KSeF zmieni codzienność firm. Obowiązek już od 2026 r. Jak się przygotować i gdzie zdobyć wiedzę?

KSeF to platforma, przez którą przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać faktury w ujednoliconej strukturze XML. Dokument trafi nie do skrzynki mailowej, ale do centralnej bazy Ministerstwa Finansów, gdzie otrzyma unikalny numer identyfikacyjny – co do zasady dopiero wtedy będzie uznany za wystawiony.

To oznacza, że:

• faktura nie będzie przesyłana bezpośrednio do kontrahenta,
• obie strony pobiorą ją z KSeF,
• każda wersja dokumentu będzie identyczna,
• nie ma ryzyka, że faktura "zaginie" w spamie lub trafi pod zły adres.

To duże uproszczenie, ale też konieczność zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń.

Dla wielu firm i biur rachunkowych to rewolucja w dotychczasowym obiegu dokumentów. KSeF wymusza:

• korzystanie z oprogramowania zgodnego z systemem,
• zmianę procedur w księgowości i sprzedaży,
• ścisłą kontrolę nad poprawnością danych,
• konieczność nauczenia się obsługi nowych narzędzi i trybów awaryjnych.

Faktury wystawione błędnie nie mogą zostać usunięte. Jeśli pojawi się błąd, jedyną opcją będzie korekta. Dlatego firmy muszą zadbać o przygotowanie pracowników i jasno opisane procedury.

Wdrożenie systemu zostało podzielone na dwa etapy:

• 1 lutego 2026 r. – duże firmy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.)
• 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy.

Wyłączenia obejmą m.in. podmioty bez siedziby albo stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz niektóre transakcje objęte procedurami szczególnymi.

Co ważne, już od lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą musieli być gotowi na odbieranie faktur z KSeF, nawet jeśli sami jeszcze nie będą ich wystawiać.

Przygotowanie firmy do KSeF to przede wszystkim uporządkowanie procesów i odpowiedzialności. Na początku trzeba zdecydować, kto w organizacji będzie wystawiał i odbierał faktury oraz kto otrzyma prawo do nadawania uprawnień innym pracownikom. W przypadku spółek często oznacza to konieczność złożenia stosownego zawiadomienia ZAW-FA, które oficjalnie wskazuje osoby uprawnione do działania w systemie.

Drugim obszarem jest oprogramowanie. Nie wszystkie narzędzia księgowe i sprzedażowe obsługują faktury ustrukturyzowane. Dlatego ważne jest, by je przetestować, zaktualizować lub skonfigurować, a także wygenerować tokeny dostępowe, które umożliwią komunikację z KSeF.

Kolejnym wyzwaniem jest przygotowanie zespołu. System działa inaczej niż tradycyjne programy do fakturowania, a brak wiedzy łatwo może prowadzić do pomyłek, których w KSeF nie można po prostu "cofnąć". Błędną fakturę da się poprawić wyłącznie poprzez korektę. Przeszkolenie pracowników to zatem ważny etap przygotowań do wdrożenia systemu.

Nie można też zapominać o procedurach awaryjnych. KSeF przewiduje tryb offline, który można wykorzystać w trakcie awarii lub braku dostępu do internetu, jednak trzeba wiedzieć, jak dokumentować takie sytuacje i jak przesłać faktury do systemu po przywróceniu działania platformy.

Udział w specjalistycznym kursie to najlepszy sposób na to, by kompleksowo przygotować się do wdrożenia systemu w firmie. Krajowa Izba Księgowych, która specjalizuje się w szkoleniach z obszaru księgowości, finansów i HR, przygotowała dwa kursy KSeF.

Kurs online Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych kierowany jest do osób, które będą obsługiwać wielu klientów. Omawia m.in.:

• strukturę e-faktury,;nadawanie i zarządzanie uprawnieniami,
• pracę w aplikacjach Ministerstwa Finansów,
• tryby awaryjne i offline,
• bezpieczeństwo danych i archiwizację,
• najczęstsze błędy i sposoby ich uniknięcia.

Druga propozycja – kurs online KSeF 2.0 – przeznaczony jest dla przedsiębiorców i działów finansowych. Uczestnicy poznają:

• integrację systemów z KSeF,
• obsługę faktur w codziennej pracy,
• odpowiedzialność podatkową,
• automatyzację procesów przy użyciu danych z KSeF.

Oba kursy realizowane są w formule online z wykorzystaniem nowoczesnej platformy e-learningowej. Uczestnicy otrzymują całodobowy dostęp do eksperckich materiałów dydaktycznych. To duże ułatwienie – kursanci mogą zdobywać nową wiedzę i kompetencje według własnego harmonogramu dopasowanego do pracy czy innych obowiązków.

Zmiana dotyczy milionów przedsiębiorców. System ma uprościć obieg dokumentów, ale tylko wtedy, gdy organizacje wcześniej przygotują procedury, pracowników i oprogramowanie. Pozostawienie tego tematu na ostatnią chwilę może skończyć się paraliżem wystawiania faktur w kluczowym momencie roku.

Dlatego eksperci rekomendują, aby firmy zaczęły przygotowania jak najszybciej – w tym szkolenia pracowników. Kursy Krajowej Izby Księgowych pozwalają wejść w nowy system bez stresu, które w KSeF mogą kosztować więcej niż dotychczas.