Wielka rewolucja dla firm coraz bliżej. Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Krajowy System e-Faktur stanie się codziennością już 1 lutego 2026 r. Nawet jeśli niektórzy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od kwietnia przyszłego roku, a niewielka grupa dopiero od 2027 r. – to wszyscy prowadzący działalność gospodarczą już od lutego muszą zacząć korzystać z KSeF, żeby odbierać faktury wystawione na ich rzecz przez innych przedsiębiorców. Warto zatem uporządkować najważniejsze zasady logowania.

KSeF - Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma, która umożliwi wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Docelowo obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF mają być objęci wszyscy przedsiębiorcy, chociaż odbywać się to będzie etapami.

Od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w tym systemie stanie się obowiązkowe dla podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli wartość sprzedaży powyżej 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałych podatników z wyłączeniem najmniejszych, a więc tych, których obrót w żadnym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł. Tych ostatnich obowiązek będzie dotyczył od 2027 r.

Jednak już od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą zobowiązani do odbierania faktur przy użyciu KSeF. Tu ustawodawca nie przewidział etapów. To dlatego, że ci, którzy będą wystawiać faktury w KSeF, nie mają obowiązku przesyłać ich do swoich kontrahentów w inny sposób niż tylko udostępnić je w systemie, a to oznacza, że już od lutego 2026 r. niektóre dokumenty przedsiębiorcy odbiorą jedynie z KSeF.

Dotyczy to przede wszystkim faktur z firm, które fakturują masowego odbiorcę, a więc np. za energię elektryczną, usługi telekomunikacyjne. Trzeba więc wiedzieć, jak dostać się do nowego systemu.

Sposobów logowania do niego jest kilka. W zależności od tego, czy jesteśmy osobą fizyczną, czy reprezentujemy firmę, ścieżka autoryzacji może wyglądać inaczej.

Użytkownik nie musi zakładać konta w systemie. Korzystanie z KSeF wymaga jednak weryfikacji posiadanych uprawnień oraz uwierzytelnienia. Uwierzytelnienie to potwierdzenie tożsamości danej osoby fizycznej lub podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu. Działania wykonywane w KSeF nie są bowiem anonimowe.

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają już nadane tzw. uprawnienia właścicielskie. W ich przypadku wystarczy się zalogować do KSeF, aby zacząć z niego korzystać samodzielnie lub nadać uprawnienia innym podmiotom, np. księgowemu lub biuru rachunkowemu.

W przypadku osób prawnych, np. spółek, sprawa wygląda inaczej. Można albo wykupić tzw. pieczęć kwalifikowaną (rodzaj podpisu elektronicznego dla firmy) i autoryzować dostęp do KSeF jako osoba prawna, albo upoważnić do tego konkretną, zidentyfikowaną po numerze PESEL osobę fizyczną.

Musi to być osoba zaufana w firmie. Jej dane należy zgłosić do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego na formularzu ZAW-FA. Można to zrobić papierowo lub elektronicznie. Formularz należy podpisać zgodnie z reprezentacją wynikającą z KRS. Urząd skarbowy zazwyczaj przetwarza taki wniosek przez kilka dni, czasem 1-2 tygodnie. Po tym czasie osoba zgłoszona może już logować się do systemu. Co ważne, na ZAW-FA należy zgłosić wyłącznie jedną osobę, która w takim przypadku stanie się administratorem KSeF. Po zalogowaniu do systemu może ona nadawać uprawnienia innym osobom i podmiotom.

• Profil Zaufany – najpopularniejszy sposób dla osób fizycznych, przedsiębiorców JDG oraz osób uprawnionych do działania w imieniu firmy,
• e-Dowód – logowanie przy użyciu elektronicznego dowodu osobistego,
• podpis kwalifikowany – stosowany zarówno przez osoby fizyczne, jak i prawne, jeśli podpis zawiera weryfikowalne dane identyfikacyjne.

Po pierwszym zalogowaniu możliwe będzie także wygenerowanie tokenów oraz certyfikatów, które również będą umożliwiały logowanie do systemu, chociaż te ostatnie będą aktywne dopiero po 1 lutego 2026 r.

Małgorzata Samborska, doradca podatkowy