Jak wynika z raportu Deloitte Insights "Automation with Intelligence" 74 proc. organizacji wdraża rozwiązania z zakresu zrobotyzowanej automatyzacji procesów (ang. RPA - Robotic Process Automation), a 50 proc. korzysta z technologii optycznego rozpoznawania znaków (ang. OCR - Optical Character Recognition). Jest to spory skok względem 2015 r., kiedy jedynie 13 proc. badanych deklarowało plany inwestycji w automatyzację (RPA). Firmy dostrzegają korzyści płynące z wdrożenia nowoczesnych technologii do usprawnienia procesów biznesowych i coraz częściej się na to decydują.
AaaS vs inwestycja z długim okresem zwrotu
Firmom zależy na szybkim zwrocie z inwestycji. To oczekiwanie się nasila, gdy biznes dostrzega oznaki spowolnienia gospodarczego. Z danych opublikowanych przez Deloitte wynika, że w 2021 r. deklarowany przez biznes okres zwrotu inwestycji wynosił ponad 17 miesięcy, czyli prawie o 4 miesiące więcej niż rok wcześniej.
Jednocześnie rok do roku wzrastają oczekiwania odnośnie efektów automatyzacji procesów biznesowych zarówno pod względem redukcji kosztów, jak i zwiększenia przychodu. Samo wdrożenie technologii to tylko jeden z elementów procesu. Ważne jest także przystosowanie organizacji do efektywnego korzystania z nowych rozwiązań. Dlatego niezbędne jest spojrzenie na technologie przez pryzmat potrzeb i możliwości jej użytkowników.
Korzystne dla biznesu może być wdrożenie rozwiązań z zakresu automatyzacji w modelu Automation-as-a-Service (AaaS), usługi świadczonej przez zewnętrzną organizację. Dzięki temu firmy nie muszą inwestować znacznych środków w początkowej fazie projektu, mogą go łatwo skalować, a sama implementacja przebiega znacznie szybciej. Niezaprzeczalną zaletą AaaS jest elastyczność, która pozwala organizacjom zachować zwinność i daje możliwość sprawnej reakcji na zmiany.
Jak wynika z danych Deloitte, 17 proc. organizacji już teraz wdraża model AaaS w ramach strategii inteligentnej automatyzacji, a 1/3 planuje go wdrożyć w ciągu najbliższych trzech lat. Ponadto ośmiu na dziesięciu respondentów (79 proc.) zgadza się ze stwierdzeniem, że AaaS stanie się ważnym sposobem dostarczania inteligentnej automatyzacji w ciągu najbliższych trzech lat.
Wyzwania na drodze do automatyzacji
Istnieje wiele przeszkód wewnątrz organizacji, które stoją na drodze do uwolnienia pełnego potencjału automatyzacji. Według raportu Deloitte są to: rozdrobnienie procesów, brak jasnej wizji i strategii implementacji, brak gotowości IT i niechęć do zmian.
W sprostaniu tym wyzwaniom może pomóc automatyzacja w modelu end-to-end, który obejmuje jednoczesne usprawnianie wielu zależnych od siebie procesów (model end-to-end stanowi alternatywę dla wdrożeń mających na celu rozwiązanie konkretnego problemu lub realizację pojedynczego zadania).
Automatyzacja większej liczby procesów pozwala rozbić silosy w ramach organizacji i skonsolidować działania. Wdrożenie modelu end-to-end wymaga współpracy zespołów biznesowych i IT, przy wspólnym podejmowaniu decyzji. Rozwiązania powinny stanowić uzupełnienie architektury, która funkcjonuje w organizacji.
Firmy, które dopiero poznają możliwości automatyzacji, starają się zacząć od zautomatyzowania jednego, wybranego procesu biznesowego, który definiowany jest jako monotonny, cykliczny, nacechowany ryzykiem tzw. błędu ludzkiego. Warto, aby pierwsze procesy, które podlegają automatyzacji, były mało złożone technicznie.
Organizacja musi jednoznacznie określić wskaźniki sukcesu. Zazwyczaj należą do nich: podniesienie jakości usług (np. usprawnienie obsługi klientów), zwiększenie efektywności pracy (np. przyspieszenie tworzenia raportów), ograniczenie kosztów (np. poprzez uszczelnienie procesów związanych z fakturowaniem). Poznanie możliwości automatyzacji procesów biznesowych w małej skali pozwala nabrać przekonania o ich skuteczności. Testowe wdrożenie daje możliwość oceny realnych korzyści i zachęca do realizacji kolejnych tego typu projektów w ramach całej organizacji również z uwzględnieniem modelu end-to-end".
Inicjatywy z zakresu automatyzacji oraz te dotyczące innych obszarów technologicznych nie mają szans powodzenia bez odpowiedniego przygotowania organizacji. Ponad połowa (54 proc.) respondentów badania Deloitte nie wie, jaki odsetek pracowników obejmie automatyzacja. Brak takiej wiedzy oraz brak szerokiego przygotowania organizacji do technologicznej zmiany może sprawić, że w zespole pojawią się obawy, sceptyczne nastawienie, a nawet sprzeciw wobec pracy z użyciem proponowanych rozwiązań.
Proces przygotowania organizacji obejmuje takie obszary jak: kompleksowa analiza przedwdrożeniowa, proaktywna komunikacja oraz edukacja zespołu. Zbudowanie w organizacji powszechnego zrozumienia celu, korzyści, możliwości, jakie wniesie nowa technologia oraz rozwianie ewentualnych obaw, jest kluczowe dla późniejszego sukcesu wdrożenia.
Autorem artykułu jest Maciej Radzik, dyrektor działu Projektów i Wdrożeń w Asseco Cloud.
Artykuł powstał w ramach współpracy merytorycznej Akademii Biznesu i Asseco.