Czy przedsiębiorca powinien założyć profil zaufany?

Profil zaufany jest bezpłatną metodą potwierdzania tożsamości w elektronicznych kontaktach z administracją. Pełni on rolę bezpłatnego podpisu, który pozwala na składanie pism drogą elektroniczną ze skutkiem prawnym. Wprawdzie możliwości profilu zaufanego są mniejsze niż kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale nie znaczy to automatycznie, że są małe.

W zamyśle ustawodawcy, profil zaufany ma umożliwiać przedsiębiorcom załatwianie rozmaitych formalności przez Internet bez konieczności kosztownego zakupu bezpiecznego podpisu elektronicznego. Profil zaufany jest bowiem darmowy. Wymaga jednak osobistej wycieczki do urzędu (np. wojewódzkiego), celem potwierdzenia. Aby odpowiedzieć na pytanie czy poświęcić na to czas, warto przyjrzeć się kilku praktycznym sprawom, które można załatwić profilem zaufanym.

Za pomocą profilu zaufanego można:

*1. Uzyskać wpis do CEIDG (zarejestrować działalność gospodarczą)
. *

Pierwszym krokiem do założenia firmy może być osobista wizyta w urzędzie miasta lub gminy w celu złożenia formularza CEIDG-1 lub założenie profilu zaufanego przez Internet i wizyta w _ punkcie potwierdzającym _ w celu jego potwierdzenia. W tej drugiej opcji, po uzyskaniu potwierdzenia przyszły przedsiębiorca może złożyć formularz CEIDG-1 przez Internet, a tym samym zarejestrować działalność. Takie rozwiązanie będzie miało pewne plusy w przyszłości.

2. Zgłaszać zmiany w prowadzonej działalności gospodarczej za pomocą CEIDG bez konieczności osobistego odwiedzania urzędu. Ponadto, przedsiębiorca może również zawiesić i wznowić działalność, a także złożyć zawiadomienie o zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej,

Wpis do CEIDG zawiera szereg informacji o prowadzonej działalności gospodarczej, które jak najbardziej mogą się zmieniać. W razie zmiany, przedsiębiorca ma czas do 7 dni na aktualizację wpisu. Posiadając profil zaufany, osobista wizyta w urzędzie nie jest w takiej sytuacji konieczna. Może chodzić o takie zmiany, jak:

• dane osobowe, np. nazwisko (w wyniku zmiany stanu cywilnego), co zmienia również nazwę firmy,
• firmowe konto bankowe,
• adres prowadzenia działalności gospodarczej,
• okres rozliczania podatku dochodowego (miesiąc lub kwartał) i forma opodatkowania (zmiana możliwa raz w roku),
• firma odpowiedzialna za księgowość i miejsce przechowywania dokumentacji.

Jak widać, sporo z powyższych kwestii to sprawy praktyczne, które jak najbardziej mogą się zmienić w trakcie prowadzenia firmy.

Rejestracja przedsiębiorcy w ZUS-ie za pomocą formularza ZUS ZUA / ZZA to druga czynność niezbędna podczas zakładania firmy (obok składania wspomnianego CEIDG-1). Jeśli przyszły przedsiębiorca wybrał pierwszą z możliwości, czyli udał się do odpowiedniego punktu, aby _ potwierdzić _ swój profil, teraz może złożyć ZUS ZUA lub ZZA przez Internet.

Druga istotna kwestia, którą ułatwi profil zaufany, związana jest z przejściem z tzw. _ małego ZUS-u _ (preferencyjnego) na _ duży _, które dokonuje się po 24 pełnych miesiącach prowadzenia firmy. Posiadając profil zaufany, przedsiębiorca jest w stanie załatwić tę formalność przez internet. Standardowo, wspomniane _ przejście _ wymaga dwukrotnej wizyty w ZUS-ie lub na poczcie. Najpierw przedsiębiorca składa druki ZUS ZWUA (wyrejestrowanie) i ZUS ZUA (zarejestrowanie) – z kodem ubezpieczenia właściwym dla _ dużego ZUS-u _. Następnie, po upływie miesiąca należy jednorazowo złożyć formularz ZUS DRA, w którym określa się podstawę do wyliczenia składek oraz ich wysokości. Obie czynności można wykonać przez Internet mając profil zaufany.

