Nietypowe wydatki w firmie. Co naprawdę można rozliczyć?

Rower elektryczny, ekspres do kawy, smartwatch, dron, a nawet karma dla psa czy fotel masujący. Na pierwszy rzut oka trudno uwierzyć, że takie zakupy mogą mieć związek z prowadzeniem działalności gospodarczej. A jednak w wielu przypadkach przedsiębiorcy mają prawo zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Nie oznacza to jednak, że fiskus akceptuje każdy nietypowy wydatek. Przepisy nie zawierają katalogu rzeczy, które można lub których nie można rozliczyć. Kluczowa jest inna zasada. Przedsiębiorca powinien wykazać, że dany wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, nie znajduje się w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów oraz jest odpowiednio udokumentowany.

Dlatego na zdawane księgowym pytanie: "Czy mogę to rozliczyć?", odpowiedź bardzo często brzmi: "To zależy". Ten sam zakup może być uznany za koszt podatkowy w jednej firmie, a w innej już nie. Kluczowe są tutaj charakter prowadzonej działalności oraz to, czy przedsiębiorca jest w stanie uzasadnić, że wydatek służy prowadzeniu biznesu.

– Przedsiębiorcy często pytają, czy konkretny przedmiot można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Tymczasem w podatkach rzadko istnieją odpowiedzi "zawsze" albo "nigdy". Najważniejsze jest to, czy zakup ma związek z osiąganiem lub zabezpieczeniem przychodów oraz czy przedsiębiorca potrafi ten związek wykazać i odpowiednio udokumentować – tłumaczy Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFaktu.

Bo to właśnie ten związek z działalnością jest najważniejszym argumentem podczas ewentualnej kontroli. Krótko mówiąc, im bardziej jest oczywisty i lepiej udokumentowany, tym przedsiębiorca ponosi mniejsze ryzyko zakwestionowania rozliczenia przez urzędnika skarbowego.

Szukasz specjalisty, który zna specyfikę twojej branży? Znajdź księgowego inFaktu dopasowanego do twojej firmy. Wypróbuj nową opcję – nie martw się rozliczeniami oraz tym, co możesz ująć w kosztach.

Niektóre wydatki mogą wydawać się zaskakujące, jednak w konkretnych okolicznościach mają uzasadnienie biznesowe. Przyjrzymy się kilku – przynajmniej w teorii – nietypowym firmowym kosztom.

Hulajnoga elektryczna lub e-rower. Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje taki sprzęt do dojazdów do klientów, między oddziałami firmy albo podczas wykonywania usług, zakup może mieć związek z prowadzoną działalnością. Znaczenie ma przede wszystkim sposób faktycznego wykorzystania pojazdu.

Dron. Dla fotografa, agencji marketingowej, pośrednika nieruchomości czy geodety dron jest dziś niezbędnym narzędziem pracy. Pozwala wykonywać zdjęcia lub filmy wykorzystywane w działalności i osiąganiu przychodów.

Smartwatch. Sam zakup inteligentnego zegarka nie przesądza jeszcze o możliwości jego rozliczenia. Inaczej wygląda sytuacja trenera personalnego, instruktora sportowego czy osoby, której praca wymaga monitorowania parametrów aktywności lub testowania tego typu urządzeń, a inaczej kupno smartwatcha jako dodatku do codziennej stylizacji do pracy. To ostatnie może być już trudne do rozliczenia.

Ekspres do kawy. To jeden z tych wydatków, który od lat budzi zainteresowanie przedsiębiorców i często stanowi koszt prowadzenia działalności. Ekspres wykorzystywany w biurze przez pracowników lub podczas spotkań z klientami będzie elementem wyposażenia miejsca pracy, a zatem i kosztem.

Rośliny, oczyszczacz lub nawilżacz powietrza. Coraz więcej firm inwestuje w komfort pracy. Jeżeli wyposażenie służy poprawie warunków w biurze, wpływa na organizację miejsca pracy i jest wykorzystywane w działalności, może mieć uzasadnienie jako koszt podatkowy.

