Spotkania biznesowe, mające stałe miejsce w profesjonalnym świecie, na dobre wpisały się w polską rzeczywistość. Temat wydaje się tyleż ciekawy, co obszerny. Poprosiłam o rozmowę panią Annę Puchalską, manadżerkę działu sprzedaży i marketingu Hotelu Kozi Gród, zajmującą się na co dzień przygotowywaniem takich spotkań.

Pani Anno, istnieje tak duży wybór i różnorodność spotkań firmowych - imprezy szkoleniowe, konferencje, bankiety czy spotkania integracyjne - że sama myśl o ich organizacji może przyprawić o zawrót głowy.
Od czego zwykle zaczynają inicjatorzy takich spotkań?

A.P.: Na etapie planowania spotkania w firmie Klienta ustala się tematykę lub specyfikę danego spotkania oraz ocenę jego przydatności dla konkretnych osób biorących w nim udział. Kolejną rzeczą jest ustalenie miejsca spotkania.

Jakie elementy związane z wyborem miejsca są istotne z punktu widzenia organizatora z ramienia firmy Klienta, a jakie z punktu widzenia uczestników spotkania?

A.P.: Dla organizatora ważna jest kompleksowość oferty, jej dostępność oraz możliwość zindywidualizowania, dostosowania do specyficznych potrzeb. Elementy istotne z punktu widzenia uczestnika to m. in. skupienie wszystkich pomieszczeń w jednym kompleksie, pełne wyposażenie obiektu i pokoi, dostępność usług dodatkowych, w tym rekreacyjno-sportowych i rozrywkowych. Najogólniej rzecz ujmując chodzi o to, by miejsce było jednocześnie na tyle profesjonalne, żeby nie kojarzyło się z prywatnym wyjazdem, ale i na tyle przyjemne, żeby nie wywoływało poczucia bezosobowości czy przymusu; z atmosferą sprzyjającą skupieniu, a jednocześnie dającą możliwość zrelaksowania się.
Czym powinna kierować się osoba odpowiedzialna za wybór obiektu, w którym będzie miało miejsce spotkanie?
A.P.: Radziłabym wziąć pod uwagę trzy sprawy: kompetencje i doświadczenie pracowników obiektu, położenie obiektu i jego wyposażenie oraz zakres proponowanych usług i możliwych działań. W profesjonalnie funkcjonujących obiektach możemy liczyć na fachową pomoc w przygotowaniu oferty dostosowanej do naszych specyficznych potrzeb przy jednoczesnym przedstawieniu gotowych, sprawdzonych rozwiązań oraz sugestii organizacyjnych, z których będziemy mogli skorzystać. Miło, jeśli przy okazji obiekt będzie się znajdował w przyjemnym dla oka i ucha miejscu. Większość firm ma swoje siedziby w mieście, korzystne jest więc wybranie obiektu położonego poza miastem, jednak niewymagającego wielogodzinnego dojazdu. Biorąc pod uwagę specyfikę spotkania, przy organizacji spotkań szkoleniowych i konferencyjnych trzeba upewnić się, czy obiekt spełnia wymogi techniczne (na przykład atutem miejsca może okazać się sala konferencyjna z dostępem do światła dziennego, ale jednocześnie z możliwością zaciemnienia; sala z dostępem do bezprzewodowego łącza internetowego), w przypadku spotkań bankietowych dobrze byłoby sprawdzić, choćby wirtualnie, wystrój sali oraz przejrzeć ofertę kulinarną. Jeśli chodzi o wyjazdy integracyjne, albo zdecydujmy się na imprezę tematyczną, albo zadbajmy o to, żeby wachlarz atrakcji był na tyle bogaty, by dobrze się bawiły zarówno osoby uwielbiające dyskotekę z DJem czy karaoke, jak i te trzymające się z dala od parkietu, za to bawiące się przy grze w kręgle, billard, piłkarzyki czy darts. Można pokusić się o rozszerzenie oferty rozrywki o gry strategiczne, paintball, quady lub celowanie do tarczy na strzelnicy. Sezonowe pieczenie kiełbasek albo kulig także stanowią świetną możliwość zabawy. Sala kominkowa czy bar mogą stać się miejscem rozmów (niewykluczone, że także tych biznesowych, po godzinach), a pobyt w saunie, na basenie, czy po prostu na świeżym powietrzu może nieoczekiwanie pozwolić odstresować się, odprężyć. Ważne jest więc aby obiekt, który wybieramy oferował szerokie możliwości sportowe i rekreacyjne.

Pozostaje jeszcze jedna ważna kwestia: koszty spotkania.

A.P.: Należy z pewnością rozważyć, czy zależy nam na dobrej jakości, czy chcemy zorganizować spotkanie jak najmniejszym kosztem. Pamiętajmy, że jeśli decydujemy się na więcej niż jedną usługę czy opcję, warto zapytać, czy dany obiekt ma w ofercie pakiety (np. pakiety szkoleniowe zawierające wynajem sali wraz z serwisem kawowym oraz pełną obsługę gastronomiczną). Można także rozważyć związanie się, w pozytywnym tego słowa znaczeniu, z obiektem, który wydaje nam się atrakcyjny lub po prostu sprawdził się przy pierwszym spotkaniu. Firmy decydujące się na stałą współpracę z danym obiektem (a bywa, że także ich pracownicy podczas indywidualnych pobytów) mogą liczyć na korzystne rabaty oraz terminy płatności, pierwszeństwo w rezerwowaniu pokoi oraz wszelką pomoc w organizacji dojazdu i pobytu.

Mam wrażenie, że gdyby mój przełożony, zamiast zlecić mi napisanie artykułu czy przeprowadzenie wywiadu, poprosił mnie teraz o zorganizowanie spotkania biznesowego, wiedziałabym do kogo się zgłosić z prośbą o ofertę. Dziękuję za rozmowę.

Anna Puchalska jest manadżerką działu sprzedaży i marketingu Hotelu Koz