Nie taki KSeF straszny, jak go malują. Rewolucja niemal nie dotknie konsumentów

Choć o systemie mówi się od kilku lat, a część firm testuje go dobrowolnie, kluczowa data zbliża się nieuchronnie. 1 lutego 2026 roku system KSeF stanie się obowiązkowy dla największych podmiotów, a wkrótce potem dla pozostałych przedsiębiorców. Zmiana ta wymusi na firmach nie tylko aktualizację oprogramowania, ale przede wszystkim zmianę myślenia o tym, czym w świetle prawa jest faktura.

Najważniejszą zmianą, jaką niesie za sobą KSeF, jest redefinicja dokumentu księgowego. Dotychczasowe przyzwyczajenia przedsiębiorców, polegające na przesyłaniu faktur mailem w formacie PDF lub wręczaniu ich w formie papierowej, odejdą do lamusa, co kluczowe - w relacjach między firmami.

KSeF to nie tylko nowe narzędzie do wysyłki faktur – to zmiana w samej definicji faktury w rozumieniu ustawy o VAT w obrocie gospodarczym. Faktury w formacie PDF oraz papierowe dokumenty w relacjach B2B tracą moc prawną i stają się jedynie wizualizacją danych, które i tak muszą zostać przesłane za pośrednictwem KSeF. Samo ich umieszczenie w systemie jest równoznaczne z przesłaniem faktury – tłumaczy w rozmowie z money.pl Joanna Łuksza, Kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w ifirma.pl.

Ekspertka podkreśla, że wdrożenie systemu oznacza wprowadzenie jednego, dominującego standardu cyfrowego, jakim jest struktura XML. Wszystkie inne formy staną się w obrocie profesjonalnym rozwiązaniami marginalnymi. Dla konsumentów, zwykłych obywateli zmienia się znacznie mniej.

Faktury papierowe lub inne faktury elektroniczne nadal będą mogły funkcjonować w relacjach z konsumentami (B2C) oraz w części transakcji zagranicznych, jednak w codziennym obiegu dokumentów B2B zmiana w kierunku KSeF jest nieunikniona. Nie chodzi więc o "nowe narzędzie obok starych metod". Jeżeli firma nie dostosuje swoich systemów do KSeF i nie wystawi faktury za pośrednictwem tego systemu, nawet tradycyjna faktura elektroniczna, na przykład PDF, nie będzie miała mocy prawnej dla kontrahenta w rozliczeniach B2B – zaznacza Joanna Łuksza w komentarzu dla money.pl.

Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorcy, który wystawi dokument w starym stylu? Jeśli przedsiębiorca wygeneruje fakturę w formie PDF albo w innej postaci elektronicznej, to i tak właściwa faktura musi zostać wystawiona i przesłana za pośrednictwem KSeF.

– Dla części firm tylko ta faktura, w formacie ustrukturyzowanym (XML), będzie uznawana za ważną prawnie. Jeżeli dodatkowo do tej samej transakcji zostanie wygenerowany plik PDF lub wydruk papierowy, będzie to wyłącznie wersja poglądowa i informacyjna, bez samodzielnego znaczenia prawnego – dodaje ekspertka ifirma.pl.

Zmiany dotkną także dokumenty fiskalne. Faktury uproszczone oraz paragony z NIP, które dokumentują sprzedaż B2B, zgodnie z aktualnymi założeniami mają być wystawiane w KSeF od 2027 roku. Oznacza to, że z czasem nawet tradycyjny wydruk z kasy fiskalnej przestanie być wystarczającym dowodem księgowym dla firm. - PDF, papier, faktury uproszczone – stają się wyjątkami od tej reguły. Sprzedaż B2B (z określonymi w ustawie wyjątkami) co do zasady musi być fakturowana w KSeF - tłumaczy ekspertka.

Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, istotną kwestią techniczną będzie sposób dostępu do systemu. W przeciwieństwie do innych usług publicznych, ścieżka logowania może okazać się nieco bardziej skomplikowana dla osób nieposiadających odpowiednich narzędzi.

Logowanie do KSeF dla osoby fizycznej jest możliwe za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. W oficjalnych materiałach resortu finansów czytamy, że taka osoba może zalogować się do KSeF, korzystając z Podpisu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W przypadku, gdy podpis nie zawiera NIP ani PESEL, trzeba zgłosić dane tego podpisu. Należy to zrobić, korzystając z formularza ZAW-FA. System na tej podstawie powiąże dany podpis z konkretnym podatnikiem – wyjaśnia w rozmowie z money.pl Joanna Łuksza.

