Co można wrzucić w koszty działalności jako JDG?

Prowadzenie biznesu zawsze kosztuje. Jeśli istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ponoszonymi wydatkami a uzyskaniem przychodów czy zachowaniem ich źródła, można mówić o kosztach podatkowych. Wskazuje na to ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Artykuł 22 reguluje kwestie kosztów podatkowych, w ramach których rozlicza się też koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Ustawodawca wskazał, że są nimi koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów czy też w celu zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. 

Nie ma jednego katalogu kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, które zaliczane są do kosztów podatkowych. Jednak wiadomo, że koszt taki powinien być związany z działalnością gospodarczą i przychodami osiąganymi przez przedsiębiorcę. Przyjmuje się, że do kosztów jednoosobowej działalności gospodarczej można zaliczyć wydatki:

• poniesione rzeczywiście przez podatnika,
• definitywne, tj. bezzwrotne,
• pozostające w ścisłym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania czy zabezpieczenia ich źródła,
• niewymienione w art. 23 ustawy o PIT,
• właściwie udokumentowane.

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej można zaliczyć w poczet kosztów podatkowych, zmniejszając tym samym podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jeśli są one dobrze udokumentowane. Wtedy można je ująć w księgach rachunkowych czy w uproszczonej, podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Minister Finansów ustalił w swoim rozporządzeniu w sprawie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów, że wydatki firmowe można dokumentować z wykorzystaniem:

• faktur, faktur VAT RR,
• rachunków,
• dokumentów celnych,
• dokumentów określających zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów (na podstawie art. 22p ustawy o PIT),
• innych dowodów wymienionych w tym samym rozporządzeniu. 

Wśród kosztów uzyskania przychodów, jakie można wliczyć do kosztów podatkowych, wymienić należy:

• wydatki na zakup towarów handlowych,
• wydatki na zakup materiałów podstawowych,
• wydatki na utrzymanie i wyposażenie lokalu służącego do prowadzenia działalności,
• koszty usług księgowych,
• koszty usług telekomunikacyjnych i internetowych,
• koszty nabycia sprzętu komputerowego,
• koszty nabycia i użytkowania samochodu służbowego,
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych.

Co to są bieżące koszty prowadzenia działalności gospodarczej? Zalicza się do nich składki na ubezpieczenia społeczne i składkę zdrowotną. To także wszelkiego rodzaju wydatki i koszty, jakie właściciel firmy ponosi w celu sprawnego jej działania w bieżącym okresie rozliczeniowym. Między innymi są to wynagrodzenia pracownicze, koszty utrzymania pracownika czy koszty zakupu towarów i usług niezbędnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa. 

Jeśli chodzi o kwestię odliczenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej od podstawy opodatkowania, to wiele zależy od tego, z jakiej korzystasz formy opodatkowania jednoosobowej działalności gospodarczej. Pozwalają na to:

• opodatkowanie według skali podatkowej, czyli według dwóch stawek 12 i 32 proc.;
• opodatkowanie według podatku liniowego w wysokości 19 proc. 

W obu wymienionych przypadkach podstawą opodatkowania jest dochód, czyli różnica pomiędzy przychodem a kosztami jego uzyskania. 

Przywileju wliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków firmowych nie mają ryczałtowcy, czyli podatnicy opodatkowujący swoją działalność na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, jak i kartowicze, opodatkowani na zasadach właściwych dla karty podatkowej. W przypadku ryczałtu podatek opłacany jest od przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania. 

Wiesz już, co można wliczyć w koszty działalności gospodarczej. Pora na wyszczególnienie, co nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Artykuł 23 ustawy o PIT stanowi, że kosztami prowadzenia działalności gospodarczej podlegającymi odliczeniu od przychodu nie są m.in.:

• Wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyłączeniem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów.
• Wydatki na nabycie lub utworzenie we własnym zakresie innych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, również tych, które wchodzą w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części.
• Wydatki na ulepszenie środków trwałych, które powiększają ich wartość, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.
• Odpisy i wpłaty na różne fundusze tworzone przez podatnika.
• Wydatki na spłatę pożyczek i kredytów, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od zobowiązań, ale kosztem będą wydatki na spłatę pożyczki lub kredytu, gdy ich kwota była waloryzowana kursem waluty obcej (pod pewnymi wyjątkami).
• Odpisy z tytułu amortyzacji samochodu osobowego, w części ustalonej od jego wartości przewyższającej kwotę 225 000 zł w przypadku elektrycznego samochodu osobowego lub samochodu napędzanego na wodór oraz 150 000 zł w przypadku pozostałych samochodów.
• Straty w środkach trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jeśli zostały przeniesione poza terytorium RP.
• Wydatki na spłatę innych zobowiązań, w tym gwarancji i poręczeń czy na umorzenie kapitałów pozostających w związku z utworzeniem, powiększeniem lub ulepszeniem źródła przychodów.
• Odsetki od własnego kapitału, który podatnik włożył w źródło przychodów.
• Odsetki od udziału kapitałowego wspólnika spółki niebędącej osobą prawną.
• Wartość własnej pracy podatnika, jego rodziny.
• Darowizny i ofiary różnego rodzaju.
• Podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn.
• Jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, w wysokości, jaka została określona przez właściwego ministra, oraz dodatkowe składki ubezpieczeniowe w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy w zakładzie.
• Koszty egzekucyjne związane z niewywiązaniem się przedsiębiorcy z jego zobowiązań.
• Grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, administracyjnym, karno-skarbowym i w sprawach o wykroczenia, oraz odsetki od takich kar.
• Kary, opłaty i odszkodowania wraz z odsetkami z tytułu nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska czy niewykonania nakazów dotyczących uchybień z zakresu bhp.
• Dodatkowe opłaty produktowe.
• Wierzytelności odpisane jako przedawnione.
• Odsetki za zwłokę, kary umowne, odszkodowania.
• Wydatki na reprezentację.
• Wydatki na ubezpieczenia pojazdów będących w środkach trwałych przedsiębiorcy.

Istnieje szeroki katalog kosztów prowadzenia działalności, które nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. To tylko część z nich.