Kiedy wydać duplikat świadectwa pracy?

Różne sytuacje życiowe powodują, że świadectwo pracy może zostać zagubione lub zniszczone. W takiej sytuacji pracownik może zwrócić się do pracodawcy o wydanie odpisu świadectwa pracy.

Przepisy nie określają terminu, kiedy pracodawca ma taki odpis świadectwa pracy wydać. Praktyka pokazuje, że powinien to jednak zrobić jak najszybciej. Warto zastosować się do zasad, które określają termin wydania normalnego świadectwa pracy. Podkreślmy jednak, że nie ma żadnej możliwości prawnej, by przyspieszyć wydanie takiego odpisu przez pracodawcę.

Duplikat nie może się różnić treścią od oryginału świadectwa pracy. Powinien jednak zawierać rzeczywistą datę wystawienia i adnotację, że stanowi odpis oryginału.

Samo świadectwo pracy to dokumentem, który pracodawca wystawia po zakończeniu stosunku pracy z pracownikiem. Istotne informacje zawarte w świadectwie pracy to np. okres zatrudnienia, okresy choroby lub wykorzystany przez pracownika urlop. Świadectwo pracy należy też do podstawowych dokumentów pozwalających na ustalenie prawa do emerytury. Duplikat wydaje się jednak na wniosek pracownika.

Żeby w ogóle odpis świadectwa pracy mógł zostać wydany, pracownik musi poinformować o takiej sprawie byłego pracodawcę. Dodatkowo będzie też musiał podać argumenty, za tym, że ten odpis należy pracownikowi wydać. Wystarczy złożyć w tej sprawie prosty wniosek o wydanie duplikatu świadectwa pracy. Dokumentu takiego nie musi składać sam pracownik, może to zrobić upoważniony pełnomocnik, a gdy pracownik nie żyje, to nic nie stoi na przeszkodzie, by z takim pismem wystąpił spadkobierca. Prawo nie określa, jak powinien wyglądać taki wniosek. Można więc przyjąć, że jego forma może być dowolna. Nawet jeśli poprosimy o taki duplikat ustnie, to wniosek będzie ważny. Zawsze jednak warto postarać się o to, by dokument sporządzić na piśmie. Ułatwi to udokumentowanie takiego żądania.

Dla pracodawcy ważna jest informacja, że takiego duplikatu nie musi trzymać razem z innymi dokumentami pracownika. Praktyka jednak pokazuje, że dobrze jest przygotować dwa egzemplarze takiego dokumentu. Jeden dać pracownikowi, a drugi i tak dołożyć do akt.

Czy jeśli pracodawca nie wyda pracownikowi duplikatu świadectwa pracy, może mu grozić jakaś kara? Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które dotyczy świadectw pracy, określa, że pracodawca ma obowiązek wydać taki odpis w konkretnych sytuacjach.

Przepis rozporządzenia mówi, że jeśli pracodawca nie zastosuje się do prośby pracownika i nie zrobi nic, by wydać duplikat świadectwa albo będzie opóźniał przygotowanie takiego dokumentu, to pracownik może wystąpić o odszkodowanie, które zrekompensuje straty, które poniósł w związku z tym, że duplikat nie został wydany.

Główna zasada wystawiania duplikatu zakłada, że taki dokument powinna podpisać ta sama osoba, która wydała oryginalny dokument, czyli w tym przypadku świadectwo pracy. Jeśli jest to niemożliwe, a takie sytuacje nie są rzadkie, to podpis składa osoba, która w danym momencie jest upoważniona do wystawiania świadectw pracy. Musi jednak na tym duplikacie znaleźć się informacja, kto podpisał świadectwo. Wtedy należy umieścić na nim dodatkową informację, np.: "Duplikat świadectwa pracy wystawiono w dniu: data bieżąca i podpis...". Jednocześnie dodać kto podpisał świadectwo pracy i z jakiej był firmy, oraz wskazać, że "X jest następcą prawnym Y".