Rewolucja w fakturach. Minister finansów podpisał cztery rozporządzenia

Rozporządzenie w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, czyli elektronicznych faktur przechowywanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), dotyczy:

• świadczenia usług przewozu osób, a usługi te są dokumentowane biletami uznanymi za faktury,
• świadczenia usług przejazdów autostradą płatną, dokumentowanych paragonem z NIP uznanym za fakturę,
• świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe dokumentowane fakturami,
• usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, dokumentowanych fakturami uproszczonymi o węższym zakresie danych,
• faktur wystawianych w ramach samofakturowania przez nabywcę będącego tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku jeżeli ten nabywca nie posiada NIP,
• faktur wystawianych przez nabywcę w ramach samofakturowania, do którego nabywcę upoważnił podatnik będący tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku jeżeli ten podatnik nie posiada NIP.

Drugie rozporządzenie dostosowuje do KSeF zasady wystawiania faktur uproszczonych przez podatników zwolnionych z VAT i faktur uproszczonych dokumentujących transakcje zwolnione z VAT. Nadal będzie obowiązywała zasada, że w przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, np. na rzecz konsumenta, podatnik nie będzie obowiązany do podawania tego numeru.

Kolejne rozporządzenie reguluje zasady korzystania z KSeF, w tym określa: rodzaje uprawnień do korzystania z systemu oraz procedury ich nadawania i odbierania, w tym wzór zawiadomienia (ZAW-FA), metody uwierzytelniania użytkowników, wymagania techniczne oraz sposób potwierdzania tożsamości wystawcy faktury; zakres danych potrzebnych do uzyskania dostępu do faktur w systemie bez dodatkowego uwierzytelniania; zasady oznaczania faktur przesyłanych do KSeF i udostępnianych poza systemem, tak aby zapewnić możliwość ich weryfikacji, autentyczność i integralność treści; procedury związane z fakturami z załącznikami, oraz wymagania techniczne dla wszystkich procesów związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur w KSeF.

Czwarte rozporządzenie zawiera szczegółowe dane jakie powinien zawierać JPK_VAT z deklaracją.

Zgodnie z ustawą od 1 lutego 2026 r. firmy ze sprzedażą przekraczającą 200 mln zł w roku 2024 będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy obowiązek ten obejmie od 1 kwietnia 2026 r. Dla mikroprzedsiębiorców przewidziano okres przejściowy - od kwietnia do grudnia 2026 r. nie będą oni musieli wystawiać e-faktur, jeśli ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Ustawa przewiduje, że w związku z wejściem w życie KSeF podstawowy termin zwrotu VAT ulegnie skróceniu z 60 do 40 dni.

Ustawa utrzymuje możliwość wystawiania faktur w kasach rejestrujących do końca 2026 r. Wprowadza też na stałe tryb "offline24", umożliwiający wystawienie faktury bez dostępu do internetu np. w momencie awarii sieci. Do końca 2026 r. nie będą też stosowane kary za błędy we wdrażaniu nowych przepisów. Znika konieczność drukowania faktur i ręcznego wprowadzania ich do systemów księgowych. Faktury będą przechowywane przez 10 lat w KSeF.

Wprowadzenie KSeF ma zwiększyć dochody budżetu z tytułu uszczelnienia luki VAT. Resort finansów oszacował, że wzrosną one o ok. 10 mld zł w okresie 10 lat.