Nie ma co się oszukiwać – nawet kiedy warunki gospodarcze są dobre, biznes w Polsce nie ma lekko. Co prawda jest wtedy łatwiej o klientów, ale też konkurencja rośnie w siłę, trzeba więc zwiększać wydatki np. na reklamę. Wyzwaniem są też pracownicy, o których trzeba walczyć poprzez coraz wyższe wynagrodzenie czy lepszy sprzęt, który przecież kosztuje.Co oczywiste – gorsza koniunktura oznacza większe trudności. Tym bardziej gdy, tak jak w ostatnim roku, wiele firm będących w pełnym biegu nagle zderzyło się ze ścianą spadku zamówień i drastycznie rosnących kosztów.
Jak znaleźć wyjście z tej spirali? Kluczem do sukcesu w kryzysie jest mądre zarządzanie kosztami, bo ograniczenie wydatków to zawsze pierwszy krok do bogactwa. Istotne jest tu słowo "mądre", bo nie chodzi o ślepe cięcia, a o rozsądne podejście do problemu.
Największe koszty to często pracownicy – pensje, delegacje, szkolenia. Na te koszty firmy patrzą najczęściej – i od nich zaczynają, kiedy przychodzi czas ograniczania wydatków. Jednak pracownicy wciąż są trudni do pozyskania i nie jest dobrym pomysłem lekkomyślne pozbywanie się dobrych kadr. Duże możliwości oszczędzania leżą często gdzieś indziej, może w mniej oczywistych miejscach, i to do nich warto zajrzeć w pierwszej kolejności.
Przyjrzyjmy się więc takiemu oszczędzaniu w stylu "smart" – na czym ono polega i czego powinno dotyczyć?
Nie tnij – optymalizuj
Czym jest optymalizacja? To takie obniżanie kosztów firmy, które umożliwia utrzymanie pożądanych wyników. To ma prawo się udać tylko wtedy, kiedy oszczędności nie wpływają negatywnie na jakość produktów i usług, a co za tym idzie – zadowolenie klientów.
Dlatego jednym z gorszych pomysłów jest rezygnowanie z ponoszenia jakichś wydatków bez dokładnej analizy ich znaczenia dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. W tym przypadku część właścicieli działa intuicyjnie, często pochopnie wprowadzając cięcia, zamiast np. poszukać alternatyw dla danego rozwiązania.
W ostatnim czasie najbardziej palącym problemem po stronie kosztów dla wielu firm stały się wydatki na energię. W dobie rekordowo wysokich cen na pewno opłacalne będzie zoptymalizowania jej zużycia – poczynając od zgaszenia niepotrzebnych żarówek w biurze po zmianę technologii produkcji na bardziej energooszczędną, bo być może koszty zakupu czy leasingu nowych urządzeń zbilansują się przez niższe rachunki za prąd czy gaz.
Oszczędności to też na przykład szersze wprowadzenie pracy zupełnie zdalnej lub hybrydowej, i to w tzw. trybie hot-desk, w którym stanowiska pracy nie są przypisane do konkretnego pracownika. To znacznie niższe koszty najmu, bo potrzebna jest mniejsza powierzchnia. Spadają też rachunki za energię, nawet wtedy, kiedy pracownikowi trzeba zwrócić ponoszone przez niego koszty – ceny prądu dla osób prywatnych są znacznie niższe niż dla przedsiębiorstw.
Jednym z pierwszych punktów na mapie cięć "kryzysowych" są zwykle wydatki na reklamę i marketing. Może więc zamiast rezygnować np. z reklamowania się w internecie, lepiej doinwestować w szkolenie pracowników w tym zakresie, dzięki czemu nieskomplikowane kampanie w Google czy na Facebooku będzie można realizować taniej? Albo zamiast płacić grafikom za projektowanie ulotek, skorzystać z darmowych lub bardzo tanich narzędzi dostępnych w internecie, jak np. popularna Canva?
