Rewolucja dla blisko 3 mln firm. Muszą zmienić sposób wystawiania faktur

Według danych GUS, na koniec pierwszego kwartału 2025 r. w Polsce było 2,8 mln aktywnych przedsiębiorstw, z czego 2,7 mln to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkie firmy w Polsce, choć dla mikrofirm przewidziano bardziej elastyczny okres przejściowy.

KSeF zostanie wdrożony w dwóch etapach. Od 1 lutego 2026 roku dotyczyć będzie firm, których obrót w 2025 roku przekroczy 200 milionów złotych. Dla pozostałych przedsiębiorstw system stanie się obligatoryjny od 1 kwietnia 2026 roku, z ewentualnym przedłużeniem okresu przejściowego do początku 2027 roku dla mikrofirm osiągających obroty poniżej 10 tysięcy złotych miesięcznie.

To oznacza, że zdecydowana większość firm z sektora MŚP będzie musiała przygotować się na nowy sposób wystawiania i otrzymywania faktur - wyłącznie przez KSeF, ponieważ wystawianie faktur poza tym systemem nie będzie możliwe.

System KSeF wprowadza faktury ustrukturyzowane, oparte na formacie XML, zintegrowane z centralną bazą danych Ministerstwa Finansów. Każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny (XF ID), który będzie obowiązkowy także w tytułach przelewów bankowych. Dokumenty wysyłane e-mailem w formacie PDF, powszechne dziś w obiegu gospodarczym, nie będą uznawane za faktury w rozumieniu przepisów podatkowych - wyjaśnia Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG.

Podkreśla przy tym, że skutki wdrożenia KSeF będą szczególnie odczuwalne dla małych firm:

- Największą barierą dla sektora MŚP może być konieczność odejścia od prostych narzędzi, takich jak Word czy Excel. Dla wielu firm, które dotąd wystawiały faktury ręcznie i wysyłały je e-mailem, integracja z KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale i organizacyjna. Potrzebne będzie wdrożenie systemów księgowych zdolnych do komunikacji z KSeF, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem na przeszkolenie personelu - podkreśla ekspert NFG.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje wyłącznie dokumenty zawierające numer NIP nabywcy. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy wystawiający faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej - tzw. faktury imienne - nie muszą ich rejestrować w systemie. Podobnie jest w przypadku sprzedaży rejestrowanej przy użyciu paragonów fiskalnych bez NIP - dokumenty te nie podlegają obowiązkowi raportowania w KSeF.

Jednak sytuacja zmienia się w momencie, gdy klient - nawet jako osoba fizyczna - poda swój NIP w celu wystawienia faktury. Wówczas przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją przez system KSeF. Dotyczy to również paragonów z NIP-em, do których następnie wystawiana jest faktura.

- To rozróżnienie jest szczególnie istotne dla firm działających w modelach mieszanych, łączących sprzedaż B2C i B2B, jak na przykład gabinety lekarskie, zakłady fryzjerskie, usługi szkoleniowe czy branża beauty. W ich przypadku konieczne będzie wdrożenie procesów pozwalających na szybką identyfikację transakcji wymagających raportowania w KSeF oraz rozdzielenie dokumentów, które systemowi nie podlegają - zwraca uwagę Emanuel Nowak.

Choć wiele mówi się o wymogach i trudnościach z tym związanych, eksperci zwracają uwagę na korzyści wynikające z centralizacji systemu fakturowania, które mogą być długofalowe.

- KSeF umożliwia przechowywanie faktur przez okres 10 lat, eliminując konieczność ich papierowej archiwizacji. Firmy zyskają dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym, co może skrócić czas potrzebny na weryfikację, rozliczenia VAT i księgowanie - uważa ekspert.

Inni idą jeszcze dalej, podkreślając, że KSeF to nie tylko narzędzie fiskalne, ale też szansa na poprawę płynności finansowej w firmie.

