Coraz bliżej do KSeF. Jakie obowiązki, jakie kary? Oto co trzeba wiedzieć

Pierwsze z nich określa konkretne przypadki, w których podatnik nie musi (chociaż może) wystawiać faktur w KSeF.

W niektórych sytuacjach, z uwagi na uwarunkowania techniczne, można posługiwać się innym dokumentem zamiast klasyczną fakturą, zachowując prawo do odliczenia tzw. podatku naliczonego. Tak jest np. w przypadku biletów PKP, o ile zawierają elementy wskazane w rozporządzeniu. Po wejściu w życie KSeF będzie podobnie. Mimo, że faktura ustrukturyzowana ma określony schemat i format XML, to jednak będą wyjątki, w których będzie się można posługiwać innym dokumentem. Będzie to dotyczyło następujących przypadków:

• usług przejazdów autostradą dokumentowanych paragonem z NIP,
• przewozu osób potwierdzanego biletami traktowanymi jako faktura,
• opłat za kontrolę i nadzór lotniczy, usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, dokumentowanych fakturami uproszczonymi,
• samofakturowania przy transakcjach z podmiotami zagranicznymi bez polskiego NIP.

Drugie rozporządzenie wprowadza zmiany w zasadach wystawiania faktur uproszczonych w KSeF.

Faktury uproszczone to dokument VAT dla transakcji o wartości do 450 zł brutto (lub 100 euro), który może nie zawierać wybranych elementów takich jak: imię i nazwisko/nazwa oraz adres nabywcy, cena jednostkowa netto, stawki VAT czy wartość sprzedaży netto. Z tych względów np. paragon z numerem NIP jest traktowany jak faktura uproszczona i pozwala na odliczenie VAT.

Rozporządzenie dostosowuje do KSeF zasady wystawiania faktur uproszczonych przez podatników zwolnionych z VAT i faktur uproszczonych dokumentujących transakcje zwolnione z VAT.

Przypomnę, że aktualnie podatnicy zwolnieni z VAT (np. ze względu na limit obrotów) co do zasady nie mają obowiązku posługiwania się numerem NIP. Od lutego 2026 r. na fakturach uproszczonych, które będą wystawiane w KSeF, podatnicy będą jednak musieli podawać swój NIP. Ten numer wystawcy jest niezbędny do realizacji obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to właśnie po NIP następuje identyfikacja podatnika.

Ale już w przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, np. na rzecz konsumenta, podatnik nie będzie musiał podawać tego numeru. NIP nabywcy będzie podawany na fakturze uproszczonej, o ile nabywca się nim posługuje.

Trzecie z rozporządzeń odwołuje się do zasad korzystania z nowego systemu, w szczególności określa rodzaje uprawnień do korzystania z systemu oraz procedury ich nadawania i odbierania, w tym wzór zawiadomienia (ZAW-FA) – a więc formularza, na którym osoby prawne (nie posiadające pieczęci kwalifikowanej) będą dokonywać do urzędu skarbowego zgłoszenia osoby fizycznej do KSeF, która następnie będzie mogła nadać uprawnienia innym osobom.

Rozporządzenie zawiera też inne rozwiązania techniczne, w tym metody uwierzytelniania użytkowników czy procedury związane z fakturami z załącznikami.

Ostatnie rozporządzenie ma na celu dostosowanie zakresu raportowanych danych do ostatnich zmian w ustawie VAT.

Nakłada obowiązek podawaniu w ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_VAT numeru KSeF faktury, oraz innych oznaczeń dla faktur wystawionych lub otrzymanych poza KSeF, według schematu:

OFF – faktura w XML, która jeszcze nie posiada numeru KSeF na dzień złożenia ewidencji (offline 24, awaria, niedostępność systemu);

BFK – faktura elektroniczna lub papierowa spoza KSeF;

DI – dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF.

Co prawda, nie będzie konieczności korygowania ewidencji sprzedaży/zakupu o uzupełnienie nr KSeF faktur, którym na dzień przesłania ewidencji ten numer nie został nadany, ale wyjątkiem będą faktury sprzedaży wystawione w trybie offline24, które uzyskają numer KSeF już po złożeniu JPK_VAT z deklaracją – wówczas korekta będzie wymagana, chociaż w praktyce takie sytuacje mogą wystąpić sporadycznie.

Problematyczne może być też uzupełnianie ewidencji zakupu o numery KSeF. Ministerstwo zapewnia co prawda, że oprogramowanie rządowe, a więc e-mikrofirma będzie automatycznie zasilać JPK_VAT z deklaracją fakturami otrzymanymi w KSeF, wraz z ich numerem KSeF, ale już w przypadku rozwiązań komercyjnych to, czy taki automatyzm zostanie przewidziany, zależy od dostawców oprogramowania i firm wdrażających KSeF.

Nowy obowiązek będzie dotyczył ewidencji JPK_VAT już za okresy rozliczeniowe od 1 lutego 2026 r.

Co ważne, sankcje za niedopełnienie obowiązków KSeF, takich jak brak wystawiania faktur w KSeF czy brak przesłania faktury do KSeF w odpowiednim terminie wejdą w życie dopiero od stycznia 2027 r. Takiego odroczenia nie będzie niestety w przypadku błędów w plikach JPK_VAT z deklaracją w zakresie uzupełniania ewidencji o numery KSeF.

Przypomnijmy, że w przypadku stwierdzenia przez urzędników skarbówki błędów w plikach JPK_VAT, podatnicy mogą zostać wezwani do ich usunięcia. Jeżeli podatnik nie skoryguje błędów w terminie (zwykle 14 dni) albo nie przedstawi wyjaśnień i nie udowodni, że błędu nie ma, urząd może nałożyć karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy taki błąd.

Kary za błędy w plikach JPK_VAT nie mają jednak charakteru automatycznego i mogą zostać nałożone dopiero w sytuacji, gdy podatnik nie skoryguje błędów po uprzednim wezwaniu przez naczelnika urzędu skarbowego.

Małgorzata Samborska, doradca podatkowy