"Czas nauki i chaosu". Sypią się uwagi do KSeF. Oto co zgłasza biznes

KSeF funkcjonuje od niedzieli 1 lutego, ale pierwszym dniem prawdziwego sprawdzianu nowego rewolucyjnego narzędzia jest poniedziałek. Przedsiębiorcy w całej Polsce mają obowiązek przyjmowania faktur w ramach centralnego systemu. Natomiast wystawianie faktur dotyczy jedynie dużych podmiotów (z obrotami powyżej 200 mln zł w 2024 roku), choć i tutaj są odstępstwa. Na stacjach Orlenu np. do 1 kwietnia stosuje się zarówno KSeF, jak i tradycyjne, papierowe faktury.

Przedsiębiorcy dzielą się w sieci pierwszymi wrażeniami z użytkowania systemu. Łukasz Firek, programista ze Śląska na samozatrudnieniu, go chwali. "Standardy, procedury i kontrola dostępu zamiast faktur krążących w losowych załącznikach na kilku mailach. System wymaga jeszcze wielu ulepszeń, ale już spełnia podstawowe funkcjonalności" - napisał w serwisie X.

Restaurator Jakub Tepper ocenił, że o ile utworzenie kont w systemie KSeF jest proste, to już przy integracji z narzędziem do faktur napotkał problemy. "Zrobienie tych kont w systemie KSeF jest banalne, każdy ogarnie. Ale próbuję zintegrować KSeF z (narzędzia - red.) SaldeoSMART, którego używamy do opisywania i obiegu dokumentów w firmach i pojawił się problem, że firm jest więcej niż jedna. Powinienem zostawić certyfikaty i generować tokeny?" - dociekał.

Inny z przedsiębiorców wskazał mu, że zmienił system księgowości dla spółki, bo w ich instrukcji była tylko wzmianka o wgraniu certyfikatów. "W nowym systemie integracja jest prawie automatyczna przez tokeny" - czytamy.

Ministerstwo Finansów informowało, że osoba autoryzująca się profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym może wygenerować maksymalnie dwa certyfikaty. "Aby wygenerować certyfikat w imieniu podmiotu niebędącego osobą fizyczną, należy dokonać autoryzacji za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej" - wyjaśniło MF.

Pan Tomasz natknął się z kolei na problem, gdy chciał skonfigurować system faktur przez narzędzie Comarch - Optima. "Wygenerowałem dziś nowy token. Wprowadziłem go do konfiguracji w Optimie. Nadałem uprawnienia operatorom. Podczas otwierania zakładki KSeF mam komunikat 'Strona KSef chwilowo niedostępna. Sprawdź komunikaty na stronach'. Na stronie nie ma komunikatów o tej sprawie aktualnie" - opisywał.

"Faktury wystawiam w systemie PodatkiPodatki i śmiga bez problemu. Ten sam certyfikat, wersja produkcyjna w Comarchu i błąd. System zaktualizowany" - raportował inny z przedsiębiorców.

Część przedsiębiorców zgłaszała w poniedziałek, że nie mogli zalogować się do KSeF przez Profil Zaufany. "Wystąpił nieoczekiwany błąd" - poinformował w serwisie X Marek Łangalis z firmy dystrybuującej elementy stalowe. Po tym, jak został "przepuszczony", natknął się na kolejny problem z niedostępnością. "Na razie KSeF ma widocznie problemy techniczne. Było wiadome, że tak na początku będzie, więc na razie nie ma co robić sensacji" - podsumował.

Przed południem Ministerstwo Cyfryzacji potwierdziło problem techniczny. "W związku z bardzo dużym zainteresowaniem logowaniem do systemu KSeF 2.0, mogą występować czasowe utrudnienia w logowaniu do Profilu Zaufanego. Osoby korzystające z usług administracji publicznej w celach niezwiązanych z KSeF mogą, jeśli to możliwe, skorzystać z alternatywnych metod identyfikacji" - poinformował resort.

W ocenie Moniki Piątkowskiej, doradczyni podatkowej z Fillup k24, po dobie funkcjonowania KSeF zdał jeden z testów. - Niepokoje związane z wejściem systemu dotyczyły tego, czy udźwignie on ogromną liczbę użytkowników, jak również danych przekazywanych każdego dnia. Jednak aby zweryfikować, czy KSeF zdał ten egzamin, będziemy musieli poczekać i obserwować jego działanie przez co najmniej kilka najbliższych tygodni - mówi nam ekspertka.

Możemy powiedzieć z pewnością, że jest to czas nauki i chaosu. Przedsiębiorcy sprawdzają i testują system. Wielu z nich ruszyło na stacje benzynowe, sprawdzając, w jakiej formie otrzymają fakturę za paliwo. Musimy jednak pamiętać, że jest to okres przejściowy, kiedy część podmiotów wystawia faktury w KSeF, a część jeszcze nie. Będzie tak również na stacjach paliw, gdzie część podmiotów to np. franczyzobiorcy, których obowiązek wystawiania faktur poprzez KSeF jeszcze nie dotyczy. Z pewnością dobrą praktyką przy takim zamieszaniu będzie upewnienie się, jaką drogą otrzymamy fakturę - komentuje dla money.pl Monika Piątkowska.

Dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów Roman Łożyński przekazał w poniedziałek na briefingu prasowym, że poprzez stronę ksef.podatki.gov.pl integratorzy "mogą zgłaszać problemy techniczne". - Zgłoszenie realizujemy na bieżąco, bez opóźnień - zapewnił.

Janusz Pietruszyński, szef serwisu Cire, ocenił, że KSeF działa u niego prawidłowo. "Weryfikowałem dziś rano. System działa bez zarzutów technicznych. System nie jest skomplikowany, zakładka Faktury działa szybko, polecenia systemowe są czytelne, wybory działań intuicyjne" - napisał w serwisie X.

Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych w Fillup k24, przypomina, że przedsiębiorcy powinni zweryfikować, którzy dostawcy energii, usług telekomunikacyjnych, leasingodawcy oraz operatorzy stacji paliw będą po wdrożeniu KSeF nadal przekazywać faktury w formie fizycznej lub elektronicznej poza systemem, a którzy ograniczą ich udostępnianie wyłącznie do KSeF.

"Brak takiej wiedzy może prowadzić do sytuacji, w której faktura zostanie prawidłowo wystawiona i doręczona w KSeF, lecz nie zostanie faktycznie odebrana przez przedsiębiorcę z uwagi na brak procedur lub dostępu do systemu" - ostrzega.

Kluczowe wymogi dla przedsiębiorców dotyczące KSeF (luty 2026):

• powinien sprawdzić integrację systemu fakturowego z KSeF (certyfikat, token czy bezpośrednie połączenie),
• zapewnić dostęp do systemu KSeF w zakresie odbioru faktur od 1 lutego 2026 r. (następnie do wysyłania faktur do KSeF od 1 kwietnia),
• zweryfikować posiadanie pieczęci firmowej z NIP lub złożyć formularz ZAW-FA w celu nadania uprawnień i tym samym sprawdzić możliwość elektronicznego złożenia ZAW-FA przez e-Doręczenia (dotyczy podmiotów niebędących osobami fizycznymi),
• wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami w systemie ministerialnym,
• zweryfikować komunikaty dostawców (energia, telekomunikacja, leasing), czy będą wysyłać faktury tradycyjnie, czy tylko przez KSeF,
• dostosować wewnętrzne procedury monitorowania płatności, aby uniknąć opóźnień w ratach (np. rat leasingowych).

Bartłomiej Chudy, dziennikarz i wydawca money.pl