Tu pojawia się idea rozwiązań chmurowych, które pozwalają na cyfryzację i automatyzację wielu procedur w przedsiębiorstwie, takich jak księgowość, zarządzanie logistyką czy pracownikami. W Polsce – według raportu PMR – z usług chmurowych korzysta co czwarta firma (dane na rok 2021).
Dzięki chmurze firmy mogą poczynić oszczędności przy jednoczesnym zachowaniu, a nawet przyspieszeniu tempa wzrostu. Tylko… jak to wszystko może przełożyć się na działanie "zwykłej" polskiej firmy? Czy ta "mityczna" chmura to w ogóle jest coś, z czego właściciel małej czy średniej firmy może skorzystać?
Pełny system zarządzania pracownikami
Z pewnością znane są ci usługi księgowe dostępne na platformach internetowych, takich jak np. inFakt, czyli jeden z najlepiej rozpoznawalnych serwisów tego typu. To nie tylko "program do faktur", to coś znacznie więcej – możliwość prowadzenia księgowości dla każdej firmy. W ramach niskiego abonamentu rocznego można też korzystać z porad księgowych online, a – w wyższych wersjach – także z opieki własnego księgowego.
Jakiś czas temu na rynku pojawiła się inna usługa, która rewolucjonizuje zarządzanie czasem pracy w przedsiębiorstwie – również takim, w którym pracownicy pracują w wielu różnych lokalizacjach, w tym we własnym domu. Usługa ta nazywa się inEwi i – podobnie jak inFakt – nie jest tylko narzędziem do wystawiania faktur. inEwi jest czymś znacznie więcej niż tylko elektronicznym odpowiednikiem karty wstępu do zakładu, "odbijanej" przez pracowników przy wejściu i wyjściu.
Głównym zadaniem inEwi jest ewidencja czasu pracy pracowników, a to podstawa każdej firmy, która jest czymś więcej niż jednoosobową działalnością gospodarczą. Zgodne z przepisami Kodeksu pracy każdy pracodawca jest zobowiązany prowadzić taką ewidencję, w oparciu o którą może np. ustalać wynagrodzenie czy inne świadczenia. Teoretycznie może to być nawet zwykła tabelka na papierowej kartce, ale współczesna technologia pozwala nie tylko na wyeliminowanie papieru, ale też na automatyzację wielu procesów w części kadrowej firmy.
Tak jest właśnie z inEwi. Poza weryfikacją obecności pracowników w ich miejscu wykonywania obowiązków zawodowych i zliczania ich czasu pracy pozwala m.in. na generowania listy obecności, eksportowanie karty ewidencji czasu pracy, planowanie grafików czy zarządzanie elektronicznymi wnioskami urlopowymi. A wszystko to w jednej aplikacji, którą można zainstalować na każdym urządzeniu, zapewniającej dostęp danych z każdego miejsca na świecie podłączonego do internetu. Dlatego też inEwi jest niezastąpione również w zarządzaniu zdalnymi lub w ogóle rozproszonymi zespołami, wykonującymi swoje zadania w różnych miejscach i różnym czasie.
Oszczędność pieniędzy
Takie rozwiązanie jak inEwi to doskonały przykład oszczędzania w stylu "smart". Nie ma konieczności inwestowania w karty ID i bramki do odbijania kart. Pracownicy instalują darmową aplikację, której używają zamiast karty, nie ma więc problemów ze zgubionymi lub "zużytymi" kartami czy zepsutymi bramkami. To znaczne oszczędności zarówno na zakupie, jak i na serwisie.
Rejestracja i ewidencja czasu pracy nie wymaga korzystania z papieru – dzięki integracjom z ZUS i systemami kadrowo-płacowymi nic nie trzeba drukować, mamy więc wymierne oszczędności na tonerze i papierze, działamy w stylu "no waste" i proekologicznie.
Aplikacja to też optymalizacja samego czasu pracy pracownika – umożliwia choćby kontrolę spóźnień i automatyczne doliczanie ich do czasu pracy. Z drugiej strony daje możliwość monitorowania czasu poświęconego na realizację konkretnego zadania czy projektu, co pozwala kontrolować przychody i koszty obsługi konkretnych klientów i ostatecznie odcinać nierentowne projekty i działania.
