Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?

Właściwy wybór biura rachunkowego zapewnia przedsiębiorcy odpowiednie doradztwo przekładające się na komfortowe prowadzenie biznesu. W sytuacji kiedy biuro rachunkowe nie spełnia oczekiwań przedsiębiorcy warto rozważyć zmianę.

Koniec roku kalendarzowego to najlepszy moment na taką decyzję. Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe radzi Sebastian Bobrowski, dyrektor finansowy w ogólnopolskim biurze rachunkowym inFakt.

Badanie przedsiębiorców przeprowadzone przez inFakt wskazuje, że najczęstszym problemem we współpracy z tradycyjnym biurem rachunkowym jest konieczność dowozu dokumentów do biura (60 proc.). Ankietowali wskazywali także na brak lub niski poziom doradztwa w zakresie optymalizacji kosztów (42 proc.), konieczność prowadzenia równoległej ewidencji księgowej w firmie (30 proc.), brak wcześniejszej informacji o wysokości podatku (29 proc.) oraz brak odpowiedzialności ze strony biura za ewentualne błędy w ewidencji i potencjalne kary ze strony US lub ZUS (27 proc.).

Najpoważniejszym sygnałem do zmiany biura rachunkowego jest sytuacja kiedy przedsiębiorca ma wątpliwości czy jego księgowość prowadzona jest rzetelnie lub ma trudności z uzyskaniem od księgowego odpowiedzi na zadawane mu pytania. Korzystanie z usług biura rachunkowego nie zwalnia bowiem przedsiębiorcy z odpowiedzialności w razie kontroli skarbowej.

Do rozważenia zmiany biura powinna też skłaniać przedsiębiorcę sytuacja kiedy nie posiada on wglądu w operacje księgowe czy pozbawiony jest szybkiego dostępu do firmowych dokumentów w postaci skanów.

Decydując się na zmianę biura warto zadbać o zlecenie nowym księgowym sprawdzenia działań poprzedniego biura. Dlatego skłaniając się do takiej decyzji warto wziąć pod uwagę termin końca roku i zapewnić nowej firmie księgowej czas na przeprowadzenie kontroli dotychczasowych finansów. Należy także zadbać o to, aby wymiana dokumentów przebiegała w porozumieniu z nowym biurem rachunkowym, dlatego warto najpierw wybrać biuro, a dopiero potem wypowiedzieć dotychczas posiadaną umowę, pamiętając o odebraniu dokumentacji księgowej oraz odwołaniu pełnomocnictw.

Ważne jest, aby po rozwiązaniu umowy odebrać z biura rachunkowego oryginały wszystkich dokumentów, zarówno tych które przekazywaliśmy do biura, jak faktury, rachunki, umowy, wyciągi bankowe czy potwierdzenia zapłaty, jak i tych, które biuro rachunkowe sporządzało w naszym imieniu, czyli ksiąg podatkowych, rejestrów VAT, wszelkich ewidencji, deklaracji czy dokumentacji związanej z kadrami i płacami.

Przedsiębiorca powinien pamiętać także o pisemnym odwołaniu wszelkich pełnomocnictw. Jeżeli biuro rachunkowe było upoważnione do składania w naszym imieniu deklaracji drogą elektroniczną, należy zawiadomić urząd skarbowy o odwołaniu takiego pełnomocnictwa. Trzeba też dokonać aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG na formularzu CEIDG-1, wynikającej ze zmiany biura rachunkowego.

Przed wyborem zewnętrznego biura rachunkowego należy przede wszystkim upewnić się, że firma ma certyfikat Ministra Finansów oraz posiada obowiązkową polisę OC. Jeżeli mamy pewność, że biuro rachunkowe spełnia wymogi formalne, warto sprawdzić czy będzie ono także spełniać konkretne potrzeby przedsiębiorcy.

Na rynku usług księgowych jest bowiem bardzo wiele biur rachunkowych, które od lat działają w tym samym tradycyjnym modelu wymagającym od Klienta przygotowania dokumentów i dostarczenia ich do biura rachunkowego. Ale też jest coraz więcej firm, które dzięki wykorzystywaniu nowych technologii odznaczają się dużo większą elastycznością w działaniu i obsłudze Klientów. Dlatego zanim zdecydujemy się na podpisanie umowy warto sprawdzić:

- w jakich godzinach pracuje biuro - standardowo od 8.00 do 16.00, czy można liczyć na wsparcie księgowe także wieczorami i w weekendy,

- czy konieczne jest opisywanie dokumentów z uzasadnieniem celowości poniesionych kosztów, czy biuro nas w tym wyręczy,

- czy comiesięczne dostarczenie dokumentów do biura rachunkowego pozostaje po stronie przedsiębiorcy, czy biuro rachunkowe zatroszczy się o ich odbiór we własnym zakresie,

- czy kiedy chcemy odszukać jakiś dokument - np. fakturę potrzebną żeby zareklamować zepsuty laptop - musimy każdorazowo zwracać się z tym do biura rachunkowego, czy mamy zapewniony wgląd online w skany wszystkich dokumentów księgowych i formularzy

- czy biuro składa deklaracje podatkowe za klienta oraz czy reprezentuje go przed urzędami (ta czynność wymaga spisania pełnomocnictw, np. UPL-1),

- czy biuro zapewnia narzędzia do fakturowania,

- czy biuro koncentruje się tylko na księgowaniu dokumentów, czy zapewnia również doradztwo, na przykład w kwestii optymalizacji podatkowej.

Na końcu należy oczywiście porównać ceny i dowiedzieć się ile dokumentów jest księgowanych w cenie usługi oraz ile kosztuje każdy kolejny dokument oraz czy i w jakiej cenie biuro rachunkowe udostępnia klientom usługi dodatkowe, np. rozliczanie kadr i płac, sporządzanie umów, porady prawne itp.