E-faktury również na papierze. Zbliża się kluczowa zmiana

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza nową jakość w obiegu dokumentów finansowych. Ministerstwo Finansów zapewnia, że po jego uruchomieniu, urzędy będą honorować wydruki faktur zawierające kod QR.

Kod ten pozwoli na łatwą identyfikację danej faktury, co szczególnie ważne w przypadku użycia dokumentu poza samym systemem.

W artykule "Rz" Ministerstwo Finansów podkreśla, że instytucje takie jak Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, policja, sądy, czy prokuratura mają ustawowy dostęp do systemu. Faktury są im udostępniane jako pliki XML, co zachowuje oryginalny format dokumentu. Jednak inne placówki, takie jak wydziały komunikacji, które rejestrują samochody, dostępu nie mają.

Aby umożliwić weryfikację, sprzedawcy będą musieli obowiązkowo umieszczać kod QR na fakturach. W przypadku faktur offline, wystawianych poza KSeF, jest to tym bardziej istotne, np. przy awariach systemu czy prądu. Faktura przesłana do KSeF może być dowodem przed sądem arbitrażowym lub dla rejestracji samochodów, o ile spełnia wymogi przepisów.

Ministerstwo Finansów przewiduje, że funkcjonalność skanowania kodu QR pozwoli instytucjom publicznym na szybką weryfikację faktur. Każdy pracownik instytucji będzie mógł sprawdzić, czy faktura została wystawiona i czy znajduje się w KSeF. Funkcja ta pozwala także na potwierdzenie prawdziwości danych, takich jak kwota należności czy NIP sprzedawcy.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rozpocznie się 1 lutego 2026 r.