Kwestionariusz osobowy. Kiedy trzeba go wypełniać? Jakie dane trzeba podać?

Pracodawca może wymagać wypełnienia kwestionariusza osobowego od każdej osoby, która ubiega się o pracę. Taki kwestionariusz zostaje później w aktach pracownika.

Kwestionariusz osobowy obowiązkowo muszą wypełnić osoby zatrudniane na umowę o pracę.

Do kwestionariusza osobowego trzeba wpisać adres. Jeśli korespondencja ma być wysyłana na inny adres niż ten, pod którym mieszkamy, trzeba wpisać też adres korespondencyjny. Warto też podać numer telefonu i kontakt e-mail.

Obowiązkowe są też numery PESEL i NIP. Najwięcej miejsca poświęcamy w kwestionariuszu na wykształcenie (wpisujemy tutaj nazwy wszystkich ukończonych szkół) i historię zatrudnienia. Musimy wymienić wszystkie firmy, w których pracowaliśmy, określić stanowiska, które zajmowaliśmy i okresy, w jakich byliśmy zatrudnieni.

W kwestionariuszu mogą też paść pytania o rodzinę. Chodzi tu w szczególności o dzieci. Taka informacja jest potrzebna, by pracownik mógł skorzystać ze szczególnych uprawnień, które przewiduje dla niego Kodeks Pracy. Mogą to być dodatkowe dopłaty do wynagrodzenia czy możliwość większej liczby dni wolnych na opiekę nad dzieckiem.

Dyrektywa RODO zezwala na zebranie od pracownika w kwestionariuszu osobowym adresu poczty internetowej lub numeru telefonu.

Żeby przetwarzać te dane (razem z adresem do korespondencji), pracownik musi wyrazić na to zgodę w specjalnym oświadczeniu. Musi ono być złożone na papierze lub w formie elektronicznej.

W kwestionariuszu osobowym nie mogą się znaleźć pytania dotyczące spraw intymnych pracownika. Chodzi tu przede wszystkim o stan zdrowia, nałogi czy orientację seksualną. Jest to niezgodne z prawem nawet jeśli pracownik zgodzi się podać te dane.

Wypełniony i podpisany kwestionariusz osobowy firma przechowuje w aktach pracownika. Takie akta są szczególnie potrzebne jeśli dojdzie np. do wypadku w pracy.