Rewolucja, od której nie ma odwrotu. Małe firmy też muszą być na nią gotowe

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych - czytamy w rządowym serwisie podatki.gov.pl. Wdrożenie KSeF ma służyć cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur, ma też usprawnić obieg dokumentów. Pozwoli także unikać błędów przy ich wystawianiu. Według danych GUS na koniec pierwszego kwartału 2025 r. w Polsce było 2,8 mln aktywnych przedsiębiorstw - KSeF obejmie je wszystkie. Z tej liczby 2,7 mln to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Już od 1 lutego 2026 roku wszyscy podatnicy – również mikrofirmy i jednoosobowe działalności gospodarcze – powinni umieć przynajmniej pobrać faktury w KSeF. Natomiast obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie poszczególne grupy firm w następujących etapach:

• Od 1 lutego 2026 r. – duże firmy, których obrót (z VAT) w 2024 r. przekroczył 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy VAT, w tym małe i średnie przedsiębiorstwa oraz jednoosobowe działalności gospodarcze (z wyjątkiem najmniejszych).
• Od 1 stycznia 2027 r. – podmioty, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.

Podkreślmy, że powyższe terminy dotyczą jedynie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Natomiast na odbiór faktur z systemu trzeba być gotowym wcześniej, już od 1 lutego 2026 r. To dlatego, że po uruchomieniu obowiązkowego KSeF firmy, które się w nim znajdą, nie będą już musiały przekazywać faktur kontrahentom w inny sposób (np. w wersji papierowej czy PDF-em).

Po wprowadzeniu KSeF klient będący przedsiębiorcą, kupując towar lub usługę, co do zasady nie otrzyma papierowej faktury ani PDF-a. Fakturę powinien sobie pobrać samodzielnie, bezpośrednio z KSeF. To ważne tym bardziej, że datą otrzymania faktury będzie moment jej udostępnienia w KSeF, niezależnie od tego, czy kontrahent tam sięgnie, czy nie.

Wyjątki będą dotyczyły tylko nielicznych przypadków, m.in. faktur drukowanych z kas fiskalnych (do końca 2026 r.), biletów kolejowych PKP czy opłat za autostrady. Do końca 2026 r. będzie się też można posługiwać fakturą uproszczoną w postaci paragonu z NIP.

Poza tym, trzeba sobie uświadomić, że proces identyfikowania faktur w KSeF może być trudniejszy od wystawiania faktur w tym systemie, zwłaszcza w dużych firmach. To dlatego, że wszystkie faktury trafią tam do ogólnego zbioru zakupów, czasem bez jednoznacznego oznaczenia. W pierwszej kolejności trzeba więc będzie sprawdzić, co to za faktury, czego one dotyczą. Utrudniona może być np. weryfikacja faktur dotyczących delegacji pracowniczych i powiązania dokumentów z konkretną osobą.

W nowej strukturze faktury FA(3), która będzie obowiązywać od lutego, przewidziano co prawda pole "Podmiot3 / Pracownik", ale sprzedawcy nie są zobligowani do jego wypełniania, a i pracownicy firmy, jeśli nie będą przeszkoleni, nie będą wiedzieli, jakie informacje przekazać sprzedawcy.

Faktury ustrukturyzowane będą dokumentami w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną FA(3). Dlatego przedsiębiorcy w pierwszej kolejności muszą upewnić się, że ich programy księgowe i systemy ERP będą potrafiły zarówno generować i walidować takie pliki, jak i odbierać je z KSeF i przetwarzać. Mali przedsiębiorcy będą też mogli korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl, takich jak:

• Aplikacja Podatnika KSeF,
• e-mikrofirma (dostępna w e-Urzędzie Skarbowym).

Dzięki połączeniu konta z KSeF będzie można wystawiać i odbierać faktury, a także automatycznie przenosić je do ewidencji VAT.

Aby zacząć korzystać z KSeF, konieczne jest uzyskanie odpowiedniego dostępu i uwierzytelnienie.

• Osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie (np. JDG) mogą logować się do KSeF przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
• Osoby prawne muszą złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, aby nadać dostęp konkretnej osobie fizycznej, lub użyć pieczęci kwalifikowanej, o ile firma taką pieczęć posiada.

W dalszej kolejności podatnik może nadać dostęp do KSeF innym osobom – np. pracownikom, biuru rachunkowemu czy współpracownikom. Uprawnienia mogą obejmować m.in. wystawianie faktur, przeglądanie dokumentów i zarządzanie kontami użytkowników.

O wydanie certyfikatu można będzie występować w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) już od 1 listopada 2025 r.

Zanim KSeF stanie się obowiązkowy, każda firma powinna zadbać nie tylko o dostęp i certyfikaty, ale również przetestować proces fakturowania, zarówno wystawiania faktur, jak i ich odbierania. W środowisku testowym można sprawdzić możliwość wystawienia faktury, czy spełnia ona wymogi formatu XML FA(3), czy została poprawnie przyjęta i czy otrzymała UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale i organizacyjna. Poza aktualizacją oprogramowania, konieczne jest przeszkolenie pracowników, wprowadzenie zmian w obiegu dokumentów, ustalenie procedur postępowania w przypadku faktur pracowniczych, określenie zasad postępowania w przypadku awarii lub niedostępności KSeF.

Im szybciej to zostanie zrobione, tym mniejsze ryzyko, że w lutym 2026 roku firma utknie w chaosie fakturowym. I mimo że kary i sankcje zaczną obowiązywać od 2027 r., to lepiej być gotowym wcześniej, niż się spóźnić i narazić firmę na ryzyka.

Małgorzata Samborska, doradca podatkowy