KSeF wystartował o północy. Sprawdziłem, jak działa system. Powiadomienie zmieniło wszystko

Krajowy System e-Faktur oficjalnie zgodnie z zapowiedziami rozpoczął działanie 1 lutego. Postanowiłem sprawdzić, jak teoria zderza się z praktyką tuż po godzinie 00:00. Pierwszym przystankiem była stacja sieci Orlen. Mimo wejścia w życie nowych przepisów, otrzymałem tam tradycyjną fakturę uproszczoną. Obsługa poinformowała mnie, że pełne wystawianie faktur w KSeF planowane jest w tym punkcie dopiero od kwietnia. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że zgodnie z założeniami ustawodawcy, nowy system nie miał natychmiastowo wyprzeć wszystkich dotychczasowych form dokumentacji. Przykładowo faktury uproszczone, drukowane na paragonach, wciąż pozostają dopuszczalną formą przekazywania informacji między firmami.

Nieco inna sytuacja miała miejsce na drugiej stacji benzynowej, należącej do konkurencyjnej sieci. Tam pracownicy zapewniali, że wystawienie faktury w KSeF powinno być już możliwe. Rzeczywistość okazała się jednak mniej klarowna. Ani ekran aplikacji systemu obsługi, ani otrzymany wydruk nie dawały stuprocentowej pewności, czy dokument jest już fakturą ustrukturyzowaną, czy też należy go szukać we własnym zakresie na koncie w systemie ministerialnym. Aby to zweryfikować, konieczne stało się bezpośrednie zajrzenie do systemu.

Aby przedsiębiorca mógł zarządzać swoimi dokumentami, musi połączyć się z kontem KSeF. W moim przypadku próba ta odbyła się za pomocą programów służących do komunikacji z firmą księgową. Choć techniczna możliwość połączenia istnieje, system uparcie kierował mnie jedynie do tak zwanej wersji demonstracyjnej.

Przy próbie wyboru wersji działającej na autentycznych danych – zwanej w nomenklaturze informatycznej środowiskiem produkcyjnym – pojawiał się komunikat o jej niedostępności. Informacja głosiła, że przywrócenie planowane jest na 1 lutego. Najwyraźniej dla administratorów infrastruktury data ta nie oznaczała momentu tuż po północy. W rezultacie program księgowy nie mógł pobrać żadnych faktur, gdyż nie uzyskał dostępu do autentycznych danych.

Alternatywą dla zewnętrznego oprogramowania jest bezpośrednie logowanie poprzez rządową stronę ap.ksef.mf.gov.pl. W tym przypadku proces przebiegł pomyślnie, jednak lista otrzymanych faktur była pusta. Nie jest to sytuacja zaskakująca ani świadcząca o błędzie. Standardowo podmioty wystawiające dokumenty w nowym systemie mają na przesłanie ich do centralnej bazy określony czas. Choć proces ten powinien być realizowany bez zbędnej zwłoki, techniczne bufory – często wynoszące około dwóch godzin lub więcej – sprawiają, że dokumenty rzadko pojawiają się w systemie w czasie rzeczywistym.

O tym, że system ostatecznie działa przekonałem się o godz. 1:37. Wówczas system księgowy z którego korzystam, wysłał mi maila. "W Scanye znajdziesz nowe faktury z KSeF od Amazon. Kliknij przycisk, aby przejść do faktur" - głosi komunikat.

Po zalogowaniu się do systemu widzę fakturę za zakup, którego dokonałem 30 stycznia. Faktura sama wpłynęła do systemu księgowego - wcześniej faktury z Amazona musiałem wprowadzać ręcznie - jedna po drugiej, pobierając je najpierw jako PDF i wgrywając do systemu. Nowy komunikat dowodzi, że będą pojawiać się w nim automatycznie.

W mediach pojawiają się informacje o tym, że część przedsiębiorców boi się nowego systemu. Pewnych niedogodności obawiają się też księgowi. Natalia Wojcieszak, prezes spółki Finance 4 More w rozmowie z money.pl przyznaje, że okres wprowadzenia systemu nie jest najszczęśliwszy.