Robot sprzątający. Analogiczna sytuacja. W przypadku biura, kancelarii czy gabinetu jego zakup może być elementem utrzymania odpowiednich warunków pracy i czystości lokalu wykorzystywanego do prowadzenia działalności.

Karma dla psa stróżującego. Jeżeli zwierzę rzeczywiście pełni funkcję ochronną na terenie przedsiębiorstwa, wydatki związane z jego utrzymaniem mogą pozostawać w związku z zabezpieczeniem majątku firmy i być zaliczane do kosztów.

Kurs nurkowania dla instruktora. Trudno wyobrazić sobie prowadzenie szkoły nurkowania bez odpowiednich kwalifikacji. Wydatek na kurs instruktorski pozostaje więc bezpośrednio związany z wykonywanym zawodem.

Instrument muzyczny dla twórcy internetowego lub muzyka. Jeżeli instrument jest wykorzystywany do tworzenia materiałów publikowanych w internecie, nagrań, koncertów czy działalności artystycznej, jak najbardziej może stanowić narzędzie pracy.

Fotel masujący w gabinecie fizjoterapeuty. W takim przypadku trudno mówić o wydatku osobistym. Sprzęt służy wykonywaniu usług i jest wprost wykorzystywany podczas prowadzenia danej działalności.

Są jednak wydatki, które często wzbudzają kontrowersje. Przykładem jest garnitur lub sukienka. Co do zasady elegancka odzież ma charakter osobisty, nawet jeśli przedsiębiorca, np. prawnik, wykorzystuje ją podczas reprezentowania klientów lub dziennikarz podczas pracy na wizji. Inaczej wygląda sytuacja odzieży posiadającej trwałe oznaczenia firmy (m.in. logo lub elementów identyfikacji wizualnej), która pełni funkcję reprezentowania marki i nie nadaje się do codziennego użytku.

Podobnie rzecz ma się z kolacją z kontrahentem. Sam fakt spotkania w restauracji nie oznacza automatycznie, że wydatek nie może zostać uwzględniony podatkowo. Znaczenie ma cel spotkania i jego charakter. Jeśli dominującym celem jest prowadzenie rozmów biznesowych, a wydatek nie nosi cech reprezentacji rozumianej jako budowanie prestiżowego wizerunku firmy, jego ocena może wyglądać inaczej niż jeszcze dekadę temu. Co do zasady, tutaj należy być jednak bardzo ostrożnym.

– Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca kieruje się zasadą: "skoro kupiłem to na firmę, to mogę to rozliczyć". Tak to nie działa. Każdy mniej oczywisty wydatek warto przeanalizować jeszcze przed zakupem. To pozwala uniknąć późniejszych sporów z organami podatkowymi i daje większą pewność, że rozliczenie będzie zgodne z obowiązującymi przepisami – zaznacza Piotr Juszczyk.

– Wielu przedsiębiorców najczęściej szuka prostych odpowiedzi: tak albo nie. Tymczasem w podatkach liczy się przede wszystkim kontekst. Ten sam wydatek może być uzasadniony w jednej działalności, a całkowicie nieuzasadniony w innej – zauważa ekspert inFaktu.

Dlatego przed zakupem nietypowego sprzętu do firmy warto odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań. Czy wydatek rzeczywiście będzie wykorzystywany w działalności? Czy pomaga osiągać przychody lub zabezpieczać funkcjonowanie biznesu? Czy przedsiębiorca będzie potrafił to udokumentować i uzasadnić?

Takie podejście pozwala ograniczyć ryzyko podatkowe. Z tego powodu wielu przedsiębiorców przed podjęciem decyzji konsultuje niestandardowe wydatki z księgowym lub doradcą podatkowym. Eksperci inFaktu na co dzień pomagają ocenić, czy planowany zakup ma szansę zostać uznany za koszt uzyskania przychodów oraz wskazują jakie warunki powinny zostać spełnione, aby rozliczenie było zgodne z obowiązującymi przepisami.

Masz wątpliwości, czy dany zakup może być firmowym kosztem? Wejdź na stronę inFakt i zleć księgowość swojej firmy specjalistom, którzy znają twoją branżę. To najszybszy sposób na proste i bezpieczne księgowanie.