"W 2019 roku do archiwum Iron Mountain zostało przekazanych ponad 800 tys. pudeł, co odpowiada ok. 2 mld stron dokumentów. Stosunek wartości rynku archiwizacji danych do digitalizacji wynosi 4:1, co oznacza, że w biznesie nadal góruje papier mimo postępującej digitalizacji i coraz większej świadomości przedsiębiorców. W Polsce aktywnie obsługujemy ponad 1 500 klientów i wykonujemy ponad 100 mln skanów dokumentów rocznie - to doskonale pokazuje skalę tego rynku. Zdecydowanie branża będzie nadal rosnąć, zwłaszcza w obszarze digitalizacji - rynek się zmienia, a klienci mają coraz wyższe oczekiwania względem nowych technologii. Rozwiązania z zakresu BIG DATA, artificial intelligence, automatyki czy robotyki będą w najbliższych latach najbardziej pożądane przez przedsiębiorców" - powiedziała Pyśkiewicz w rozmowie z ISBnews.
Według niej, warto zwrócić uwagę, że wiele przedsiębiorstw decyduje się na digitalizację danych, równolegle przekazując swoje archiwum papierowe do bezpiecznego przechowywania. W ten sposób biznes stopniowo przyzwyczaja się do przejścia na e-dokumentację, gwarantując sobie jednocześnie dostęp do informacji w przypadku ich ewentualnej niedostępności w wersji cyfrowej.
Poprzez branżę archiwizacyjną rozumiemy oddanie do bezpiecznego przechowywania dokumentacji w postaci papierowej. O digitalizacji zasobów mówimy natomiast, kiedy firmy decydują się na przeniesienie swojego archiwum papierowego do wersji elektronicznej. Odbywa się to na zasadzie skanowania dokumentów i odzwierciedlania struktury tradycyjnego archiwum w plikach cyfrowych, wyjaśniła prezes.
Dzięki temu dostęp do dokumentów i zawartych w nim informacji i danych jest z każdego miejsca na świecie przez 24h na dobę. Dodatkowo warto zaznaczyć, że dostęp do określonej dokumentacji może być przydzielony wszystkim pracownikom lub jedynie tym wybranym. Dzięki takiemu rozwiązaniu na jednym dokumencie w tym samym czasie może pracować praktycznie nieskończona liczba osób, które będą miały do niego dostęp, a dodatkowo w skanie można w sposób automatyczny zanonimizować wszelkie dane osobowe przed jego udostępnieniem. Pozwala to na zachowanie zgodności z RODO, gdyż dokumenty nie są niekontrolowanie duplikowane i nie ma ryzyka, że oryginał zaginie gdzieś pośród innych dokumentów.
"W 2019 r. digitalizacja wygenerowała 25% przychodu, w tej branży rok do roku obserwujemy mały, ale stabilny wzrost, co oznacza, że firmy powoli przekonują się do digitalizowania swoich zasobów" - dodała Pyśkiewicz.
Największy udział w rynku archiwizacji dokumentów papierowych ma branża finansowa. Jak pokazują dane Iron Mountain Polska na podstawie analizy 4 banków z portfela firmy, tylko w 2019 r. do archiwizacji zostało przekazanych ponad 124 mln stron, czyli o 3 mln więcej niż w roku poprzednim. Przywiązanie branży finansowej do papieru w dużej mierze wynika z regulacji prawnych, które nakładają na banki obowiązek posiadania również dokumentacji z fizycznym podpisem klienta. Warto jednak zwrócić uwagę, że branża finansowa jest również tą branżą, która najwięcej i najchętniej dane digitalizuje, chcąc pracować jedynie na skanach dokumentów - w ostatnim roku tylko jeden z polskich banków zdigitalizował 32,5 mln stron dokumentów.
Jak się jednak okazuje, pomimo chęci pójścia całkowicie w digital, banki borykają się z innym problemem - pracownikami, którzy często nie wyobrażają sobie pracy na e-dokumencie.
"Największym wyzwaniem w obszarze przejścia na dokumenty elektroniczne z papieru jest mentalność ludzi. Przy współpracy z jednym z banków naszym zadaniem było stworzenie Centralnego Archiwum Elektronicznego - system był centralnym repozytorium, które umożliwiało dostęp do wszystkich dokumentów w zakresie wszystkich procesów bankowych. Po kilku miesiącach korzystania z systemu przez bank zostaliśmy poproszeni o całościowe wyłączenie funkcji drukowania. Pracownicy, pomimo odpowiedniego systemu oraz przeszkolenia, nadal preferowali pracę na papierowej wersji dokumentu" - ocenił PMO Director Iron Mountain Polska Stefan Kotański w komentarzu dla ISBnews.
