Iron Mountain: Pandemia skłania firmy do inwestycji w cyfrowy obieg dokumentów

"Nasz biznes można określić jako zarządzanie informacją. Od 20 lat, kiedy go prowadzimy zmienił się - kiedyś było to głównie przechowywanie pudeł z dokumentami, dziś kładziemy większy nacisk na indeksowanie i udostępnianie informacji przy pomocy zaawansowanych narzędzi informatycznych. Pandemia Covid-19 w pewnych obszarach przyspieszyła te zmiany" - powiedziała Pyśkiewicz w rozmowie z ISBnews.

Oceniła, że wiele firm w Polsce nie była przygotowana do przejścia na pracę zdalną pod względem obiegu dokumentów.

"Większość biznesu, bez względu na branżę, raczej nie pracowała zdalnie. W sytuacji przymusowego przejścia na home office zapanował chaos. Okazało się, że ciężko wykonywać najprostsze procesy, gdy w biurach nie ma pracowników. Nie można podpisywać umów, dokonywać opiniowania dokumentów - bo nie ma dostępu do papierowych kopii. Nawet gdyby udało się zastąpić 'papier' elektronicznymi umowami, to nie ma platformy, na której mógłby funkcjonować obieg dokumentów. Dlatego wiele firm poprosiło nas o przeniesienie całego procesu kancelaryjnego na platformy workflow. Były to różne firmy, przede wszystkim duże, o skomplikowanym działaniu" - wyjaśniła prezes.

Te, które już były klientami Iron Mountain też zmieniły swoje podejście.

"Outsourcowali do nas archiwizację informacji, więc procesy mieli zabezpieczone. To, co się zmieniło, to teraz większa przewaga próśb o skany przechowywanych dokumentów, zamiast dostarczania ich usługą kurierską. To jest duża zmiana i widać ją w ogromnej skali. Nastąpiła dopiero w czasie pandemii, choć już wcześniej oferowaliśmy usługę skanowania na żądanie i była ona tańsza niż dostawa wersji papierowej. Być może będzie to nowym przyzwyczajeniem klientów" - ocenia Pyśkiewicz.

"To, co również widzimy u dotychczasowych klientów, to zapotrzebowanie na platformy workflow, które byłyby łatwe do zaimplementowania. Na to jest teraz boom i to jest produkt często kupowany" - kontynuowała prezes.

Według niej, trudno ocenić jak będzie się zachowywał rynek cyfrowej archiwizacji informacji po ustaniu ograniczeń związanych z pandemią, jednak co wydaje się pewne - jego popularność wzrośnie.

"Rynek po pierwszej fali epidemii będzie trudny, bardzo konkurencyjny. Ten, kto będzie chciał osiągnąć sukces, będzie musiał mieć szybki dostęp do informacji. Chociaż jesteśmy na dobrej pozycji, to musimy pamiętać, że budżety firm mocno ucierpiały i być może w pierwszej kolejności nie będą miały środków na duże działania w digitalizacji. Mimo to jesteśmy przekonani, że świadomość firm o potrzebie nowoczesnej digitalizacji na pewno wzrośnie" - powiedziała Pyśkiewicz.

Przyszłość - według niej - należy do zaawansowanej digitalizacji.

"Rośniemy stabilnie, organicznie, cały czas mamy napływ nowych klientów. To, co szczególnie rozwijamy to narzędzia związane ze sztuczną inteligencjąinteligencją, które potrafią wyszukiwać oraz digitalizować dane z różnych nośników takich, jak taśmy wideo, audio, papier oraz i przekazywać dane do chmury z indeksowaniem przez e-roboty. Liczy się szybki dostęp do właściwych informacji pozwalający uzyskać przewagę konkurencyjną" - zakończyła prezes.

Iron Mountain Polska działa w branży zarządzania informacją, magazynując i udostępniając dokumentację papierową i zeskanowaną. Posiada w Polsce 15 lokalizacji magazynowych i centrum skaningowe w Radomiu, zatrudniając ok. 600 osób.

Tomasz Chaberko