Pracodawca może zmienić termin urlopu w sytuacji szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, jak opisuje to art. 164 § 2. KP.
Warunkiem jest by sytuacja ta była nie do przewidzenia w czasie ustalania terminu urlopu, a brak tego konkretnego pracownika zagrażał prawidłowemu funkcjonowania firmy w tej niespodziewanej sytuacji.

Nawet gdy takich przesłanek nie ma, zmiana terminu jest dla pracownika jednak poleceniem służbowym, którego co do zasady nie może odmówić, jednocześnie przed PIP lub sądem pracy domagać się pierwotnego terminu z powodu niezasadności tej zmiany.

Przyjmuje się, że pracownik ma prawo żądać w takiej sytuacji zwrotu poniesionych kosztów już zaplanowanego urlopu. Nie wynika to z art. 164, stosuje się w orzecznictwie zasady takie jak z odwołaniem z już trwającego urlopu- czyli z art. 167.

Może ten argument użyty wobec pracodawcy pozwoli mu uznać, że jednak nie jest Pan/ Pani niezastąpiony/a :-)