Sytuacja wygląda podobnie w branży ubezpieczeniowej. W 2019 r. do archiwizacji zostało przekazanych ponad 34,5 mln dokumentów, a do tego należy doliczyć prawie 32 tys. teczek dokumentacji dodanej do archiwizacji w ciągu roku, co pokazuje ciągłą aktywność w pracy na dokumentach papierowych. Warto zaznaczyć, że w tej branży, dzięki mniej skomplikowanemu procesowi legislacji, chętniej przechodzi się na dokumentację całkowicie cyfrową.
Przykładem branży, która ma największe potrzeby związane z digitalizacją danych, a jednak kurczowo trzyma się papieru, jest administracja publiczna. Mimo możliwości, jaki daje podpis elektroniczny czy e-PUAP oraz wszechobecna cyfryzacja administracji publicznej, to tak naprawdę przy tak gigantycznej ilości danych oraz generowanych dokumentów nadal nie są one digitalizowane.
"Doskonałym zilustrowaniem przywiązania do dokumentacji papierowej jest przykład jednego z naszych klientów, od którego w ostatnim czasie odebraliśmy niemal 7 km dokumentacji papierowej do archiwizacji. Zamiast zdigitalizować dokumenty, niemal każdego dnia dostarczamy po 200 teczek dokumentów w wersji papierowej. Z czego to wynika? Z przeświadczenia, że jedynie oryginał dokumentu ma moc prawną. Z rozmów z klientami wynika, że w digitalizacji najbardziej obawiają się wycieku danych elektronicznych, że będą bez kontroli rozsyłane bez jakichkolwiek zabezpieczeń, co w rzeczywistości nie ma miejsca, a praca na skanach jest bezpieczniejsza niż praca na oryginałach dokumentów" - skomentowała Pyśkiewicz.
Wyjątkiem potwierdzającym regułę jest geodezja. Dzięki dyrektywnie unijnej nakładającej obowiązek powszechnego dostępu do dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej dla wszystkich obywateli, ten sektor administracji publicznej najchętniej digitalizuje swoje zasoby i niebawem będzie w pełni przystosowany do e-dokumentacji.
W firmie archiwizacyjnej po oddaniu dokumentów do bezpiecznego przechowywania istnieje możliwość zamówienia danego dokumentu za pomocą kuriera (oryginał dokumentu) lub tzw. usługi skanu na żądanie (scan on demand). Różnica w dostarczeniu takiego dokumentu jest zauważalna zarówno pod względem czasu, jak i finansów. Zamówienie jednego dokumentu kurierem w formie oryginalnej to koszt nawet 100 zł (w odległości do 50 km od Warszawy), natomiast zeskanowanie nawet całej teczki dokumentów to koszt nawet trzykrotnie niższy.
"O jakiej skali zamawianych dokumentów mówimy? Dla przykładu, jak pokazują dane jednego z największych banków w Polsce, w 2019 r. zostało zamówionych 9 mln dokumentów w wersji papierowej, a skanów nieco ponad 56 tys." - dodała prezes.
Polska jest liderem w digitalizacji i archiwizacji w Europie Środkowo-Wschodniej. Pod względem przychodów w tej dziedzinie zajmujemy pierwsze miejsce, a kolejne państwo za nami z różnicą ponad 60% przychodu to Słowacja, następnie są Czechy i Węgry. Są oczywiście również kraje, które nas w tym aspekcie wyprzedzają - mowa tutaj o krajach z grupy DACH (Niemy, Austria, Szwajcaria).
"Warto jednak podkreślić, że rozwiązania wspierające kluczowe procesy biznesowe, przygotowane przez polskich programistów, wykorzystywane są przez największe polskie firmy a także oddziały Iron Mountain na całym świecie, w tym również przez Centralę Iron Mountain w Bostonie w USA. Polska pod względem digitalizacji rozwija się dynamicznie, a polski oddział międzynarodowej firmy uznawany jest za jeden z najbardziej rozwiniętych technologicznie. Archiwizacja dokumentów jeszcze długo będzie istotna dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednak w międzyczasie swój wzrost będzie również notowała digitalizacja - to nieuniknione" - podsumowała Pyśkiewicz.
Iron Mountain Polska to firma działająca na rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Działa od 25 lat i ma ponad 1 800 klientów.
Tomasz Chaberko
