Nowy obowiązek dla wszystkich firm. Już od lutego

Szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda mówił w piątek o harmonogramie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur.

- Od 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla największych przedsiębiorców wystawiających faktury, którzy osiągnęli w 2024 r. obroty powyżej 200 mln zł. To jest 4213 podmiotów. Od 1 kwietnia będzie obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców z małym wyjątkiem - ten wyjątek to 1 stycznia 2027 r., kiedy Krajowy System e-Faktur będzie dotyczył tych najmniejszych przedsiębiorców, którzy mają obroty poniżej 10 tys. zł brutto miesięcznie - powiedział Łoboda.

- Natomiast bardzo ważny termin - od 1 lutego 2026 r. ten obowiązek dotyczy również wszystkich podmiotów, którzy odbierają faktury - podkreślił.

Ustawa dotycząca KSeF przewiduje skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. To rozwiązanie ma poprawić płynność podatników korzystających z systemu. Do końca 2026 r. nie będą stosowane kary za błędy we wdrażaniu nowych zasad, co ma ułatwić przejście na nowy sposób fakturowania.

Do końca 2026 r. przedsiębiorcy zachowają możliwość wystawiania faktur w kasach rejestrujących. Na stałe wchodzi tryb "offline24", który pozwala wystawić fakturę bez dostępu do internetu, np. przy awarii sieci. Faktury mają być przechowywane przez 10 lat w KSeF, co eliminuje potrzebę drukowania i ręcznego wprowadzania dokumentów do systemów księgowych.

Wprowadzenie KSeF ma uszczelnić VAT. Szef KAS wskazał spodziewane wpływy dla budżetu w skali pełnego roku podatkowego na ok. 1,8 mld zł. - Zakładamy, że w tym roku to jest jakieś 1,650 mld zł, natomiast pełen rok to jest ok 1,8 mld zł. To jest element uszczelniania systemu podatkowego, natomiast bardziej nastawiamy się, że to uszczelnienie będzie dotyczyć przedsiębiorców, którzy na dziś zachwiali tę równowagę, jeśli chodzi o konkurencyjność, czyli te elementy, które są niepożądane na jakimkolwiek rynku gospodarczym. Czyli ograniczenie szarej i czarnej strefy - powiedział Łoboda.

- Jakie są korzyści dla przedsiębiorców? To przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa gospodarczego, zwiększenie pewności obrotu gospodarczego. Druga rzecz to na pewno ujednolicenie procesu fakturowania - będzie jedna, ustrukturyzowana faktura, którą wszyscy będą wystawiać. Taka sama forma będzie we wszelkiego rodzaju systemach finansowo-księgowych. Pojawi się też wiele rzeczy dotyczących automatycznego księgowania, które z pewnością ułatwią wiele procesów - powiedział Łoboda.

Podkreślił również kwestię ochrony danych i wygody przechowywania. - Na pewno możemy powiedzieć też o bezpieczeństwie danych, dlatego że one będą przechowywane tylko i wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur, a w związku z tym nigdy przedsiębiorca nie zagubi takiej faktury, zawsze może po nią sięgnąć (...) Dostęp do faktur będą miały tylko i wyłącznie osoby upoważnione przez przedsiębiorcę, ale również usprawni to z całą pewnością obieg dokumentów, jeżeli chodzi o firmę - podkreślił.