Ekwiwalent za urlop – kiedy się należy i jak obliczyć?

Wszystkie zasady obliczania i wypłaty wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu za urlop. Określa, że jest to świadczenie pieniężne, które będzie przysługiwało zatrudnionemu z tytułu niewykorzystanego urlopu w całości lub w części z powodu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. 

Nie każdemu, kto kończy pracę u danego pracodawcy i ma niewykorzystany urlop, będzie przysługiwał taki ekwiwalent. Należy się temu, komu w roku kalendarzowym kończy się stosunek pracy z pracodawcą, a uprawniony jest jeszcze do urlopu wypoczynkowego. Świadczy o tym art. 171 Kodeksu pracy. 

W trakcie trwania zatrudnienia zgodnie z obowiązującym stanem prawnym nie ma możliwości, by został wypłacony ekwiwalent za urlop. Dopiero po zakończeniu pracy w danym miejscu zatrudniony za pozostałe dni niewykorzystanego urlopu może otrzymać zwrot pieniężny. 

Przedsiębiorca nie zawsze będzie zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego. Nie jest to wymagane, jeśli wraz z pracownikiem zgodnie postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie pozostawania zatrudnionego w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy zawartej z tym samym szefem. Może się to stać bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym przedsiębiorcą. 

Jak liczymy ekwiwalent za urlop? Prawo wskazuje, że ustala się go przy zastosowaniu zasad obowiązujących także przy określaniu wynagrodzenia urlopowego. Należy stosować się więc do następujących reguł:

• Składniki wynagrodzenia, które określone są w stawce miesięcznej w stałej kwocie, należy uwzględnić przy ustaleniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do niego.
• Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane przez zatrudnionego w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy jego ustalaniu w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy.
• Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu go w średniej wysokości z tego okresu.
• Ekwiwalent za 1 dzień urlopu niewykorzystanego wylicza się, dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na podstawie wcześniejszych zasad przez odpowiedni współczynnik. Uzyskuje się go poprzez odjęcie od liczby dni w danym roku kalendarzowym łącznej liczby przypadających w danym roku niedziel i świąt oraz dodatkowych dni wolnych od pracy. Otrzymany wynik dzieli się przez 12. 

W przypadku gdy w czasie branym pod uwagę do obliczenia przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownik nie przepracował pełnego okresu, pensję trzeba podzielić przez liczbę dni wykonywania obowiązków. Określa się tak wypłatę przypadającą na jeden dzień, po czym taki wynik mnoży się przez liczbę dni, które zatrudniony by przepracował, gdyby realizował zadania we wszystkie dni przewidziane zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. 

Przykładowo współczynnik urlopowy w 2022 roku wynosi: [365 dni roku kalendarzowego – (52 niedziele + 9 dni świąt + 53 dni wolne)]:12 miesięcy – 20,92. 

Dla ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za jeden dzień urlopu należy podzielić miesięczne wynagrodzenie (sumę składników stałych i zmiennych) przez współczynnik urlopowy, a otrzymaną wartość podzielić jeszcze przez dobową normę czasu pracy. Zatrudniony otrzyma kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop według godzinowego rozliczenia. 

Wiedząc już, jak obliczyć ekwiwalent za urlop, pracodawcy pozostaje już tylko go wypłacić byłemu podwładnemu, by wypełnić swoje obowiązki wynikające z Kodeksu pracy. 

Jeśli pomimo prawa do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracodawca nie chce go wypłacić, można zgłosić całą sytuację do Państwowej Inspekcji Pracy, która przeprowadzi postępowanie kontrolne i wyda odpowiednią decyzję. Przedsiębiorca w takiej sytuacji może podlegać karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.