządzenia.