Kilometrówka, czyli ewidencja przebiegu pojazdu. Co to takiego?

Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu i na jakich zasadach funkcjonuje?

Jeśli samochód jest wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej, ale nie stanowi jednocześnie środka trwałego firmy (w praktyce jest samochodem prywatnym), należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę. Powinni o niej pamiętać zwłaszcza przedsiębiorcy, którzy chcą wliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki związane z użytkowaniem tego środka transportu do celów biznesowych.

Ewidencję należy prowadzić odrębnie i na bieżąco do poszczególnego samochodu osobowego, użyczanego do działalności gospodarczej. Obowiązek regularnego spisywania wydatków należy do osoby, która używa danego pojazdu, a pracodawca powinien na koniec miesiąca potwierdzić wykazywany przebieg.

Na podstawie udokumentowanej kilometrówki można ustalić kwotę za wydatki związane z paliwem, naprawą i wymianą części, składkami na ubezpieczenie samochodu (OC, AC), przeglądem serwisowym czy opłatą za bramki autostradowe i parking. Co ważne, przedsiębiorca (pracodawca) powinien potwierdzić ewidencję na koniec każdego miesiąca i dołączyć dokumenty potwierdzające (np. faktury).

W przypadku paliwa, podatek VAT od jego zakupu do samochodu prywatnego podlega odliczeniu w 50 proc. (od 1 lipca 2015 roku). Kosztem innych artykułów eksploatacyjnych (np. płynu do chłodnicy) jest natomiast tylko kwota netto.

Dopuszczalne jest wykazanie wyłącznie tych kilometrów, które zostały przebyte w ramach realizowania obowiązków służbowych. Co do zasady, wydane sumy muszą więc mieć bezpośredni lub pośredni związek ze źródłem przychodów, a także nie mogą przekroczyć ustalonych limitów.

Zgodnie z przepisami (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT)
, wydatki na eksploatację samochodów osobowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w firmie jedynie do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów służbowych podatnika przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określonej przez Ministerstwo Finansów.

Oznacza to, że przedsiębiorca w danym miesiącu nie może rozliczyć w kosztach firmy wyższej kwoty wydatków niż suma wynikająca z prostego działania: przejechane kilometry x stawka za 1 km. Nadwyżka może jednak przejść na poczet księgowania w kolejnym miesiącu.

Stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu w 2016 roku nie uległa zmianie w odniesieniu do lat ubiegłych i zależy od rodzaju użytkowanego środka transportu.

- o pojemności skokowej silnika do 900cm3 - 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

1. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motocyklu - 0,2302 zł.

1. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motoroweru - 0,1382 zł.

Przykład

• samochodów osobowych w ramach własności przedsiębiorcy (wspólnika firmy);
• • samochodów osobowych (na własność pracowników), używanych na potrzeby jazd lokalnych (jeśli nie są rozliczane ryczałtowo) i w zakresie jazd zamiejscowych w formie podróży służbowych;
• • samochodów osobowych zastępczych;
• • samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy;

W kilometrówce powinny znajdować się konkretne dane (zgodnie z ustawą o PIT - art. 23 ust.7):

• nazwisko i imię osoby użytkującej pojazd;
• • adres zamieszkania;
• • numer rejestracyjny pojazdu,
• • pojemność silnika;
• • data;
• cel wyjazdu;
• opis trasy (punkt startowy i docelowy);
• • liczba faktycznie przebytych kilometrów;
• • stawka za 1 km przebiegu;
• • kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
• • podpis podatnika (pracodawcy) oraz jego dane osobowe.

*