- Przedsiębiorstwa, które odpowiednio wcześnie zintegrują swoje systemy informatyczne oraz przeprowadzą kompleksowe szkolenia personelu, mogą uzyskać wymierną przewagę konkurencyjną. Usprawniony dostęp do danych sprzyja skutecznemu monitorowaniu płynności finansowej i umożliwia szybsze reagowanie na potencjalne opóźnienia płatności - ocenia Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej.

Jego zdaniem, "wdrożenie KSeF ma szansę znacząco poprawić dyscyplinę płatniczą w sektorze MŚP, szczególnie w kontekście pogarszającej się terminowości rozliczeń pomiędzy firmami". - Brak bieżącego dostępu do informacji o fakturach stanowi obecnie jedną z głównych przyczyn powstawania zatorów płatniczych. Przedsiębiorcy często otrzymują sygnały o przeterminowanych należnościach z opóźnieniem, co uniemożliwia niezwłoczne podejmowanie działań i wiąże się z utratą płynności finansowej. KSeF, dzięki natychmiastowej wymianie danych, pozwoli szybciej identyfikować transakcje obarczone ryzykiem oraz skutecznie przeciwdziałać powstawaniu spirali zadłużenia - wyjaśnia prezes KRD.

Długi przedsiębiorstw w Polsce wynoszą ponad 11,2 mld zł i ma je prawie 269 tys. firm. 60 proc. z nich to jednoosobowe działalności gospodarcze. TOP3 najbardziej zadłużonych sektorów to handel - 2,6 mld zł (w tym 1,4 mld zł należy do JDG-ów), budownictwo - 1,8 mld zł (w tym JDG-i 0,8 mld zł) transport - 1,6 mld zł (w tym JDG-i 0,9 mld zł) - informuje KRD.

- Skalę zadłużenia w gospodarce można by zmniejszyć, gdyby firmy częściej stosowały narzędzia prewencyjne, takie jak bieżące monitorowanie faktur czy weryfikacja wiarygodności finansowej partnerów. Zaś możliwość podglądu faktur tuż po ich wystawieniu oznacza, że właściciel firmy nie będzie musiał czekać na sygnał od księgowej. Sam zobaczy, że płatność się spóźnia i może szybciej podjąć działania windykacyjne - uważa Adam Łącki.

Nie bez znaczenia jest to, że faktury wystawione przez KSeF będą od razu trafiać do systemu odbiorcy, co wyeliminuje ryzyko opóźnień wynikających z błędnego adresowania czy zagubionych wiadomości e-mail. Ministerstwo Finansów deklaruje także utrzymanie trybu offline do końca 2026 roku, z obowiązkiem przesłania faktury do systemu w ciągu 24 godzin.

Wprowadzenie KSeF nie będzie jednak procesem bezbolesnym. Do końca lipca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym brak zgodności z nowym systemem nie skutkuje sankcjami. Po tej dacie przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do wymogów, mogą spodziewać się kar skarbowych, w tym sankcji VAT.

- Czas wdrożenia KSeF należy potraktować jako inwestycję. Im wcześniej firma rozpocznie przygotowania, tym większa szansa, że proces ten nie zakłóci bieżącej działalności. Warto pamiętać, że automatyzacja i cyfryzacja nie są już tylko domeną dużych podmiotów. Przyszłość MŚP zależy od gotowości do adaptacji i elastyczności w obliczu zmian regulacyjnych - przekonuje Emanuel Nowak.

Choć KSeF wprowadza szereg obowiązków, może też przyczynić się do unowocześnienia procesów finansowych w polskich firmach. Dla małych przedsiębiorstw będzie to okazja do przeskoku technologicznego, który w dłuższej perspektywie może okazać się impulsem do rozwoju i lepszej kontroli nad finansami. Automatyzacja, bezpieczeństwo danych i poprawa płynności finansowej to tylko niektóre z wymiernych efektów, jakie firmy mogą osiągnąć dzięki wdrożeniu KSeF.

źródło: KRD