- Wprowadzenie KSeF przypadło na najtrudniejszy moment w roku dlaksięgowych: PIT-y, CIT-y, sprawozdania, ZUS-y i dziesiątki innych obowiązków. Trudno nie odnieść wrażenia, że zabrakło realnego szacunku dla pracy branży, która na co dzień dba o prawidłowe wpływy podatkowe do budżetu państwa - ocenia.

Księgowi poświęcili ogrom czasu na przygotowania, a dziś zamiast chwili na refleksję i uporządkowanie zmian muszą przede wszystkim uspokajać przerażonych przedsiębiorców bombardowanych chaosem informacyjnym. W obecnej sytuacji przedsiębiorcy najbardziej potrzebują spokoju, klarownych informacji i poczucia bezpieczeństwa w obszarze księgowości. To dziś największa wartość na tym etapie - wskazała.

Dla wielu przedsiębiorców kluczowym wyzwaniem pierwszych dni będzie sama procedura łączenia systemów księgowych z platformą ministerstwa. Proces ten, zarówno przy wykorzystaniu komercyjnego programu księgowego, jak i aplikacji ministerialnej, przebiega według zbliżonego schematu. W przypadku oprogramowania zewnętrznego należy odnaleźć funkcję integracji z KSeF. Wymaga to zazwyczaj podpisania specjalnego pliku XML, co dla osób niekorzystających na co dzień z zaawansowanych narzędzi cyfrowych może brzmieć skomplikowanie, lecz w praktyce opiera się na znanych mechanizmach.

Procedura ta nie jest trudna i opiera się w dużej mierze na Profilu Zaufanym. Użytkownik musi pobrać niewielki plik generowany przez system, a następnie podpisać go, logując się na przykład do swojej bankowości elektronicznej lub wykorzystując profil zaufany na stronach rządowych. Podpisany cyfrowo plik wgrywa się następnie w dedykowanym oknie aplikacji. Całość operacji jest stosunkowo prosta i intuicyjna dla każdego, kto załatwiał już sprawy urzędowe online.

Alternatywną metodą autoryzacji, z której mogą korzystać systemy księgowe, jest wykorzystanie tak zwanego tokenu autoryzacyjnego. Jest to ciąg znaków generowany bezpośrednio w systemie KSeF, który następnie wkleja się w ustawieniach programu księgowego. Generując taki token, przedsiębiorca musi pamiętać o nadaniu odpowiednich uprawnień. Kluczowe jest zaznaczenie opcji pozwalających na wystawianie faktur oraz ich przeglądanie. Bez tych atrybutów integracja może okazać się bezużyteczna, a program księgowy nie będzie w stanie ani wysłać dokumentu sprzedaży, ani pobrać faktury kosztowej.

Warto pamiętać, że środowisko demonstracyjne, z którym miałem do czynienia podczas nocnych testów, służy jedynie jako poligon doświadczalny. Uwierzytelnienie wykonane w trybie demo nie przenosi się automatycznie na środowisko produkcyjne. Oznacza to, że gdy system zacznie działać w pełni stabilnie na prawdziwych danych, procedurę łączenia i autoryzacji trzeba będzie przeprowadzić ponownie. Należy również zwrócić uwagę na spójność danych – numer NIP podawany w programie księgowym musi być tożsamy z tym, którym uwierzytelniamy się w systemie KSeF. Rozbieżności w tym zakresie są jedną z najczęstszych przyczyn problemów z połączeniem.

Pierwsze godziny funkcjonowania systemu pokazują, że choć infrastruktura została uruchomiona, pełna płynność obrotu dokumentami w nowym standardzie będzie wymagała czasu. Zarówno systemy po stronie ministerstwa, jak i procedury w firmach (takich jak odwiedzone stacje paliw) wciąż znajdują się w fazie rozruchu.

Robert Kędzierski, dziennikarz money.pl