Rewolucja w podatkach. Papierowe faktury znikną z obiegu?

Krajowy system e-faktur (KSeF) to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych, która ma na celu pełną cyfryzację obiegu dokumentów księgowych w Polsce.

System funkcjonuje od stycznia 2022 roku w formie dobrowolnej, jednak już od 1 lutego 2026 roku stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, których obroty za 2024 r. przekroczyły 200 mln zł rocznie (wraz z podatkiem), a od kwietnia 2026 roku – dla pozostałych firm. Obowiązek ten obejmie transakcje między przedsiębiorcami, tzw. business-to-business (B2B). W relacjach z konsumentami korzystanie z KSeF pozostanie dobrowolne.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, w okresie obligatoryjnego KSeF papierowa forma faktury będzie zbędna, stanie się raczej uprzejmością sprzedawcy względem nabywcy. Nawet przekazywanie faktury w formie elektronicznej (np. w PDF) nie będzie obowiązkowe. Zasadą będzie, że inni przedsiębiorcy będą musieli pobrać sobie faktury z systemu KSeF.

Jednak faktury papierowe nie znikną całkowicie. Nadal będą stosowane w kilku sytuacjach:

• Transakcje z konsumentami - w relacjach typu business-to-consumer (B2C), można będzie nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne w innych formatach niż ustrukturyzowane (np. PDF). To dlatego, osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie będą miały dostępu do KSeF. Faktury muszą więc być im przekazane w inny sposób, poza tym nie muszą to być faktury ustrukturyzowane, gdyż korzystanie z KSeF w relacjach z konsumentami będzie dobrowolne.
• Transakcje z podmiotami zagranicznymi - kontrahenci zagraniczni, o ile nie są zarejestrowani na VAT w Polsce i nie mają tu stałego miejsca prowadzenia działalności również nie będą miały dostępu do KSeF, a więc również w tych relacjach będzie trzeba dostarczyć fakturę w sposób uzgodniony z kontrahentem. Może być to papierowa faktura.
• Specyficzne procedury - faktury wystawiane w ramach OSS (One Stop Shop), IOSS (Import OSS) czy przy sprzedaży za pomocą biletów, nie podlegają KSeF.
• Awarie KSeF - w przypadku awarii przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane poza systemem, z obowiązkiem późniejszego ich przesłania do KSeF.
• Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP - te formy będą uznawane za faktury do końca 2026 roku, po tym czasie całkowicie znikną.
• Mikro-przedsiębiorcy - również do końca 2026 roku będą mogli wystawiać papierowe faktury najmniejsi przedsiębiorcy.

Ponadto, w odpowiedzi na liczne wątpliwości przedsiębiorców, projekt KSeF 2.0 przewiduje jeszcze specjalny tryb, tzw. Offline 24 – mechanizm umożliwiający wystawianie faktur w trybie offline nawet bez awarii systemu. Jest to trwałe rozwiązanie skierowane m.in. do firm, które fakturują klientów zagranicznych lub konsumentów krajowych nieposługujących się numerem NIP. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe będzie wystawienie faktury np. na stacji benzynowej dla kierowcy z zagranicy, czy osoby fizycznej, która potrzebuje faktury, bez konieczności natychmiastowego połączenia z KSeF, a więc ryzyka zablokowania kolejki do kasy.

Dalej będą też mogły funkcjonować papierowe faktury pro forma. To dlatego, że nie są fakturami. Są wystawiane w celach wyłącznie informacyjnych.

Choć KSeF niesie ze sobą potencjał optymalizacji kosztów i uproszczenia procesów, jego wdrożenie wiąże się również z wyzwaniami. Wiele firm - szczególnie mniejszych - nadal korzysta z papierowych dokumentów. Szacuje się, że nawet jedna trzecia przedsiębiorców nie wystawia jeszcze faktur elektronicznych. Przyczynami są m.in.: przyzwyczajenia, brak zaufania do rozwiązań cyfrowych, obawy o bezpieczeństwo danych i większa intuicyjność pracy z dokumentem papierowym.

Chociaż KSeF stanowi krok milowy w kierunku cyfryzacji polskiej gospodarki i może przynieść wymierne korzyści w postaci uszczelnienia systemu podatkowego i zwiększenia wpływów z VAT, nie oznacza on definitywnego końca papierowych faktur. Te nadal będą obecne – choć w mniejszym zakresie – szczególnie w transakcjach z konsumentami, w specyficznych procedurach, przy awariach systemu oraz w ramach wyjątków przewidzianych prawem. Papierowe faktury nie znikną więc, ale ze sceny zejdą do roli drugoplanowej.

Małgorzata Samborska, doradca podatkowy