Ekspertka zwraca uwagę na istotną różnicę w porównaniu do systemów takich jak PUE ZUS (obecnie eZUS), do których przyzwyczaili się przedsiębiorcy.

– Oznacza to, że w praktyce tylko przedsiębiorca, który założył poprzez bankowość elektroniczną Profil Zaufany, użyje do logowania do KSeF bankowości pośrednio. Przedsiębiorca jednak nie znajdzie tutaj drogi bezpośredniej, to jest logowania poprzez samą bankowość w celu przekazania swoich danych do KSeF. Czyli nie znajdzie takiej opcji, jaką obecnie udostępnia na przykład ZUS do logowania się do eZUS – przestrzega Joanna Łuksza.

Jest jednak rozwiązanie dla osób, które dotychczas nie korzystały z tych narzędzi. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada Profilu Zaufanego, ale korzysta z bankowości internetowej, może zazwyczaj szybko założyć taki profil za pośrednictwem swojego banku.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zostało podzielone na etapy, aby dać rynkowi czas na adaptację. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w systemie obejmie podmioty, u których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła kwotę 200 mln złotych brutto.

Pozostali podatnicy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze, zostaną objęci tym wymogiem od 1 kwietnia 2026 roku. Należy jednak zwrócić uwagę na kluczowy niuans: daty te dotyczą obowiązku wystawiania faktur. Obowiązek ich odbierania z systemu wchodzi w życie wcześniej dla wszystkich.

Przedsiębiorcy będą zobowiązani do pobierania faktur z KSeF już od 1 lutego 2026 roku, niezależnie od wielkości firmy. Oznacza to, że nawet jeśli mała firma nie musi jeszcze wystawiać faktur w nowym systemie, to musi być gotowa na ich odbiór od swoich większych kontrahentów (np. dostawców energii, usług telekomunikacyjnych czy leasingodawców).

W nowym reżimie prawnym nabywca nie musi już wyrażać zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Od lutego 2026 roku jest to wymóg ustawowy. Faktura jest uznana za otrzymaną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego w systemie KSeF.

Wystawca nie ma obowiązku dodatkowego informowania nabywcy o wystawieniu dokumentu. Jeśli na fakturze widnieje NIP nabywcy, dokument trafi automatycznie do jego "skrzynki" w KSeF. Ministerstwo Finansów porównuje ten proces do obsługi skrzynki e-mail – jeśli kontrahent nie wyśle faktury w inny sposób, należy ją po prostu pobrać z systemu.

Przedsiębiorcy mają do dyspozycji kilka narzędzi do obsługi tego procesu.

Pierwszą opcją są darmowe narzędzia ministerialne, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF (dostępna przez przeglądarkę), aplikacja mobilna na smartfony oraz e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym. Pozwalają one na podstawową obsługę dokumentów, ich podgląd i pobieranie.

Drugą ścieżką jest wykorzystanie komercyjnych programów księgowych. Jeśli oprogramowanie firmy posiada integrację z KSeF, logowanie do rządowego systemu może nie być konieczne. Programy te często oferują funkcję automatycznego importu faktur, co znacznie przyspiesza pracę księgową.

Trzecim rozwiązaniem jest delegowanie uprawnień do biura rachunkowego. Przedsiębiorca może złożyć formularz ZAW-FA, upoważniając księgowego do odbierania faktur w jego imieniu. Wówczas biuro będzie miało wgląd we wszystkie dokumenty, w których podatnik występuje jako strona transakcji.

Choć pliki PDF tracą moc prawną, nie znikną całkowicie z przestrzeni gospodarczej, pełniąc funkcję wizualizacji. Sprzedawca może wydać nabywcy tak zwane potwierdzenie transakcji lub wizualizację faktury (wydruk lub PDF). Kluczowym elementem takiego dokumentu będzie kod QR.

Kod ten stanowi graficzną postać linku prowadzącego do oryginału faktury w systemie. Po jego zeskanowaniu możliwa jest weryfikacja, czy dokument rzeczywiście znajduje się w bazie KSeF i czy dane na wydruku są zgodne z tymi zapisanymi w systemie centralnym. Co istotne, pobranie faktury za pomocą kodu QR nie wymaga logowania się do systemu.

Robert Kędzierski, dziennikarz money.pl