ZUS KOA. Zobacz, jak wypełnić i gdzie złożyć ten dokument

Pracodawca, który często zgłaszał tego samego pracownika do ubezpieczenia i go z niego wyrejestrowywał, mógł mu na indywidualnym koncie w ZUS narobić niemałego bałaganu. Wystarczyło, że choć raz podał złe daty na formularzu rejestrującym i ustalenie okresów ubezpieczenia pracownika może się okazać niemożliwe. W takim przypadku ZUS może wezwać płatnika do uporządkowania przy użyciu formularza ZUS KOA.

Taka sytuacja może mieć miejsce na przykład wtedy, gdy pracownik jest zatrudniany na kilka miesięcznych umów zleceń w ciągu roku i przy jego zgłaszaniu do ubezpieczenia (przy pomocy druku ZUS ZUA)
lub wyrejestrowaniu z niego (na formularzu ZUS ZWUA)
płatnik wpisał złą datę lub kod ubezpieczenia. Podobnie może stać się w przypadku, kiedy przedsiębiorca kilkukrotnie zawieszał i wznawiał działalność gospodarczą. Wtedy zamiast korygować każdy dokument zgłaszający i wyrejestrowujący z osobna, wystarczy że złoży w oddziale ZUS formularz korygujący KOA.

* *Instrukcja wypełniania formularza ZUS KOA (kliknij, aby pobrać dokument)

W pierwszej części dokumentu płatnik musi wpisać tylko datę jego złożenia. Pole 02 (Nalepka "R") pozostawia puste, bo jest to miejsce uzupełniane przez system informatyczny ZUS.

Płatnik podaje swój NIP oraz REGON. Jeśli jest osobą fizyczną, to dodatkowo uzupełnia również pola 03-05 i 07-09. Osoba prawna wpisuje natomiast nazwę skróconą w polu 06. Jest to ta sama nazwa, która została podana przy zakładaniu firmy, na przykład w formularzu CEIDG-1.

W tej części należy zidentyfikować ubezpieczonego, którego porządkowanie ma dotyczyć. Płatnik wpisuje jego dane osobowe - PESEL, NIP, rodzaj, serię i numer dokumentu oraz imię, nazwisko i datę urodzenia.

Jest to kluczowa część dokumentu ZUS KOA, w której płatnik składek wskazuje okresy ubezpieczenia. W polu 01 należy podać kod tytułu ubezpieczenia. Jest to sześć cyfr, z których cztery pierwsze wskazują na podstawowe cechy ubezpieczonego. Jeśli jest zwykłym pracownikiem etatowym, to opisuje go kod 01 00. W bardziej indywidualnych przypadkach, w wyborze odpowiedniego tytułu ubezpieczenia należy poprosić o pomoc pracownika ZUS lub wyszukać kod samodzielnie. Ich pełna lista jest dostępna tutaj.

Piątą cyfrą powinno być 0 (dla osoby, która nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty), 1 (dla osoby, która ma ustalone prawo do emerytury) lub 2 (dla osoby, która ma ustalone prawo do renty). Ostatnia natomiast dotyczy stopnia niepełnosprawności ubezpieczonego. Należy wpisać:

• 0 - jeśli ubezpieczony nie jest niepełnosprawny,
• 1 - dla niepełnosprawnego w stopniu lekkim,
• 2 - dla niepełnosprawnego w stopniu umiarkowanym,
• 3 - dla niepełnosprawnego w stopniu znacznym,
• 4 - dla niepełnosprawnego poniżej 16 roku życia.

Następnie należy zaznaczyć odpowiednie rodzaje składek, zarówno te obowiązkowe, jak i dobrowolne oraz wpisać daty podlegania tym ubezpieczeniom. Jeśli okresów było więcej (na przykład kilka jednomiesięcznych), należy to samo wpisać w bloku IV B, IV C oraz kolejnych.

Płatnik wpisuje datę wypełnienia dokumentu oraz podpisuje stosowne oświadczenie.