Twoja firma wydaje pracownikom kupony na posiłki? Sprawdź konsekwencje

Finansowanie pracownikom posiłków w formie bonów żywieniowych oraz przedpłaconych kart żywieniowych korzysta ze zwolnienia z naliczania składek na ubezpieczenia społeczne.

Bony i przedpłacone karty żywieniowe są jedną z form finansowania pracownikom posiłków. Causa wydania pracownikom takich kuponów jest inna niż w przypadku tzw. kuponów profilaktycznych. Pracodawca nie wydaje ich bowiem dlatego, że - mimo obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy - nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, tylko po prostu finansuje im posiłek. Takie wydanie rodzi określone konsekwencje na gruncie przepisów o ubezpieczeniach społecznych.

Kupony żywieniowe są w swojej istocie formą świadczenia pracowniczego (pozapłacowego), zapewniającego wydanie posiłku. Karty przekazywane pracownikom są nowocześniejszym sposobem zaspokojenia potrzeb żywieniowych pracownika. Forma karty przedpłaconej zapewnia łatwy i wygodny sposób dystrybucji świadczenia, zapewniając pracownikowi wygodną formę użytkowania. Karty oraz bony żywieniowe oferowane na rynku są akceptowane w szerokiej gastronomiczno – spożywczej sieci akceptanckiej.

Taki sposób finansowania pracownikom posiłków (w formie produktów spożywczych oraz w ramach usług gastronomicznych) korzysta ze zwolnienia z naliczania składek na ubezpieczenie społeczne na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z tym przepisem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł.

Jednak zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wyrażonym w piśmie z dnia 19 listopada 2004 r., w dyspozycji powołanego przepisu może mieścić się wartość przekazanych pracownikom bonów (kuponów) obiadowych czy innych żywieniowych, pod warunkiem, że bony te mogą być realizowane jedynie w placówkach gastronomicznych - restauracjach, barach, punktach gastronomicznych czy w stołówkach. Ponadto w piśmie tym stwierdzono, iż wydawanie pracownikom bonów, talonów czy kuponów do sklepów lub sieci handlowych (czyli de facto wydawanie bonów towarowych) – nie wynikające z przepisów bhp – nie nosi znamion udostępniania pracownikom posiłków, w rozumieniu przywołanego § 2 ust. 1 pkt 11. Warto nadmienić, iż Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej nie powołało jakiejkolwiek argumentacji uzasadniającej takie stanowisko. Negatywną konsekwencją – dla ubezpieczonych i płatników - wspomnianego pisma jest powoływanie się na nie przez jednostki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w wydawanych przez siebie
negatywnych interpretacjach oraz decyzjach.

Należy podkreślić, że z literalnego brzmienia przepisu § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w żaden sposób nie wynika, aby realizacja kuponu, czy karty musiała następować jedynie w punktach gastronomicznych lub restauracjach. Użyte w tym przepisie przez ustawodawcę pojęcie „posiłku” należy rozumieć bardzo szeroko. Istota tego pojęcia powinna być rozumiana potocznie, zgodnie z interpretacją przyjętą w języku polskim. Posiłkiem zgodnie z definicją zawartą w Małym Słowniku Języka Polskiego pod redakcję E. Sobol jest „to, co posila, wzmacnia organizm żywy; pożywienie”. Zgodnie natomiast z definicją zawartą w słowniku Języka Polskiego pod redakcją M. Szymczaka posiłek oznacza: „pożywienie konieczne dla zachowania zdrowia i życia, spożywane dla zaspokojenia głodu, dla posilenia się”. Żaden przepis prawa ani znaczenie słowa posiłek nie ogranicza możliwości jego wydania jedynie do restauracji czy punktów gastronomicznych.

Cel i funkcja przepisu § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. wskazuje wyraźnie na to, iż jego treść odnosi się nie tylko do posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bezpośrednio u pracodawcy, ale również do kuponów i kart żywieniowych, jeżeli w zamian za nie pracownik może otrzymywać posiłek do spożycia i to niezależnie od miejsca, w którym ten posiłek zostanie mu udostępniony. Skoro ustawodawca nie wprowadził wyraźnego ograniczenia co do miejsca finansowania posiłków, należy uznać, że nie ma to prawnego znaczenia.

Należy również podkreślić, że w sytuacji, gdy pracownicy są poinformowani zarówno o przeznaczeniu kuponu czy karty żywieniowej, jak i o skutkach wykorzystania ich na inne cele niż posiłek (naliczenie składek ZUS), to nie ma podstaw do zakładania przez ZUS, że będą one wymieniane na produkty inne niż posiłki.

Powyższy pogląd, iż bony lub kupony żywieniowe nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r., potwierdził w wyroku z dnia 20 lutego 2008 r. Sąd Apelacyjny w Katowicach (sygn. akt III AUa 2028/06). Sąd Apelacyjny w niniejszej sprawie zmienił wyrok sądu I instancji i poprzedzającą go decyzję organu rentowego, zwalniając Spółkę z obowiązku uiszczania wyżej wymienionych składek we wskazanym okresie. Podobne stanowisko zajął Sąd Okręgowy w Kielcach w wyroku z dnia 22 marca 2012 r. (sygn. akt VU 1013/11). W sprawie tej płatnik wydawał pracownikom bony żywieniowe, których miesięczna wartość na jednego pracownika nie przekraczała 190 zł.

Bony te były przez pracowników realizowane w wyznaczonych do tego sieciach handlowych i sklepach spożywczych. Pracownicy za otrzymane bony mogli otrzymać jedynie posiłki oraz artykuły spożywcze. Nie było natomiast takiej możliwości, aby za otrzymane bony pracownicy otrzymywali inne produkty, nie mogli też wymienić kuponów na gotówkę. Celem wydania pracownikom bonów było zapewnienie im posiłków w pracy, albowiem przedsiębiorstwo nie dysponowało odpowiednimi pomieszczeniami socjalnymi zapewniającymi przygotowanie przez pracowników posiłków.

Tezy zawarte w powyższych wyrokach dotyczą kuponów/bonów żywieniowych w formie papierowej, ale ze względu na tę samą funkcjonalność mają zastosowanie również do przedpłaconych kart żywieniowych.

Zatem finansowanie pracownikom posiłków w formie bonów żywieniowych oraz przedpłaconych kart żywieniowych, czyli de facto w formie produktów spożywczych oraz w ramach usług gastronomicznych, korzysta ze zwolnienia z naliczania składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia.