Biała lista podatników VAT: Klucz do uczciwego handlu

To niezależna treść redakcyjna. Artykuł zawiera lokowanie efaktor.com.pl

Czym jest biała lista podatników VAT?

Uruchomiona we wrześniu 2019 roku Biała lista podatników VAT to nic innego jak po prostu rejestr podatników VAT. Na "Białej liście" znajdują się kompletne informacje na temat podatników, co umożliwia szybką weryfikację kontrahentów.

Dzięki białej liście da się sprawdzić, czy dany podmiot jest czynnym podatnikiem VAT, a jeśli został wykreślony lub odmówiono mu rejestracji, to można dowiedzieć się o powodach takiego stanu rzeczy. Wykaz ten pozwala także na potwierdzenie podanego przez kontrahenta numeru rachunku bankowego – tak dla bezpieczeństwa. I zawsze warto to robić.

Zawsze sprawdzaj numer rachunku

Jedną z podstawowych funkcji białej listy podatników VAT jest możliwość sprawdzenia numeru rachunku bankowego. Zdecydowanie warto to robić – choćby po to, by uniknąć pomyłki i nie przelać pieniędzy nie tam, gdzie trzeba.

Przede wszystkim jednak należy pamiętać, że od 2020 roku przelanie kwoty wyższej niż 15 tys. złotych na rachunek spoza "Białej listy" wiąże się z poważnymi sankcjami. Po pierwsze: kwoty tej nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, a – po drugie – jeśli kontrahent nie zapłaci należnego podatku VAT od tej transakcji, to będziesz wraz z nim podnosić odpowiedzialność solidarną za zaległości.

Co robić, gdy podatnika VAT nie ma na "Białej liście"?

Jeśli zauważysz, że twój kontrahent nie widnieje na "Białej liście" lub podany przez niego numer jest niezgodny z tym w rejestrze, należy jak najszybciej się z nim skontaktować. Można zweryfikować u niego informacje albo uświadomić go o spoczywającym na nim obowiązku.

A co w sytuacji, gdy niezgodność zauważysz już po wykonaniu przelewu? W takim przypadku masz 14 dni na zgłoszenie tego faktu urzędowi skarbowemu. Należy w tym celu złożyć zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego, wykorzystując druk ZAW-NR.

Jak wyszukać podatnika VAT?

Biała lista podatników VAT jest ogólnodostępna. Każdy, kto jest zainteresowany wyszukaniem danego podatnika, może skorzystać w tym celu z internetowej wyszukiwarki na stronie Ministerstwa Finansów (https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka). Baza jest regularnie aktualizowana (raz dziennie) i umożliwia odnajdywanie podatników według numerów konta, kodów NIP i REGON, a nawet po nazwie podmiotu. Jest to wygodne i intuicyjne w obsłudze narzędzie.

W rejestrze można znaleźć komplet informacji na temat danego podatnika. Od jego nazwy, adresu i numerów identyfikacyjnych, przez nazwiska kluczowych przedstawicieli i numery rachunków rozliczeniowych, po status podmiotu i ewentualne szczegóły na temat jego zmiany (na przykład podstawa prawna wykreślenia z rejestru).

Kompletna lista informacji zawartych na "Białej liście" przedstawia się następująco:

- imię i nazwisko lub nazwa firmy

- status podatnika VAT

- data rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia (i podstawa prawna)

- wszystkie numery rachunków rozliczeniowych

- numer identyfikacyjny

- numer REGON

- numer w KRS

- adres siedziby

- imiona i nazwiska reprezentantów, prokurentów i wspólników

To, o czym trzeba pamiętać, to że prywatne rachunki bankowe (ROR) nie są ujęte w tym wykazie.

Faktoring a Biała lista podatników VAT

Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym, jak Biała lista podatników VAT ma się do usług faktoringowych. Krótko mówiąc: czy rachunek bankowy faktora, na który regulowane są wynikające z faktur należności, także musi znajdować się w tym wykazie.

Odpowiedź brzmi: tak. Oczywiście jest tak w przypadku, gdy mówimy o kwocie powyżej 15 tys. złotych. Obowiązują zatem dokładnie takie same zasady jak przy wszystkich innych płatnościach.

Jak wykaz podatników VAT pomaga w uczciwym handlu i biznesie?

Dzięki Białej liście podatników VAT każdy przedsiębiorca może w prosty i szybki sposób zweryfikować dane podane przez kontrahenta. Nie trzeba angażować w to żadnych innych podmiotów czy organów – wszystko można zrobić w kilka sekund za pomocą dowolnego urządzenia.

Z kolei nasza obecność na takiej liście sprawia, że potencjalni partnerzy biznesowi mogą szybko zweryfikować nas i chętniej przez to zdecydować się na nawiązanie współpracy.

Na koniec warto jeszcze zwrócić uwagę na fakt, że dziś często nie trzeba już robić tego ręcznie. Wiele aktualnych programów rozliczeniowych ma wbudowaną funkcję sprawdzania konta bankowego na białej liście podatników VAT – brak w rejestrze powoduje blokadę przelewu i wyświetlenie stosownego komunikatu.