Oczywiście, spraw, które załatwia się profilem zaufanym jest więcej, choć te wydają się najbardziej praktyczne. Pełen wykaz spraw urzędowych można znaleźć na stronie http://epuap.gov.pl.

Zważywszy na to, że profil zaufany nie ma wpływu na możliwość składania online deklaracji VAT i zeznań PIT (tzn. można to zrobić przez Internet nie posiadając profilu) oraz pozwala na załatwianie wielu marginalnych spraw, może się wydawać, że poświecenie czasu na utworzenie profilu nie ma większego sensu. Ale tak naprawdę na liście spraw, które profil pozwala załatwić przez Internet, znajdują się również praktyczne i powtarzalne. Chodzi zwłaszcza o wszelkie aktualizacje CEIDG oraz formularze składane do ZUS-u. Jak najbardziej można się spodziewać, że w przyszłości będą się pojawiały kolejne inicjatywy rozwijania e-administracji.

Warto także zapoznać się z kilkoma praktycznymi informacjami o profilu zaufanym, które znajdziecie poniżej.

Profil zaufany, tak jak i podpis elektroniczny (oraz każdy inny), ma charakter osobisty, dlatego też nie można za jego pomocą kształtować sytuacji prawnej innych osób. Oczywiście istnieje możliwość, aby inna osoba prowadziła za podatnika sprawy urzędowe, jednak odbywać się to może tylko na podstawie pełnomocnictwa. Jeśli zatem, przedsiębiorca jest reprezentowany przez pełnomocnika, to oświadczenia tej osoby potwierdzone profilem zaufanym wywierają skutki dla samego przedsiębiorcy.

W przypadku posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, procedura zakładania profilu zaufanego, może być załatwiona w całości przez internet. W tym celu należy udać się na stronę http://epuap.gov.pl, założyć konto na tej platformie, a następnie w zakładce profil zaufany, wybrać przycisk _ załóż profil _. Kreator poprosi o podanie podstawowych danych osobowych i adresowych, a także adresu e-mail, na który będzie przysyłana wszelka korespondencja. Po uzupełnieniu wniosku, wystarczy potwierdzić swoje dane za pomocą posiadanego podpisu.

Osoby, które nie posiadają profilu elektronicznego postępują identycznie jak powyżej, aż do momentu potwierdzenia swoich danych. Wypełniony wniosek jest w takim przypadku weryfikowany poprzez osobistą wizytę w punkcie potwierdzającym, których lista podana jest na stronie ePUAP. W większości przypadków są to urzędy skarbowe i oddziały ZUS. Należy pamiętać, że do osobistego potwierdzenia konieczne jest posiadanie dowodu osobistego.

Profil zaufany może być unieważniony zarówno bezpośrednio na platformie ePUAP, jak i przez osobistą wizytę w punkcie potwierdzającym. W pierwszym przypadku, wystarczy wypełnić i wysłać drogą elektroniczną _ wniosek o unieważnienie profilu zaufanego _. Na podany podczas rejestracji e-mail, wysłany zostanie kod, który trzeba wpisać w odpowiednie pola, aby zakończyć procedurę usuwania profilu. W przypadku, gdy dana osoba nie ma możliwości załatwienia sprawy poprzez internet, powinna udać się do punktu potwierdzającego wraz z dowodem osobistym, gdzie z pomocą urzędnika profil zostanie unieważniony.

Tak jak w przypadku każdego konta, logowanie odbywa się przez podanie nazwy użytkownika i wymyślonego wcześniej hasła. W przypadku, gdy użytkownik zapomni hasła, istnieje możliwość jego szybkiego przypomnienia. W celu jego przypomnienia, użytkownik wprowadza swój login, adres e-mail, oraz PESEL (w przypadku osób posiadających już zweryfikowany profil zaufany). Po wpisaniu poprawnych danych, na podany adres e-mail zostanie wysłane nowe hasło, za pomocą którego można zalogować się do ePUAP.