Rewolucja w urzędach. Od 2026 roku e-Doręczenia zastąpią ePUAP

Nadchodzący rok przyniesie fundamentalną zmianę w sposobie, w jaki obywatele i przedsiębiorcy będą komunikować się z administracją państwową. 31 grudnia 2024 roku kończy się bowiem czas przewidziany na dostosowanie się podmiotów publicznych do nowego standardu wymiany korespondencji. Od 1 stycznia 2025 roku e-Doręczenia przestaną być technologiczną nowinką, a staną się obligatoryjnym i podstawowym kanałem przesyłania pism urzędowych.

Jak podkreśla radca prawny Aleksy Zięba, Senior Associate w kancelarii Olesiński i Wspólnicy, cytowany przez Polską Agencję Prasową, zmiana ta oznacza, że urzędy tracą możliwość usprawiedliwiania ewentualnych braków w obsłudze cyfrowej brakiem gotowości organizacyjnej. System e-Doręczeń ma docelowo wyprzeć dotychczasowe rozwiązania, w tym powszechnie stosowany ePUAP, który choć nie zniknie całkowicie, zostanie sprowadzony do roli marginalnej.

– Od nowego roku podmioty publiczne będą zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń jako podstawowego sposobu doręczania pism – wskazuje ekspert. Dodaje jednocześnie, że korzystanie z ePUAP po tym terminie będzie możliwe jedynie w ściśle określonych sytuacjach, na przykład przy składaniu skarg w postępowaniach administracyjnych, o ile konkretne przepisy będą to wyraźnie przewidywać.

Proces wdrażania e-Doręczeń nie jest jednorazowym wydarzeniem, lecz wieloetapową operacją, która nabierze tempa wraz z początkiem 2025 roku. Już teraz system obejmuje znaczną część sektora prywatnego i publicznego. Od kwietnia 2024 roku do systemu musiały dołączyć firmy zarejestrowane w KRS przed początkiem bieżącego roku, a od lipca obowiązek ten objął przedsiębiorców z CEIDG, którzy dokonywali jakichkolwiek zmian w swoich wpisach.

Kluczowe daty dla pozostałych grup przedstawiają się następująco:

• 1 stycznia 2025 r. – obowiązek posiadania aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) dla większości instytucji publicznych, zawodów zaufania publicznego oraz nowych firm w KRS.
• 1 stycznia 2026 r. – e-Doręczenia stają się głównym i nadrzędnym kanałem komunikacji dla tych podmiotów.
• 1 października 2026 r. – system staje się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG do końca 2024 roku.
• Październik 2029 r. – ostateczny termin wdrożenia systemu przez samorządy, sądy, prokuraturę oraz organy ścigania.

Ekspert ostrzega, że niedopełnienie obowiązku posiadania ADE może nieść za sobą dotkliwe skutki prawne. Brak aktywnego adresu w jednostkach publicznych może skutkować nieważnością doręczeń, natomiast w przypadku firm – ryzykiem uznania korespondencji za skutecznie doręczoną, mimo jej nieodebrania, co otwiera drogę do utraty kluczowych terminów procesowych.

Operatorem wyznaczonym do obsługi nowego systemu jest Poczta Polska. Instytucja ta realizuje zadania poprzez dwa główne rodzaje usług. Pierwszą jest PURDE, czyli publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, odbywająca się w pełni cyfrowo. Drugą, niezwykle istotną w okresie transformacji, jest PUH – publiczna usługa hybrydowa.

– Choć od 2026 r. e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem komunikacji, to usługa hybrydowa nie zniknie – zaznacza Aleksy Zięba w wypowiedzi dla PAP. Usługa ta pełni rolę "pomostu" dla osób, które nie zdecydowały się na przejście na pełną cyfryzację. W takim modelu urząd wysyła dokument elektronicznie, a Poczta Polska dokonuje jego wydruku, kopertowania i dostarczenia w formie tradycyjnego listu poleconego.

Warto jednak pamiętać, że dla przeciętnego obywatela (osoby fizycznej) korzystanie z e-Doręczeń pozostaje dobrowolne. Decyzja o założeniu adresu ADE jest jednak nieodwołalna w skutkach dla sposobu komunikacji – od tego momentu urząd będzie kontaktował się z nami wyłącznie cyfrowo. Choć brak ADE nie wiąże się z sankcjami dla osób prywatnych, ekspert zauważa, że może to znacząco wydłużyć czas procedowania spraw urzędowych.

Koniec okresu przejściowego zbiega się w czasie z dalszymi pracami legislacyjnymi. Choć ustawa o doręczeniach elektronicznych funkcjonuje od 2020 roku, resort cyfryzacji w sierpniu bieżącego roku przedstawił projekt kolejnej nowelizacji. Ma ona doprecyzować definicje oraz uregulować kwestie przesyłania korespondencji niejawnej, co pokazuje, że system jest wciąż kalibrowany, by sprostać wymogom pełnej cyfryzacji państwa.

Źródło: PAP