Oszczędność czasu
Przygotowanie tradycyjnego wniosku urlopowego to nieco ponad 20 min – tak wynika z wyliczeń ekspertów z inEwi. Wchodzi w to wyszukanie szablonu, wypełnienie go, wydruk, podpisanie, dostarczenie do kadr. Do tego doliczyć trzeba czas oczekiwania na akceptację – zwykle przynajmniej jeden dzień roboczy, czyli 8 godz. Zrobienie tego samego w elektronicznym obiegu to zaledwie 2 min – tyle trwa wyklikanie wniosku w aplikacji, cała reszta właściwie nie zabiera czasu, bo dzieje się automatycznie. A wniosek od razu trafia do przełożonego, który natychmiast może go zaakceptować.
Jak wyliczyli specjaliści inEwi, zastąpienie aplikacją bramek i kart to oszczędność średnio 4 h miesięcznie na montażu, serwisie i obsłudze. Brak konieczności ręcznego tworzenia raportów, ułatwiona komunikacja z pracownikami (prowadzona w czasie rzeczywistym w aplikacji) to kolejne 15 godz. miesięcznie. Z inEwi nie ma potrzeby ręcznego tworzenia list obecności, drukowania kart urlopowych czy grafików pracy – to od 3 do nawet 20 godz. miesięcznie, zależnie od wielkości przedsiębiorstwa.
To tylko kilka z przykładów oszczędności i możliwości optymalizacji, jakie daje inEwi. Trudno nie docenić takiego rozwiązania i jest ono doceniane. Dość powiedzieć, że ma już ponad 150 tys. użytkowników na całym świecie. Doceniono je także bardziej bezpośrednio podczas konkursu nagrody Symbol – tytułu przyznawanego od 2011 r., wyróżniającego firmy, samorządy, uczelnie i inne podmioty, które funkcjonują najlepiej w swojej branży. W 2022 r. inEwi otrzymało nagrodę w kategorii Wsparcia Biznesu. To pierwszy raz, kiedy tytuł Symbolu w tej kategorii trafił do firmy oferującej produkt w modelu SaaS. Do tej pory wyróżniane tu były raczej tradycyjne instytucje, co potwierdza fakt, że technologie – w tym technologie chmurowe – w biznesie stają się coraz bardziej istotne i mają coraz większy wpływ na kondycję i rozwój firm, bez względu na sytuację gospodarczą, w jakiej tym ostatnim przyszło działać.
Chcesz wiedzieć więcej inEwi?
Najciekawsze zaczyna się przy wejściu… do firmy. Aplikacja (na komputerze, tablecie czy smartfonie) rozpoznaje twarze pracowników oraz pokazane do kamery kody QR (wydrukowane na plakietkach czy wygenerowane na smartfonach). System działa tak, że niemożliwe jest pokazanie np. zdjęcia innej osoby, "w imieniu" której dany pracownik meldowałby się w pracy. Sztuczna inteligencja sprawia, że system uczy się twarzy pracownika, która się przecież zmienia. Dzięki temu system ma zawsze aktualne dane, co wyklucza możliwość pomyłek czy przyjacielskiego "odbijania" wejścia.
Cały proces trwa zaledwie kilka sekund, a informacja przesyłana jest do chmury, gdzie może ją sprawdzić np. kierownik, który w tym czasie pracuje w zupełnie innym miejscu. Nie ma przy tym potrzeby inwestowania w sprzęt – aplikacja działa na każdym urządzeniu z kamerą, nawet na słabszych modelach smartfonów.
Aplikację inEwi można w pełni zintegrować z innymi systemami, w tym z oprogramowaniem kadrowo-płacowym. Aplikacja integruje się też z PUE ZUS, automatycznie pobierając do systemu informacje o zwolnieniach lekarskich. Pracownicy mogą też na przykład złożyć elektronicznie wniosek urlopowy i od razu po jego akceptacji otrzymują odpowiednie powiadomienie.
Więcej na temat tego narzędzia dowiesz się na stronie internetowej inEwi.
Partnerem jest INEWI