Karty żywieniowe bez paragonów? Rośnie liczba pozytywnych interpretacji ZUS

Na rynku widać wzrost zainteresowania kartami żywieniowymi. Firmy poszukują rozwiązań, które nie obciążają administracyjnie, a jednocześnie przynoszą korzyści finansowe i wizerunkowe. A dofinansowanie posiłków tylko zyskuje na popularności – aż 53% pracowników deklaruje, że wolałoby otrzymać 450 zł na karcie żywieniowej zamiast podwyżki w tej samej wysokości ("Benefit Guidebook"). Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw występuje do ZUS z wnioskiem o potwierdzenie prawidłowości narzędzi proceduralnych i technicznych. I otrzymuje przychylną decyzję.

Wspomniany katalog rozwiązań zapewniających prawidłowe korzystanie z kart żywieniowych to wynik dialogu między ZUS a przedstawicielami rynku i strony społecznej – m.in. Federacją Przedsiębiorców Polskich, Ogólnopolskim Porozumieniem Związków zawodowych, Pracodawcami RP i Konfederacją Lewiatan. Wspólnie wypracowano praktyczne i bezpieczne narzędzia ułatwiające stosowanie świadczeń żywieniowych w firmach.

 – Prowadzenie drobiazgowej ewidencji nie wydaje się trafnym rozwiązaniem w przypadku, gdy można skorzystać z odpowiednich zabezpieczeń systemowych. Wystarczające są regulaminy i umowy z wydawcą kart, które jasno określają zasady korzystania z benefitów – podkreśla prof. Grażyna Spytek-Bandurska z Federacji Przedsiębiorców Polskich (FPP).

Coraz więcej pozytywnych interpretacji indywidualnych ZUS (m.in DI/100000/43/444/2025, DI/200000/43/821/2025, DI/100000/43/847/2025, DI/200000/43/959/2025) potwierdza, że zaproponowane warunki są prawidłowe. W uzasadnieniach Zakład uznaje, że zastosowanie tych rozwiązań kwalifikuje do zwolnienia z oskładkowania. Innymi słowy, dofinansowanie posiłków oparte na zabezpieczeniach technicznych i proceduralnych, niewymagające dokumentowania zakupów (czyli praktyka stosowana przez rynek już wcześniej), jest zgodne z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek i pozwala na wyłączenie z niej wartości kart żywieniowych do 450 zł miesięcznie na osobę.

Należy jednak pamiętać, że mimo konsekwentnie pozytywnego opiniowania tego katalogu rozwiązań interpretacje te stanowią punkt odniesienia, a nie gwarancję dla innych pracodawców. Dlatego warto wystąpić do ZUS z wnioskiem o interpretację indywidualną.

Jak to działa? Aby skorzystać ze zwolnienia do 450 zł miesięcznie na pracownika, wystarczy wdrożyć określony zestaw narzędzi proceduralnych i technicznych, który zapewnia prawidłowe korzystanie z dofinansowania posiłków. Wymogi obejmują:

1. wprowadzenie odpowiednich regulaminów (korzystania z kart żywieniowych i regulaminie pracodawcy);
2. zebranie oświadczeń od pracowników ze zobowiązaniem do przestrzegania obu regulaminów;
3. korzystanie z kart spełniających określone warunki, w tym:

- obecność na karcie informacji, że uprawnia ona wyłącznie do nabywania posiłków,

- ograniczenie realizacji wyłącznie do placówek gastronomicznych lub wybranych handlowych umożliwiających zakup posiłków, realizowane poprzez:

• kody MCC/MID – identyfikujące branżę gastronomiczną lub spożywczą;
• umowy wydawców z partnerami spożywczymi, którzy należą do grona akceptantów kart żywieniowych i zawarli stosowne umowy z wydawcą kart, zobowiązujące do przyjmowania płatności wyłącznie za posiłki;
• techniczne ograniczenie do transakcji bezgotówkowych,
• zapewnienie pracodawcy dostępu do zestawienia uproszczonej historii transakcji (określenie akceptanta w schemacie płatniczym, kod MCC, numer identyfikujący kartę oraz datę transakcji).

Widać zatem, że eliminuje to potrzebę kontrolowania zakupów pracowników, a większość formalności przejmuje wydawca karty: to on odpowiada za sieć akceptacji, oznaczenie transakcji, raportowanie i monitoring prawidłowego użycia środków. Ponadto brak konieczności przetwarzania paragonów ogranicza ryzyko naruszenia RODO.

