Jaką drukarkę wybrać do biura

Jak podaje CRN Polska – portal informacyjny z rynku IT - tylko 10 proc. firm działających na naszym rynku zdaje sobie sprawę z realnych kosztów druku, a te mogą stanowić nawet 11 proc. miesięcznych wydatków całej firmy. Poniżej podajemy kilka przydatnych wskazówek, jakie warto uwzględnić przy wyborze drukarki.

Drukarki atramentowe dostępne są w bardzo atrakcyjnych cenach, jednak ich koszt eksploatacyjny jest dość wysoki. Urządzenia te umożliwiają druk w kolorze i nieźle radzą sobie z tekstem, niestety są mało ekonomiczne. Zwykły zasobnik z atramentem za około 50 zł wystarcza co najwyżej, na kilkaset stron. Drukarka atramentowa może okazać się dobrym rozwiązaniem w zastosowaniu domowym, gdy drukujemy sporadycznie, na ogół niewielką liczbę stron. Do celów biurowych zdecydowanie lepiej sprawdzi się drukarka laserowa. Jest droższa od atramentowej, za najtańszy model zapłacimy 350–370 złotych, ale znacznie tańsza w codziennej eksploatacji.

Drukarki laserowe cieszą się z roku na rok coraz większą popularnością także wśród użytkowników indywidualnych. Poza niższymi kosztami eksploatacji, umożliwiają wysoką prędkość wydruku: od kilkunastu do kilkudziesięciu stron na minutę (modele po kilka tysięcy złotych są w stanie wydrukować nawet około 50 stron w minutę). Wydruku z drukarki laserowej możemy użyć od razu, co jest niewątpliwie zaletą w sytuacji, gdy liczy się czas. W drukarce atramentowej musimy odczekać chwilę, aby wysychający tusz nie rozmazał tekstu. Do uzyskania optymalnej jakości wydruku nie potrzebujemy specjalnego papieru, co zazwyczaj jest niezbędne w przypadku drukarek atramentowych.

Decydując się na konkretny model drukarki powinniśmy wziąć pod uwagę kilka kryteriów. Po pierwsze, zastanówmy się nad ilością stron, które będziemy drukować w skali miesiąca i do tej wielkości dopasujmy wydajność sprzętu. Pamiętajmy, że wraz ze wzrostem wydajności drukarki, spadają jednostkowe koszty eksploatacyjne (całkowity koszt wydruku strony). Czy potrzebny nam będzie druk kolorowy? W jakim stopniu zależy nam na jakości wydruku? Ile osób będzie korzystało z drukarki i do jakich maksymalnych obciążeń powinna być dostosowana?

Na końcu przemyślmy czy potrzebna jest nam jedynie funkcja drukowania, a może skanowanie, kopiowanie i faksowanie również się przyda. Warto także wcześniej zaplanować budżet na zakup i eksploatację. Jeśli jasno określimy te kryteria, to z szerokiej oferty urządzeń dostępnych na rynku pod uwagę weźmiemy kilka, najwyżej kilkanaście. Na końcu zostaje nam porównanie kosztów zakupu drukarki oraz cen materiałów eksploatacyjnych.

Ceny drukarek z roku na rok spadają. Pamiętajmy jednak, że koszt zakupu sprzętu stanowi zaledwie 5-10% całkowitych kosztów użytkowania. W sytuacji obniżających się cen urządzeń drukujących, materiały eksploatacyjne stają się głównym źródłem dochodów producentów. W tym przypadku warto zastąpić kosztowne tonery znacznie tańszymi zamiennikami.

- _ Markowe materiały alternatywne w żaden sposób nie wpływają, na jakość wydruku, zachowując taką samą lub nawet większą wydajność od materiałów producenta drukarki. Zastosowanie tonera alternatywnego o podwyższonej wydajności pozwala wydrukować nawet o 25 procent stron _ **_ więcej niż cartridge producenta drukarki _ – zapewnia Michał Prejzner z firmy Laserton, produkującej zamienniki popularnych cartridge'y laserowych.

- _ W przypadku niewielkich urządzeń laserowych wystarcza go na wydrukowanie około 2,5 tys. stron zwykłego tekstu na kartkach o formacie A4 - _ dodaje Prejzner. Cena zamiennika o wydajności 2,5 tys. stron to 61 zł, a oryginalny cartridge o wydajność 2 tys. stron może kosztować nawet 230 zł.

Stosowanie markowych alternatywnych materiałów eksploatacyjnych, pochodzących od znanych producentów nie stanowi zagrożenia dla sprzętu. A w sytuacji pojawienia się kłopotów nie zostaniemy pozbawieni pomocy technicznej. Producenci zamienników udzielają klientom 12-miesięcznej gwarancji, umożliwiając naprawę urządzenia, jeśli powodem jego uszkodzenia było zastosowanie ich produktu. Oferują też przejęcie zobowiązania serwisowych na urządzenia, w których stosowane są ich cartridge.

- _ Dodatkowo materiały alternatywne są przyjazne środowisku. I jest to ważny argument przemawiający za ich stosowaniem! Większość wkładów do drukarek laserowych jest refabrykowana, co oznacza, że po naprawie i napełnieniu wraca z powrotem na rynek _- podkreśla Prejzner.

Przy wyborze sprzętu do drukowania warto zastanowić się czy nie będą potrzebne nam także dodatkowe funkcje. Takie możliwości oferują laserowe urządzenia wielofunkcyjne (Multi-Function Printer). Zakup urządzenia wiąże się z większym kosztem dla firmy. Wysokiej jakości sprzęt można nabyć za około tysiąc złotych. Warto jednak przy tym zauważyć, że osobny zakup drukarki, faksu, kopiarki i skanera wyniesie nas znacznie więcej niż jednorazowy zakup urządzenia wielofunkcyjnego. Wielofunkcyjne maszyny powoli wypierają z rynku tradycyjne drukarki. Tendencja ta widoczna jest na rynku amerykańskim, gdzie w związku z coraz większą popularnością takich urządzeń sprzedaż drukarek nieustannie maleje. W 2008 r. sprzedano tam około 17,6 mln drukarek atramentowych, z czego 12,3 mln to urządzenia wielofunkcyjne.

Wybór odpowiedniej drukarki do biura nie jest zadaniem trudnym. Jeśli jasno określimy kryteria, to z szerokiej oferty urządzeń dostępnych na rynku pod uwagę weźmiemy kilka, najwyżej kilkanaście modeli. Pamiętajmy, aby poza kosztem zakupu drukarki uwzględnić też wydatki związane z jej codzienną eksploatacją, w tym cenę materiałów eksploatacyjnych. Dobrze przemyślanego zakupu z pewnością nie pożałujemy.

Autorka jest account executive w FuturePR