Od 1 października przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) mają nowy obowiązek. Muszą posiadać aktywny adres do e-Doręczeń. Wielu postanowiło załatwić tę formalność w ostatnim możliwym terminie. Masowy napływ użytkowników doprowadził do poważnych problemów technicznych na stronach rządowych. Czas oczekiwania to setki, a nawet tysiące minut.
Gigantyczny ruch wymusił na informatykach wdrożenie specjalnego mechanizmu kolejkowania.
Z uwagi na wyjątkowo wysoki ruch w systemie Biznes.gov.pl, wprowadziliśmy mechanizm kolejkowania. Pozwala on na wpuszczanie użytkowników partiami i umożliwia utrzymanie sesji podczas wykonywania e-usług w systemie. Na bieżąco rozszerzamy limity w kolejkach zgłoszeń i wdrażamy optymalizacje, które umożliwią obsłużenie całego napływającego ruchu. Czas pokazywany na tablicy informującej o kolejce jest szacunkowy i zmienia się razem z jej rozszerzaniem – informuje Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na zapytanie Money.pl.
Resort uspokaja też, że przedsiębiorcy wciąż mają czas. – Należy pamiętać, że nie ma przewidzianych sankcji za niezałożenie skrzynki do e-Doręczeń w terminie do 1.10.2026 r. Rekomendujemy zrobić to możliwie najszybciej, jak tylko ustąpią czasowe utrudnienia w działaniu części usług portalu Biznes.gov.pl – wyjaśniają przedstawiciele resortu.
Pułapka fikcji doręczenia
Przedsiębiorcy z CEIDG to ostatnia tak duża grupa włączana do państwowego systemu. Cyfrowa administracja działa już na ogromną skalę. Do początku sierpnia przez e-Doręczenia wysłano ponad 100 milionów przesyłek. W Bazie Adresów Elektronicznych znajdowało się już 4,6 miliona aktywnych rekordów.
Samo techniczne założenie skrzynki to jednak dopiero początek. Największym wyzwaniem dla firm jest zasada tak zwanej fikcji doręczenia. Pismo przesłane przez urząd na adres do e-Doręczeń zostaje uznane za skutecznie doręczone po upływie 14 dni. Przepis ten działa nawet w sytuacji, gdy nikt w firmie nie otworzy i nie przeczyta wiadomości.
– Już dziś przedsiębiorcy otrzymują przez e-Doręczenia pisma urzędowe. W praktyce spotykamy się chociażby z sytuacjami, w których urzędy miast przesyłają w ten sposób decyzje dotyczące podatku od nieruchomości. To pokazuje, że dla firm nie jest to już kwestia przygotowania się do przyszłego rozwiązania, ale organizacji codziennej obsługi korespondencji – mówi Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART oraz właścicielka biura rachunkowego.
Kto odbierze pismo z urzędu?
Adres w systemie trzeba przede wszystkim aktywować. Następnie właściciel firmy musi wyznaczyć konkretną osobę odpowiedzialną za regularne sprawdzanie wpływającej korespondencji. Niezbędne jest także ustalenie zastępstwa na czas urlopu lub zwolnienia lekarskiego. W większych podmiotach należy pamiętać o aktualizowaniu dostępów podczas rotacji kadr.
– Warto przy tym pamiętać, że przedsiębiorca może mieć kilka kanałów cyfrowego kontaktu z administracją. Przykładowo, jeśli posiada adres do e-Doręczeń, pisma ZUS wymagające potwierdzenia są kierowane właśnie tam, a ich kopia jest dostępna również na PUE/eZUS. Dostęp do korespondencji może otrzymać także odpowiednio umocowany pełnomocnik, na przykład księgowy lub biuro rachunkowe obsługujące przedsiębiorcę. Tym bardziej warto jasno ustalić, kto monitoruje poszczególne kanały i odpowiada za dalsze działanie – wskazuje Kamila Cieszkowska.
Koniec z przesyłaniem maili
Odebranie urzędowego pisma wymusza podjęcie konkretnych działań. Zazwyczaj wiąże się to z koniecznością zapłaty podatku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie. Właściciel firmy musi precyzyjnie określić, do jakiego działu ma trafić dany dokument.
Przekazywanie urzędowych pism za pomocą zwykłej poczty e-mail jest bardzo ryzykowne. Informacje rozproszone między prywatnymi notatkami i komunikatorami utrudniają kontrolę nad terminami. Łatwo w ten sposób przeoczyć ważną datę i narazić firmę na kary. Eksperci zalecają wdrożenie uporządkowanego elektronicznego obiegu dokumentów. Takie rozwiązanie pozwala przechowywać całą korespondencję w jednym, w pełni bezpiecznym miejscu.
– Cyfryzacja dokumentu nie oznacza jeszcze cyfryzacji całego procesu. Jeżeli pismo wpływa elektronicznie, ale później krąży między mailami i prywatnymi kalendarzami pracowników, firma nadal może stracić kontrolę nad odpowiedzialnością i terminem. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala połączyć oba etapy, czyli odbiór dokumentu z jego dalszą obsługą – podkreśla ekspertka.
Firmy bez aktywnego adresu muszą uzbroić się w cierpliwość w wirtualnych kolejkach. Z kolei przedsiębiorstwa posiadające już skrzynkę powinny skupić się na przetestowaniu wewnętrznych procedur. Samo uruchomienie profilu na portalu rządowym nie chroni przed negatywnymi konsekwencjami przegapienia ważnego pisma.