– Gromadzenie od pracowników rachunków za poczynione przez nich zakupy jest nie tylko uciążliwe zarówno dla samych pracowników, jak i pracodawców, ale też wzbudza wątpliwości w kontekście ochrony danych osobowych i prawa do prywatności – komentuje Eliza Wójcik, doradca podatkowy i doktor nauk prawnych, Associate Senior Manager w Deloitte, w publikacji TAX&LEGAL Benefit Guidebook.

Zatem karty żywieniowe oparte na takim katalogu zabezpieczeń (model działania kart takich jak Pluxee Lunch) to bezpieczne i proste rozwiązanie, łączące wygodę i compliance. HR nie gromadzi dokumentów, system automatycznie generuje ślad zakupu, a z perspektywy pracownika to zwykła transakcja just pay&go – bez zbierania paragonów i konieczności ich rozliczania.

Ułatwienia administracyjne to tylko jedna strona medalu. Popularyzacja kart żywieniowych to poza wygodą odpowiedź na rosnące potrzeby pracowników oraz sposób na wzmocnienie wizerunku firmy jako nowoczesnego i odpowiedzialnego pracodawcy.

Coraz więcej zatrudnionych liczy na codzienne wsparcie w postaci benefitów żywieniowych. Z raportu Pluxee "Benefit Trendbook 2025" wynika, że 81% pracowników uważa dofinansowanie posiłków za atrakcyjny benefit, a 77% dostrzega, że poprawia ono ich domowy budżet.

– Stanowisko ZUS to krok we właściwym kierunku. Dzięki konstruktywnemu dialogowi udało się wypracować przejrzyste standardy branżowe, które wspierają poprawę dobrobytu pracowników. Jasne wytyczne i klarowna interpretacja przepisów to właściwy wzór postępowania w polityce benefitowej – podkreśla Norbert Kusiak, dyrektor Wydziału Polityki Gospodarczej OPZZ i dodaje, że liczy na waloryzację kwoty świadczenia: – W obliczu rosnących kosztów życia to naturalna i potrzebna kontynuacja rozpoczętych działań.

Wprowadzenie kart żywieniowych to także skuteczny sposób na optymalizację budżetu benefitowego. Środki przeznaczone na posiłki zwiększają wartość wynagrodzenia "na rękę" bez dodatkowych kosztów po stronie pracodawcy. Dzięki zwolnieniu z oskładkowania pracownik zyskuje ok. 1070 zł rocznie więcej, a firma może zaoszczędzić nawet 1106 zł rocznie na jednym pracowniku. W przypadku zespołu liczącego 100 osób to ponad 110 000 zł oszczędności rocznie dla organizacji.

Firma Pluxee – lider rynku benefitów żywieniowych w Polsce od 28 lat (wcześniej jako Sodexo) – łączy globalne doświadczenie z lokalną ekspertyzą, by dostarczać rozwiązania, które są jednocześnie bezpieczne, zgodne z prawem i proste w obsłudze.

Pluxee Lunch, flagowy produkt marki i karta żywieniowa numer 1 na rynku, spełnia warunki stawiane przez ZUS. Działa wyłącznie w sieci gastronomiczno-spożywczej, ma blokadę wypłaty gotówki, jasny regulamin użytkowania i umowy z partnerami. Dzięki temu firmy mogą wdrożyć benefit w formule "ready for audit" – bez ryzyka i zbędnej papierologii.

– Zatrudniający muszą jedynie wdrożyć odpowiedni regulamin, czyli mówimy o rozwiązaniu admin less. Dodatkowo realizacja świadczenia będzie możliwa wyłącznie w zamkniętej sieci akceptantów współpracujących na podstawie umów z wydawcą. O to dbają dostawcy – Pluxee już teraz ograniczyło możliwość korzystania z kart do partnerów. Takie podejście gwarantuje bezpieczeństwo zarówno prawne, jak i operacyjne – podkreśla Arkadiusz Rochala, dyrektor generalny Pluxee Polska.

Pluxee Lunch potwierdza, że prostota i bezpieczeństwo mogą iść w parze. To rozwiązanie, które ułatwia życie pracownikom, odciąża firmy i wyznacza nowy standard w obszarze benefitów żywieniowych.

ZUS w interpretacjach wydawanych od czerwca 2025 r. potwierdza, że zwolnienie ze składek nie wymaga gromadzenia paragonów. Model adminless – oparty na regulaminach i zabezpieczeniach systemowych – wyznacza nowy kierunek w polityce benefitowej. To rozwiązanie, które łączy bezpieczeństwo prawne, efektywność administracyjną i lepsze doświadczenie pracownika. Dzięki przejrzystym zasadom i cyfrowym narzędziom rynek benefitów żywieniowych wchodzi w fazę stabilności, zaufania i dalszego rozwoju.

Źródło informacji: Pluxee